Aufhebungsvertrag: Definition, Vergleich Aufhebungsvertrag mit Kündigung

Der Aufhebungsvertrag ist ein zentrales Instrumentarium der Personalpolitik und wird von Unternehmen in der Regel immer dann eingesetzt, wenn ein bestehendes Arbeitsverhältnis im gegenseitigen Einvernehmen beendet werden soll. Im Gegensatz zu einer Kündigung, die einseitig ausgesprochen wird und zahlreichen gesetzlichen Restriktionen unterliegt, ermöglicht ein Aufhebungsvertrag eine deutlich flexiblere Gestaltung, und zwar bezüglich der Beendigungsmodalitäten, der finanziellen Konditionen sowie rechtlicher Rahmendaten. Dabei sollten Unternehmen aber unbedingt darauf achten, alle relevanten Faktoren sorgfältig in den Prozess einzubeziehen, denn ein Aufhebungsvertrag birgt neben Chancen auch Risiken, die durchaus kritisch zu betrachten sind.

Im folgenden Artikel erläutern wir die wichtigsten Aspekte rund um den Aufhebungsvertrag aus Unternehmensperspektive ausführlich und praxistauglich.

Was ist ein Aufhebungsvertrag und wann kommt er zum Einsatz?

Ein Aufhebungsvertrag stellt eine vertragliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer dar, die ein bestehendes Arbeitsverhältnis in beiderseitigem Einverständnis löst. Ausschlaggebend ist dabei, dass keine Kündigungsfristen einzuhalten sind, da sich beide Seiten gemeinschaftlich über Bedingungen und Zeitpunkt der Vertragsauflösung verständigen. Klar abzugrenzen ist der Aufhebungsvertrag von der Kündigung bzw. dem Kündigungsvertrag, da diese Regelungen jeweils eigenständige rechtliche Besonderheiten aufweisen.

Typische Szenarien, in denen Unternehmen einen Aufhebungsvertrag einsetzen, umfassen beispielsweise:

• Restrukturierung oder Umorganisation des Unternehmens
• Performance-Thematiken beim Arbeitnehmer, die nicht eskalierend gelöst werden sollen
• Wunsch des Mitarbeiters nach zeitnaher Neuausrichtung der beruflichen Laufbahn
• Übernahme einer neuen Position außerhalb des Unternehmens durch den Mitarbeitenden
• Vermeidung langwieriger Kündigungsschutzprozesse

Wichtig ist dabei immer, dass die Initiative sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer ausgehen kann, dennoch liegt der endgültigen Aufsetzung eines solchen Vertrags eine beidseitige Zustimmung zugrunde.

Rechtliche Rahmenbedingungen bei einem Aufhebungsvertrag

Da die Beendigung per Aufhebungsvertrag auf einer vertraglichen Vereinbarung basiert, findet grundsätzlich keine „erzwungene“ Entlassung oder Kündigung statt.

Dennoch gibt es rechtliche Aspekte, die insbesondere Arbeitgeber berücksichtigen sollten:

• Schriftformerfordernis des Aufhebungsvertrags (§ 623 BGB).
• Freiwilligkeit der Zustimmung durch den Mitarbeitenden muss jederzeit gewährleistet sein. Druck oder Zwang sind tabu und führen bei juristischen Auseinandersetzungen regelmäßig zu unwirksam erklärten Verträgen.
• Vorgaben in Bezug auf Sonderkündigungsschutz (wie etwa bei Schwerbehinderung, Schwangerschaft oder Elternzeit) sind zu beachten. Hier sollten die rechtlichen Rahmenbedingungen vorher sorgsam geprüft werden, um etwaige Unwirksamkeit zu vermeiden.
• Der Betriebsrat hat bei einem Aufhebungsvertrag im Regelfall kein formelles Mitbestimmungsrecht, sollte aber aus Gründen der Transparenz und vertrauensvollen Zusammenarbeit idealerweise in betriebsinternes Vorgehen eingebunden sein.

Wichtige Bestandteile eines Aufhebungsvertrags im Überblick

Damit Unternehmen und Arbeitnehmer gleichermaßen von Klarheit und Rechtssicherheit profitieren, sollten bestimmte, zentrale Elemente eines Aufhebungsvertrags stets Beachtung finden.

