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In vielen HR-Abteilungen zeigt sich erst bei genauer Analyse, wie stark die Systemlandschaft im Hintergrund darüber entscheidet, ob HR effizient, datenbasiert und skalierbar arbeiten kann. Fragmentierte Tools, manuelle Workarounds, Excel-Schattenprozesse und fehlende Schnittstellen sind dabei keine Ausnahme, sondern in vielen Unternehmen der Alltag. Besonders bei historisch gewachsenen HR-IT-Landschaften fehlt oft ein klares Bild darüber, wie Daten eigentlich fließen – oder an welchen Stellen sie eben nicht fließen.

In unseren CLEVIS-Projekten ist die Analyse der HR-IT-Architektur deshalb einer der ersten und wichtigsten Schritte: Sie macht sichtbar, wo Redundanzen entstehen, welche Systeme nicht miteinander sprechen und welche Risiken aus Datensilos und Doppelpflege resultieren. Dieser Artikel zeigt, wie Unternehmen ihre HR-IT-Architektur strukturiert erfassen, typische Schwachstellen einordnen und die Grundlage für eine integrierte, skalierbare und strategisch ausgerichtete HR-Systemlandschaft schaffen können.

Bestandsaufnahme und Einordnung der bestehenden HR-IT-Architektur: Was ist vorhanden, was fehlt?

Eine Bestandsaufnahme der HR-IT-Architektur umfasst die strukturierte Erfassung und Analyse aller eingesetzten HR-Systeme, deren Schnittstellen und die bestehenden HR-Datenflüsse. Zentrale Systembereiche, die in der Regel betrachtet werden, sind Core HR als führendes Stammdatensystem, Payroll für Gehaltsabrechnungen, Recruiting für Bewerbermanagement und Learning für Weiterbildungsprozesse. Ergänzend kommen Speziallösungen hinzu, etwa für Performance Management, Talent Management oder Dokumentenverwaltung.

Häufig zeigt sich in der Praxis eine historisch gewachsene HR-Systemlandschaft: verschiedene Einzellösungen, die in unterschiedlichen Teams oder Standorten genutzt werden, werden durch Excel-Listen oder manuelle Workarounds ergänzt. Dies führt zu parallelen Datenhaltungen und Medienbrüchen zwischen Systemen oder Prozessen.

Typische Herausforderungen ergeben sich durch fehlende oder instabile Schnittstellen, sodass Daten mehrfach gepflegt oder manuell übertragen werden müssen. Nicht selten fehlen Transparenz über bestehende Systeme, unklare Verantwortlichkeiten oder differierende Datenstandards zwischen Anwendungen.

 

Folgende Merkmale sind häufig festzustellen:

  • Doppelte Datenpflege durch fehlende Integration
  • Diverse Insellösungen ohne durchgängige Vernetzung
  • Medienbrüche zwischen digitalen und analogen Prozessen
  • Großflächige Verwendung von Excel-Lösungen zur Überbrückung von Systemlücken
  • Hohe Abhängigkeit von Einzelpersonen für Wissen über Systemzusammenhänge
  • Bruchstellen bei HR-Datenflüssen, insbesondere bei Wechseln zwischen Fachbereichen oder Standorten

Diese Fragmentierung wird oft erst durch die Visualisierung der Systemlandschaft deutlich, etwa in Form einer Übersichtskarte, die Anwendungen, Prozesse und Schnittstellen abbildet. Gerade durch die Gegenüberstellung von vorhandenen und fehlenden Modulen wird sichtbar, welche Kernfunktionen (wie Recruiting, Payroll, Learning) bereits digital abgedeckt sind und wo Prozesse noch manuell oder über nicht vernetzte Hilfsmittel laufen.

Die Bewertung der aktuellen Architektur bezieht sich nicht nur auf die Existenz, sondern auch auf das Zusammenspiel der Systeme und Schnittstellen. Damit wird erkennbar, wo Brüche in den HR-Datenflüssen entstehen, welche Systeme redundant sind oder wo zusätzliche Integration erforderlich wäre. Die Dokumentation dieser Systemlandschaft und ihrer Verknüpfungen bildet die Grundlage für weitere Schritte in Richtung Harmonisierung oder Ausbau der HR-IT-Architektur.

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Einordnung typischer Schwachstellen und Lücken in der HR-IT-Architektur

In der HR Systemlandschaft lassen sich typische Schwachstellen oft an fehlenden Systemen oder Funktionen erkennen. Häufig fehlen spezialisierte Tools, um bestimmte HR-Prozesse wie Recruiting, Learning oder People Analytics digital, zentral und integriert abzubilden. Das kann dazu führen, dass relevante Anforderungen nicht abgedeckt werden oder zeitaufwändig manuell bearbeitet werden müssen.

Ein weiteres zentrales Merkmal von Lücken in der HR-IT-Architektur ist eine unzureichende Integration der einzelnen Anwendungen. Wenn HR Tools isoliert und aus unterschiedlichen „Silos“ heraus eingeführt wurden, entstehen Fragmentierung und fehlende Schnittstellen. