Die Verwaltung von Spesen gehört in vielen Unternehmen zu den zeitaufwändigsten Prozessen. Mit der richtigen Spesenabrechnungs-Software lassen sich diese Aufgaben jedoch effizienter gestalten, gesetzliche Vorgaben einhalten und der Arbeitsalltag erleichtern. In diesem Artikel wird ausführlich erklärt, was eine Spesenabrechnungssoftware leisten kann, welche Besonderheiten es gibt und welche Optionen für Ihr Unternehmen geeignet sind.
Was ist eine Spesenabrechnungs-Software?
Eine Spesenabrechnungs-Software ist eine digitale Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, die Abrechnung von Reisekosten, Verpflegungsmehraufwand und anderen Geschäftsausgaben zu vereinfachen. Sie hilft bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und erhöht die Transparenz der Abrechnungen.
Was sind die gesetzlichen Pauschalen?
In Deutschland regeln gesetzliche Pauschalen die Erstattung von Spesen, insbesondere für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten.
Die Software hilft dabei, diese Pauschalen automatisch zu berechnen und einzuhalten. Zum Beispiel gilt:
- Verpflegungsmehraufwand: 14 € für einen Aufenthalt von mehr als 8 Stunden, 28 € für einen vollen Kalendertag.
- Übernachtungskosten: Tatsächliche Kosten, die durch Quittungen belegt werden müssen.
Wer ist berechtigt, Spesen abzurechnen?
Spesen können von Mitarbeiter:innen abgerechnet werden, die aus beruflichen Gründen unterwegs sind und dadurch zusätzliche Kosten haben. Dazu gehören Außendienstmitarbeiter:innen, Führungskräfte und gelegentlich auch Praktikant:innen bei Geschäftsreisen.
Wie funktioniert eine Spesenabrechnungs-Software?
Eine Spesenabrechnungs-Software erleichtert die Abrechnung geschäftlicher Ausgaben erheblich, indem sie zahlreiche Prozesse automatisiert.
Die korrekte Abwicklung lässt sich in folgenden Schritten zusammenfassen:
- Erfassung der Belege: Alle relevanten Belege, wie für Hotel, Verpflegung oder Transport, werden gesammelt und digitalisiert.
- Berechnung der Kosten: Die Software vergleicht die tatsächlichen Ausgaben mit den gesetzlichen Pauschalen und berechnet den Erstattungsbetrag.
- Datenverarbeitung: Die erfassten Informationen werden in das System eingegeben oder automatisch übernommen.
- Prüfung und Genehmigung: Die Software oder die Buchhaltung prüft die Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
- Auszahlung: Der berechnete Betrag wird an die Mitarbeitenden überwiesen.
Welche Informationen gehören in einer Spesenabrechnung?
Für eine vollständige und transparente Abrechnung sind bestimmte Angaben unverzichtbar.
Dazu gehören:
- Informationen zu Unternehmen und Mitarbeitenden.
- Daten zur Reise, wie Zeitraum und Zielort.
- Ausführliche Auflistung der entstandenen Kosten, inklusive aller Belege.
- Übersicht der Beträge, die erstattet werden sollen.
Welche Besonderheiten gibt es bei der Spesenabrechnung?
Die Spesenabrechnung weist einige Besonderheiten auf, die sowohl gesetzliche als auch unternehmensspezifische Anforderungen betreffen.
Die wichtigsten Punkte sind:
- Länderspezifische Pauschalen:
Für internationale Reisen gelten oft andere Regelungen. - Steuerliche Anforderungen:
Spesen müssen in der Steuererklärung korrekt ausgewiesen werden. - Unternehmensrichtlinien:
Manche Firmen haben eigene Pauschalen und Vorgaben.
Beispielhafte Spesenabrechnung – so geht’s
Nachfolgend ein praktisches Beispiel für eine Spesenabrechnung, um den Prozess zu verdeutlichen:
Mitarbeiter: Max Mustermann
Unternehmen: Beispiel GmbH
Reisezweck: Kundentermin in München
Reisedaten: 01.01.2024 – 03.01.2024
| Datum | Reiseziel | Kostenart | Betrag | Beleg vorhanden |
| 01.01.2024 | Berlin | Verpflegungsmehraufwand | 28 € | – |
| 01.01.2024 | Berlin | Hotelübernachtung | 120 € | Ja |
| 02.01.2024 | Berlin | Verpflegungsmehraufwand | 28 € | – |
| 02.01.2024 | Berlin | Transport (Taxi) | 15€ | Ja |
| 03.01.2024 | Berlin | Verpflegungsmehraufwand | 14€ | – |
Gesamtkosten: 205 €
Erstattungsbetrag: 205 €
- Hotel- und Übernachtungskosten: Ohne einen Beleg werden Hotelkosten in der Regel nicht erstattet. Die Buchhaltung benötigt hier den Nachweis der tatsächlichen Kosten.