Hierzu gehören:

• Nennung der beteiligten Parteien (Unternehmen und Arbeitnehmer)
• Definierter Zeitpunkt und bedingungslose Klarstellung der Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Höhe einer eventuellen Abfindung und Kriterien zur Bemessung
• Regelungen bezüglich offener Gehalts- und Urlaubsansprüche
• Regelung der Freistellung inklusive genauer Konditionen (z.B. unwiderrufliche oder widerrufliche Freistellung)
• Rückgabe firmeneigener Gegenstände und Dokumente
• Geheimhaltungsvereinbarung und Wettbewerbsverbote
• Ausdruck einer wohlwollenden Zeugniserstellung

Wie bitte ich um einen Aufhebungsvertrag?

Wer ein Arbeitsverhältnis im gegenseitigen Einvernehmen beenden möchte, kann den Weg über einen Aufhebungsvertrag wählen und den Arbeitgeber darum bitten. Damit dies gelingt, ist eine klare und respektvolle Kommunikation wichtig – idealerweise mit einem konkreten Vorschlag zum Beendigungszeitpunkt und zur Urlaubsregelung.

Hier eine mögliche Formulierung für einen Aufhebungsvertrag per E-Mail:

Vergleich Aufhebungsvertrag vs. Kündigung

Bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses stehen Arbeitgebern und Arbeitnehmern verschiedene Wege offen. Besonders häufig wird zwischen der Kündigung und dem Aufhebungsvertrag unterschieden. Während die Kündigung ein einseitiger Schritt ist, basiert der Aufhebungsvertrag auf gegenseitigem Einvernehmen. Beide Varianten bringen spezifische Vorteile und Risiken mit sich.

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede im Überblick:

Worauf sollte die HR-Abteilung oder Personalverantwortliche achten?

Aus Sicht von HR-Abteilungen oder Personalverantwortlichen sollten beim Thema Aufhebungsvertrag vor allem folgende praktische Aspekte berücksichtigt werden:

• Frühzeitige Einbindung und Beratung durch Rechtsabteilung oder externe Rechtsexperten.
• Dokumentation der Gespräche und klar formulierte Vereinbarung, um Missverständnisse auszuschließen.
• Kommunikation der Rechtsfolgen an den Mitarbeitenden, inklusive möglicher Sperrzeiten beim Arbeitslosengeld.
• Einhaltung der Freiwilligkeit, besonders auch in kritischen Situationen.
• Sorgfältige Gestaltung allgemein akzeptabler Rahmenbedingungen, die auf unternehmensseitige Standards sowie eventuell bestehende Betriebsvereinbarungen Rücksicht nehmen.
• Aufbau von dahingehenden standardisierten Vorlagen und Checklisten zur internen Prozessoptimierung und Risikoreduzierung.

Die bewusste und professionelle Gestaltung eines Aufhebungsvertrags birgt erhöhte Rechtssicherheit sowie die Möglichkeit einer effektiven, fairen und respektvollen Trennungskultur zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden. Klar strukturierte Rahmenbedingungen und Prozesse helfen, Risiken von vornherein minimal zu halten und Chancen zu fördern.

Vor- und Nachteile des Aufhebungsvertrags im Überblick

Unternehmen, die sich für einen Aufhebungsvertrag entscheiden, profitieren von mehreren Vorteilen – insbesondere durch die gewonnene Planungssicherheit und die Möglichkeit einer schnellen, einvernehmlichen Trennung. Dennoch gilt es, auch potenzielle Risiken und Herausforderungen im Blick zu behalten.

Die folgende Tabelle bietet einen kompakten Überblick über die wichtigsten Vor- und Nachteile:

Häufige Fehler: Was gilt zu beachten

Wichtige rechtliche Fallstricke und häufige Fehler, die Unternehmen beim Abschluss eines Aufhebungsvertrags unbedingt vermeiden sollten, betreffen insbesondere folgende Aspekte:

