Abmahnungen gehören zum Arbeitsalltag und spielen im Arbeitsrecht eine wichtige Rolle. Sie dienen dazu, Arbeitnehmer:innen auf ein Fehlverhalten hinzuweisen und sie zur Verhaltensänderung aufzufordern, bevor drastischere Maßnahmen wie eine Kündigung notwendig werden. In diesem Artikel erläutern wir, was genau eine Abmahnung ist, welche Gründe sie rechtfertigen und wie das Abmahnungsprozess korrekt abläuft.
Definition: Was ist eine Abmahnung?
Eine Abmahnung ist eine formelle Ermahnung des Arbeitgebers, die einem Arbeitnehmer wegen eines vertragswidrigen Verhaltens ausgesprochen wird. Sie beinhaltet die Aufforderung, dieses Verhalten zu unterlassen, und warnt vor weiteren Konsequenzen, falls der Verstoß fortgesetzt wird. Im Wesentlichen soll die Abmahnung Mitarbeiter:innen auf die Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten aufmerksam machen und ihnen eine Chance zur Verbesserung geben.
Rechtliche Folgen einer Abmahnung
Die Abmahnung ist eine formelle Vorstufe zur Kündigung. Sie signalisiert dem Arbeitnehmer, dass bei fortgesetztem Fehlverhalten arbeitsrechtliche Maßnahmen drohen. Eine einmalige Abmahnung führt nicht automatisch zur Kündigung, sondern soll Gelegenheit zur Verhaltensänderung geben. Im Wiederholungsfall oder bei besonders schweren Verstößen kann jedoch eine fristlose Kündigung folgen.
Was sind Abmahnungsgründe?
Typische Gründe für eine Abmahnung am Arbeitsplatz umfassen:
- Unpünktlichkeit oder unentschuldigtes Fehlen
- Missachtung von Sicherheitsvorschriften
- Verletzung von Betriebsgeheimnissen
- Alkohol- oder Drogenkonsum während der Arbeitszeit
- Unangemessene Nutzung von Arbeitsmitteln wie privates Surfen im Internet oder Telefonieren
Was ist der Unterschied zwischen Abmahnung und Ermahnung?
Eine Ermahnung ist eine mildere Form der Abmahnung und häufig ein erster Hinweis auf ein problematisches Verhalten. Während bei einer Ermahnung in der Regel keine rechtlichen Konsequenzen angedroht werden, wird bei einer Abmahnung ausdrücklich darauf hingewiesen, dass arbeitsrechtliche Maßnahmen – wie z.B. eine Kündigung – drohen, wenn das Verhalten nicht geändert wird.
5 Schritte für den rechtssicheren Ablauf einer Abmahnung
Für eine rechtsgültige Abmahnung sollte der Arbeitgeber diese Schritte einhalten:
- Sachverhalt klären und Beweise sammeln.
- Gespräch oder Ermahnung als Vorstufe zur Abmahnung in Erwägung ziehen.
- Formulierung der Abmahnung mit klaren Angaben zum Fehlverhalten und zur Aufforderung, dieses zu unterlassen. Hinweis auf mögliche Kündigung bei Wiederholung.
- Schriftliche Form für die Abmahnung wählen, um Beweiskraft sicherzustellen.
- Dokumentation und Aufnahme in die Personalakte.
Inhalt eines Abmahnungsschreibens
Damit eine Abmahnung rechtlich wirksam ist, muss sie bestimmte Inhalte und Formulierungen enthalten.
Im Folgenden sind die wesentlichen Bestandteile eines Abmahnungsschreibens aufgeführt, die bei der Erstellung beachtet werden sollten:
- Einleitung: Nennung von Datum und Anrede
- Beschreibung des Fehlverhaltens: Konkrete Beschreibung des Vorfalls
- Hinweis auf den Vertragsverstoß und Aufforderung zur Besserung
- Androhung von Konsequenzen bei Wiederholung
- Abschließende Grußformel und Unterschrift des Arbeitgebers
Hier finden Sie eine Vorlage und ein Muster für ein Abmahnungsschreiben.
Abmahnungsschreiben kostenlos als Word-Dokument herunterladen.
Widerspruch gegen die Abmahnung
Arbeitnehmer:innen haben das Recht, gegen eine Abmahnung schriftlich Widerspruch einzulegen und können diesen der Personalakte hinzufügen. In schwerwiegenden Fällen ist auch der Weg über den Betriebsrat oder eine Klage möglich. Letztlich geht es darum, die Situation objektiv zu prüfen und die beste Lösung zu wählen, um das Arbeitsverhältnis nicht unnötig zu belasten.
Fristen
Im Arbeitsrecht gibt es keine festen Fristen, innerhalb derer Abmahnungen ausgesprochen oder umgesetzt werden müssen.
Es gelten jedoch einige grundsätzliche Richtlinien:
Zeitnahe Abmahnung
Eine Abmahnung sollte schnell nach dem Vorfall ausgesprochen werden, damit sie ihre Wirkung behält und Beweise klar sind.
Verjährung und Gültigkeit der Abmahnung
Abmahnungen verjähren nicht automatisch, sondern verlieren oft nach 1-3 Jahren an Bedeutung, wenn kein weiteres Fehlverhalten vorliegt. Eine gesetzliche Regelung fehlt.
Aufnahme und Löschung in der Personalakte
Arbeitgeber können festlegen, wann eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird. Arbeitnehmer können eine Löschung verlangen, wenn das Verhalten dauerhaft unbeanstandet bleibt.
Reaktionsfrist für den Arbeitnehmer
Es gibt keine Frist zur Reaktion, aber Arbeitnehmer sollten bei Widerspruch zeitnah handeln und ggf. den Betriebsrat einbeziehen.
Fazit
Abmahnungen sind ein zentrales Instrument im Arbeitsrecht, um Mitarbeiter auf Fehlverhalten aufmerksam zu machen und ihnen die Möglichkeit zur Verbesserung zu geben. Sie tragen dazu bei, das Betriebsklima und die Regelkonformität im Unternehmen zu stärken. Arbeitgeber sollten Abmahnungen jedoch stets fair und verhältnismäßig formulieren, um Eskalationen zu vermeiden. Arbeitnehmer sollten eine Abmahnung ernst nehmen, sich gegebenenfalls rechtlich beraten lassen und das Gespräch mit dem Arbeitgeber suchen, um Missverständnisse auszuräumen.
Wann ist eine Abmahnung rechtsgültig?
Eine Abmahnung muss das Fehlverhalten präzise beschreiben, eine Verhaltensänderung fordern und eine Kündigungsandrohung enthalten.
Muss eine Abmahnung schriftlich erfolgen?
Eine Abmahnung kann mündlich ausgesprochen werden, jedoch ist die schriftliche Form aus Beweisgründen ratsam.
Kann eine Abmahnung verfallen?
Eine Abmahnung verliert mit der Zeit ihre Wirkung, insbesondere wenn das Fehlverhalten nicht wiederholt wurde.
Darf der Betriebsrat die Abmahnung prüfen?
Ja, der Betriebsrat kann als beratendes Organ hinzugezogen werden und dem Mitarbeiter Unterstützung bieten.
Wer darf im Arbeitsrecht abmahnen?
Im Arbeitsrecht darf der Arbeitgeber oder eine von ihm bevollmächtigte Person, wie eine Führungskraft oder der direkte Vorgesetzte, eine Abmahnung aussprechen.
