Veränderungen sind wichtig, um die Gesellschaft und Organisationen voranzubringen. In Zeiten des digitalen Wandels sind viele Unternehmen jedoch mit den ständigen Veränderungen überfordert. Agile Organisationen sind so strukturiert, dass sie auf diese Herausforderung optimal eingestellt sind und die Entwicklungen selbst mitgestalten. Was eine agile Organisation ausmacht, wie sie strukturiert ist und was auf ihre Akteure zukommt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Definition: Was ist eine agile Organisation?
Eine agile Organisation zeichnet sich dadurch aus, dass sie sich in kürzester Zeit an Veränderungen und neue Anforderungen am Markt anpasst. Dabei zeigt die Organisation ein proaktives Verhalten – sie handelt also stets zukunftsorientiert und ruft selbst Veränderungen hervor.
Das Wichtigste für eine agile Organisation ist, dass sie zwar über einen stabilen Grundstock verfügt, in ihren Prozessen allerdings schnell und zielsicher agiert. Nur so wird Flexibilität und Anpassungsfähigkeit garantiert.
Sie ist die Voraussetzung für agiles Arbeiten. Erst wenn im gesamten Unternehmen ein agiles Mindset herrscht, sind agile Arbeitsweisen möglich. Dabei zeichnet sich ein agiles Mindset durch ganz bestimmte Werte und Prinzipien aus:
- Selbstverantwortung
- Kundenorientierung
- Ergebnisorientierung
- Transparenz
- offene Kommunikation
- Wertschätzung, Fairness und Toleranz
- Beziehungsorientierung
- Flexibilität & Veränderung
Warum braucht es agile Organisationen?
Die agile Organisation ist eine Weiter- bzw. Wegentwicklung vom sogenannten Taylorismus, der Anfang des 20. Jahrhunderts begründet wurde. Dieses Modell geht von einem Unternehmen aus, das streng hierarchisch organisiert ist und wie eine Maschine funktioniert. Für die damaligen Verhältnisse war dies das richtige Vorgehen und verhalf vielen Unternehmen, wie etwa dem Autohersteller Ford, zu weltweitem Erfolg.
Durch diverse grundlegende Veränderungen – sowohl sozialer, als auch technologischer Natur – ist heutzutage allerdings ein Paradigmenwechsel zur Auflösung dieser starren Systeme notwendig. Denn Stakeholder wie Kund:innen, Partner:innen, Investor:innen, etc. verändern ihre Erwartungen dem Unternehmen gegenüber ständig. Dieses muss sich entsprechend wandeln und kontinuierlich neu erfinden. Außerdem wird damit die Einführung neuer Technologien maßgeblich erleichtert. Gerade das ist im Zeitalter der Digitalisierung wichtig, um die damit verbundenen Chancen nicht zu verpassen.
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Agile Transformation: Der Wandel hin zur agilen Organisation
Damit eine agile Transformation überhaupt möglich ist, müssen alle Unternehmensbereiche die gleichen Werte und Prinzipien teilen. Dazu gehört ebenfalls, dass hierarchische Strukturen in den Hintergrund treten und Selbstorganisation stärker in den Fokus rückt.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass es in agilen Organisationen keine Führungspersönlichkeiten gibt. Ganz im Gegenteil – auch hier spielt Leadership eine bedeutende Rolle. Allerdings verfolgen agile Unternehmen das Servant-Leadership-Prinzip. Demnach steht der Leader im Dienste des Teams und nicht andersherum. Er hat keine delegierende, sondern vielmehr eine unterstützende und dienende Funktion.
Damit der Wandel hin zur agilen Organisation erfolgreich ist, braucht es:
- Vision
- Kultur
- agile Frameworks
- Authentizität
- Kommunikation
Wenn Sie mehr Agilität in ihr Unternehmen bringen möchten, gehen Sie am besten folgendermaßen vor: Wählen Sie einen geeigneten Bereich für ein Pilotprojekt. Geeignet bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Mitarbeitenden über ein agiles Mindset verfügen und Veränderungen gegenüber aufgeschlossen sind.
Suchen sie ein passendes, eher komplexes Projekt aus und schulen Sie alle Beteiligten im Hinblick auf Agilität und agile Arbeitsweisen. Sorgen Sie für regelmäßige Meetings, um das Pilotprojekt zu überwachen und zu optimieren. War das Projekt erfolgreich, können Sie es auf das gesamte Unternehmen übertragen. Dabei ist es wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeitenden über die neuen Arbeitsabläufe genauestens aufklären und für die agile Transformation genügend Zeit einplanen.
Erwartungen an Mitarbeitende agiler Organisationen
Da Umstrukturierungsmaßnahmen immer stark mit HR verwoben sind, sollten Sie sich intensiv mit Fragen zu Personalthemen befassen.
- Was sind die Anforderungen an agiles Personal?
- Wie sollte sich das Unternehmen gegenüber der Mitarbeitenden aufstellen, um agil zu bleiben?
In einer agilen Organisation sind Denker:innen und Entwickler:innen gefragt, die selbständig und unternehmerisch handeln. Damit das erfolgreich funktioniert, muss intrinsische Motivation und eine klar definierte Struktur gegeben sein.
Damit die immer neu gebildeten Teams auf Anhieb gut zusammenarbeiten, müssen Sie Arbeitsweisen standardisieren. Vergeben Sie klare, wenngleich variable Rollen. Dabei werden Rollen und Personen als separate Einheiten gesehen, sodass mehrere Personen eine Rolle oder eine Person mehrere Rollen innehaben kann. Koordinieren Sie diese Rollen, Teams und Aufgaben am besten mit einer guten Talent Management Software.
Agile Arbeitsmethoden: So funktioniert agiles Arbeiten
Agile Organisationen arbeiten in kleinen, sich selbst organisierenden und autonomen Teams. Eine Reihe unterschiedlicher Arbeitsmethoden helfen dabei, Agilität im Unternehmen zu garantieren und für flexiblere Arbeitsprozesse zu sorgen.
Große Ziele werden in kleine, schnelle Zyklen und Prozesse unterteilt, die in intensiven Phasen abgewickelt und ständig überwacht werden. Diejenigen, die an diesen Mikrozielen arbeiten, sind bestens vernetzt und verfügen ständig über die nötigen Informationen, um ihr Tun überwachen und bewerten zu können. Sie bestimmen selbstständig, welche Schritte sie jeweils setzen, lernen dabei ständig dazu und reagieren flexibel auf Herausforderungen.
Die übergeordnete Aufgabe und das Kernziel des Unternehmens wird dabei niemals aus den Augen gelassen.
Scrum
Bei Scrum wird ein Projekt in mehrere Projektblöcke unterteilt und so Schritt für Schritt abgearbeitet. Diese einzelnen Schritte werden Sprints genannt und dauern in der Regel etwa 30 Tage.
Am Anfang und am Ende eines jeden Sprints steht ein längeres Meeting an, bei dem die Sprintziele vor- bzw. nachbesprochen werden. Außerdem gibt es jeden Tag ein 15-minütiges Meeting, bei dem man sich über den aktuellen Stand der Dinge austauscht.
Design Thinking
Design Thinking ist ein Konzept der kreativen Problemfindung. Dazu werden Teams aus unterschiedlichen Disziplinen zusammengestellt. So fließen verschiedene Blickwinkel in das Projekt mit ein und erleichtern die Ideenfindung.
Dabei widmen sich die einzelnen Teams einem bestimmten Problem und versuchen dafür eine Lösung zu finden. Aus einer kundenorientierten Perspektive heraus werden Prototypen geschaffen und auf ihre Tauglichkeit überprüft. Danach entscheidet das Team, ob die Idee weiterverfolgt oder nach weiteren Lösungen gesucht wird.
Kanban
Kanban ist eine agile Arbeitsmethode, die bei der Visualisierung von Aufgaben hilft. Sie lässt sich sehr gut mit anderen Methoden verknüpfen und sorgt für einen besseren Überblick.
Die Ursprungsversion von Kanban ist eine Liste mit drei Spalten (To-Dos, Work in Progress & erledigte Aufgaben). Bereits im Vorhinein wird festgelegt, wie viele Aufgaben sich gleichzeitig in der Work-in-Progress-Spalte befinden dürfen, um die vorhandene Kapazität nicht zu überschreiten. So lässt sich festhalten, wer gerade an was arbeitet und wo es möglicherweise Verzögerungen gibt. Es ist möglich, Kanban je nach Bedarf anzupassen und um weitere Spalten oder Unterspalten zu erweitern.
Agiles Organisationsmodell: Agilität auf allen Ebenen
Während viele Unternehmen Agilität nur in einzelnen Bereichen implementieren, ist das Modell eigentlich dazu da, auf allen Ebenen zu greifen. Jede Form von agilen Arbeitsabläufen kann seine Vorteile bringen, aber um ihr volles Potenzial auszuschöpfen, sollten Sie Agilität auf allen Ebenen des Unternehmens einführen.
Besonders wichtig sind dabei die Ebenen:
Strategie
Die Strategie bestimmt die Art der agilen Organisation und den generellen Plan für die Zukunft. Es geht darum, eine gemeinsame Vision und Mission zu entwickeln. Die Strategie definiert den gemeinsamen Zweck aller Teams der Organisation. Auf dieser Ebene wird im Wesentlichen beobachtet, welche Entwicklungen und Verbesserungen als nächstes notwendig werden und welche Chancen wie ergriffen werden können.
Struktur
Die Struktur einer agilen Organisation ist idealerweise so aufgebaut, dass sie ein Netzwerk von Teams bildet, die je nach Aufgabe neu strukturiert werden. Es handelt sich um eine flache, transparente Struktur, in der die einzelnen Mitarbeitenden klare Rollen haben und je nach Kompetenzen und gerade anstehenden Aufgaben in den Teams vereint werden. Jedes dieser Teams verfolgt letztlich die übergeordnete Strategie.
Prozess
In einer agilen Organisation ist der Prozess durch eine Aneinanderreihung von Trial-and-Error geprägt. Der Entscheidungs- und Abwicklungsprozess sowie die Bewertung der Ergebnisse verlaufen schnell und Versuche werden stetig optimiert bzw. verworfen. Die vernetzte Zusammenarbeit der Teams wird außerdem durch standardisierte Arbeitsabläufe und ständigen Austausch bzw. Zugang zu Informationen erleichtert.
Personal
Die Mitarbeitenden bilden ein geschlossenes Netzwerk, das sich flexibel zu Teams formen lässt. Führende Positionen werden variabel nach Kompetenz und nicht nur von fixierten Persönlichkeiten besetzt. Alle Mitarbeitenden sehen sich in der unternehmerischen Aufgabe und übernehmen in erhöhtem Maße Verantwortung. Jedes Individuum im Unternehmen ist an der Entwicklung neuer Ideen gleichermaßen beteiligt und kann variable Rollen innehaben.
Technologie
Technologie ist einerseits der Grund dafür, dass agile Organisationen nötig werden, und andererseits Mittel der Wahl, um dieselbe umzusetzen. Durch eine sich stetig weiterentwickelnde Architektur an digitalisierten Systemen und Werkzeugen wird Agilität gewährleistet. Informationen und statistische Ergebnisse werden so schnell zur Verfügung gestellt und entsprechend behandelt.
Agile Organisation in der Praxis: Das Spotify-Modell
Spotify ist ein digitaler Musikdienst, der mit der „Spotify Engineering Culture“ als Paradebeispiel für agile Organisation gilt. Das Unternehmen hat ursprünglich mit dem Scrum-Konzept begonnen, entwickelte jedoch mit der Zeit ein eigenes agiles Arbeitsmodell, welches sich in folgende Ebenen gliedert:
- Squad: Im Kern des Modells stehen kleine, sich selbst organisierende, crossfunktionale Teams bestehend aus bis zu 8 Personen. Jeder dieser Squads hat seine eigene Mission und Ziele, die er verfolgt. Dennoch sind die einzelnen Squads miteinander verbunden und orientieren sich am gemeinsamen Unternehmensziel.
- Tribe: Eine Gruppe von Squads schließt sich wiederum zu einem Tribe zusammen. Dieser Tribe arbeitet gemeinsam an bestimmten Produkten und Dienstleistungen und veranstaltet laufend Meetings.
- Chapter: Innerhalb dieser Tribes gibt es sogenannte Chapters. Dabei handelt es sich um Mitglieder eines Tribes (nicht zwingend vom gleichen Squad), die über dieselbe Expertise verfügen und so eine Form des Austauschs zur Verfügung haben.
- Guild: Am Schluss stehen die Guilds. Diese werden unternehmensweit gegründet und gehen über die Tribes hinaus. Sie vereinen Mitarbeitende mit den gleichen Interessen und Fachwissen.
Es steht jedem Squad frei, seine eigenen Methoden und Tools zu verwenden. Dabei ist es jederzeit möglich, dass sich die unterschiedlichen Teams miteinander absprechen und sich bei Bedarf gegenseitig helfen.
Diese Struktur ermöglicht Spotify zum einen höchste Autonomie und zum anderen eine gemeinsame Ausrichtung auf die übergeordnete Unternehmensvision. Die Squads führen, dank ihrer crossfunktionalen Zusammensetzung, Arbeitsprozesse von Anfang bis Ende durch. Sie haben dabei stets die Möglichkeit, sich innerhalb ihres Tribes, Chapters oder der Guilds auszutauschen.
Ihr Weg zur Transformation
Fazit: Agile Transformation, gewusst wie
So vorteilhaft und erfolgversprechend das Konzept der agilen Organisation klingt, sie ist nicht für alle Arten von Aufgaben geeignet. In manchen Bereichen sind klassische Managementmethoden vorteilhafter. In Abteilungen wie Buchhaltung, Recht und Steuern zum Beispiel wird es eher schwieriger, Agilität umzusetzen. Unternehmensbereiche, bei denen es um Innovation, Produktentwicklung und die Einbeziehung von Kund:innen geht, kommen mit agilen Arbeitsweisen hingegen besser zurecht.
Ein anderer problematischer Punkt ist die Schwierigkeit der Umsetzung. Viele Umstrukturierungsmaßnahmen scheitern daran, dass sie unterschätzt oder nicht mit den nötigen Voraussetzungen oder dem nötigen Engagement angegangen werden. Agile Organisationen sind einerseits komplex, andererseits erfordern sie ganz neue Denkweisen und Handlungsmuster. Beide können nicht über Nacht umgestellt werden und Sie müssen sich auf einen länger andauernden Prozess einstellen.
Was braucht es also für eine agile Transformation konkret?
- Fähige Personen, die den Umstrukturierungsprozess anleiten.
- Veränderungswillen und Bereitschaft, das komplette Mindset des Unternehmens zu ändern.
- Bewusstsein dafür, was die Veränderung mit sich bringen wird.
- Mitarbeitende, die gut genug ausgebildet und motiviert sind, um selbstständig zu arbeiten.
- Bewusstsein für Probleme, die man nicht mit Agilität lösen kann. Innerbetriebliche Konflikte und Fachkräftemangel beispielsweise können auch durch agile Methoden nicht behoben werden.