• Einhaltung des nachvertraglichen Wettbewerbsverbots: Eine Wettbewerbsverbotsklausel muss eindeutig formuliert und mit einer angemessenen Karenzentschädigung versehen sein.
• Beachtung steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Konsequenzen: Abfindungen sind sozialversicherungsfrei, aber steuerpflichtig; Zahlungen für offene Lohn- oder Urlaubsansprüche sind voll beitrags- und steuerpflichtig.
• Klare Regelung zur betrieblichen Altersvorsorge und zu Bonusansprüchen: Unklare Formulierungen können zu nachträglichen Forderungen und rechtlichen Auseinandersetzungen führen.
• Ausschluss von Widerrufs- und Anfechtungsmöglichkeiten: Eine saubere schriftliche Dokumentation schützt vor späteren Anfechtungen des Vertrags.
• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Beratung des Mitarbeitenden: Die Folgen des Aufhebungsvertrags – etwa eine mögliche Sperrzeit beim Arbeitslosengeld – müssen klar kommuniziert werden, um Haftungsrisiken zu vermeiden.
• Vermeidung formaler Fehler in der Vertragsgestaltung: Unwirksamkeit droht bei fehlender Schriftform, Missachtung von Sonderkündigungsschutz oder mangelnder Freiwilligkeit.
• Vermeidung interner oder externer Imageschäden: Eine als unfair wahrgenommene Trennung kann das Unternehmensimage negativ beeinflussen.
• Kontrolle finanzieller Auswirkungen: Ein Aufhebungsvertrag kann höhere Kosten verursachen als eine reguläre Kündigung, insbesondere durch Abfindungen.
• Vermeidung nachträglicher Ansprüche: Unklare Regelungen zu Arbeitszeugnis oder Resturlaub können zu späteren Forderungen führen.

Schritt für Schritt zum erfolgreichen Aufhebungsvertrag: Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Um den Prozess der Aufsetzung und Umsetzung eines Aufhebungsvertrags strukturiert und rechtssicher zu gestalten, empfiehlt sich eine klare Vorgehensweise anhand folgender Schritte:

1. Analyse der Ausgangslage:

Prüfen Sie zu Beginn sorgfältig die rechtlichen und persönlichen Rahmenbedingungen des Mitarbeitenden, hierbei besonders Themen wie Sonderkündigungsschutz.

2. Gesprächsvorbereitung:

Legen Sie klare Ziele für das anstehende Gespräch fest und definieren Sie den Verhandlungsspielraum, z.B. hinsichtlich Abfindung, Freistellung oder Resturlaub.

3. Mitarbeitergespräch:

Führen Sie ein offenes, transparentes und respektvolles Gespräch zur Abstimmung der beiderseitigen Interessen sowie Modalitäten.

4. Vertragserstellung:

Erarbeiten Sie den formalen Vertragsentwurf unter Einbeziehung rechtlicher Beratung und berücksichtigen Sie individuell vereinbarte Konditionen.

5. Prüfung und Freigabe:

Gewährleisten Sie eine interne Prüfung, idealerweise durch Rechts- oder HR-Abteilung, um Fehler oder Unklarheiten auszuschließen.

6. Unterzeichnung und Übergabe:

Nach gemeinsamer Unterschrift dokumentieren Sie verbindlich alle Vereinbarungen und sorgen für einen geregelten Austritt des Mitarbeitenden.

Tipps & Tricks für den erfolgreichen Umgang mit Aufhebungsverträgen im Unternehmen

Um Aufhebungsverträge optimal einzusetzen und potenzielle Risiken zu reduzieren, empfehlen sich folgende praktische Hinweise:

• Nutzen Sie geprüfte Standardvorlagen und passen Sie diese immer individuell an die jeweilige Situation an, um Formfehler zu vermeiden.
• Sorgen Sie für eine transparente und wertschätzende Kommunikation von Anfang an, um das Vertrauen des Mitarbeitenden während des gesamten Prozesses aufrechtzuerhalten.
• Räumen Sie der betroffenen Person genügend Bedenkzeit ein, damit die Freiwilligkeit jederzeit gewahrt bleibt.
• Prüfen Sie regelmäßig die rechtlichen Rahmenbedingungen insbesondere hinsichtlich Sonderkündigungsschutz und aktueller Rechtsprechung.
• Dokumentieren Sie sämtliche Gespräche und Vereinbarungen lückenlos und nachvollziehbar, da dies die Rechtssicherheit erhöht und im Streitfall entscheidend ist.
• Ziehen Sie bei komplexen Fällen frühzeitig interne oder externe juristische Expertise hinzu, um etwaige Risiken frühzeitig zu erkennen und proaktiv darauf reagieren zu können.