- Verpflegungsmehraufwand: Für Verpflegungsmehraufwand sind keine Belege erforderlich, da gesetzliche Pauschalen gelten. Die Software berechnet automatisch die korrekten Beträge basierend auf den eingegebenen Reisedaten (z. B. Dauer und Ziel der Reise).
- Reisekosten ohne Beleg (z. B. Taxi): Einige Unternehmen erlauben die Erstattung kleinerer Beträge ohne Beleg, sofern eine schriftliche Erklärung vorliegt, während die Spesenabrechnung-Software in solchen Fällen oft einen Grund für das Fehlen des Belegs verlangt oder die Ausgaben für eine manuelle Prüfung durch die Buchhaltung markiert.
- Strenge Unternehmen mit Belegpflicht: Bei Unternehmen mit strikter Belegpflicht kann die Spesenabrechnungs-Software den entsprechenden Posten automatisch ablehnen, wenn kein Nachweis hochgeladen wird. Alternativ kann die Abrechnung verzögert werden, bis ein Beleg nachgereicht wird.
Die beste Spesenabrechnungs-Software für Ihr Unternehmen
Einige der besten Tools auf dem Markt sind:
- SAP Concur: Ideal für große Unternehmen mit komplexen Anforderungen.
- HRworks: Benutzerfreundlich und vielseitig einsetzbar.
- Lexware Reisekosten: Perfekt für kleine und mittelständische Unternehmen.
- TravelPerk: Integriert Reise- und Kostenmanagement.
- DATEV Reisekosten classic: Für steuerliche Anforderungen in Deutschland.
Spesenabrechnungs-Software: Was sind die Vor- und Nachteile?
Die Abrechnung von Spesen kann durch den Einsatz spezialisierter Software effizienter und unkomplizierter gestaltet werden. Dabei gibt es jedoch nicht nur Vorteile, sondern auch einige Herausforderungen, die beachtet werden sollten.
Nachfolgend werden die wichtigsten Vor- und Nachteile einer Spesenabrechnungssoftware aufgezeigt:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
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Fazit: Spesenabrechnungs-Software
Eine Spesenabrechnungs-Software erleichtert Unternehmen die Verwaltung von Reisekosten erheblich. Trotz anfänglicher Herausforderungen wie Investitionskosten und Schulungsaufwand überwiegen die Vorteile deutlich. Sie spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für eine transparente und gesetzeskonforme Abwicklung.
FAQ zu Spesenabrechnungs-Software
Welche Informationen müssen in einer Spesenabrechnungs-Software enthalten sein?
Eine vollständige Spesenabrechnung benötigt Angaben zu Unternehmen und Mitarbeitenden, Reisedaten (Zeitraum und Ziel), eine detaillierte Kostenaufstellung mit Belegen und die Summe der erstattungsfähigen Beträge.
Welche gesetzlichen Pauschalen gelten für die Spesenabrechnung?
In Deutschland beträgt der Verpflegungsmehraufwand 14 € für Reisen von 8–24 Stunden und 28 € für volle Kalendertage. Übernachtungskosten werden durch tatsächliche Belege erstattet.
Ist eine mobile Nutzung möglich?
Die meisten modernen Spesenabrechnungs-Tools bieten Apps für unterwegs.
Was passiert, wenn ein Beleg fehlt?
Bei fehlenden Belegen können Unternehmen kleinere Beträge oft durch eine schriftliche Erklärung erstatten. Die Software markiert solche Ausgaben jedoch häufig für eine manuelle Prüfung oder lehnt sie automatisch ab, falls strenge Richtlinien gelten.
Welche Herausforderungen gibt es bei der Einführung einer Spesenabrechnungssoftware?
Zu den Herausforderungen zählen die anfänglichen Investitionskosten, der Schulungsbedarf für Mitarbeitende, Datenschutzanforderungen und mögliche Schwierigkeiten bei der Integration in bestehende Systeme.
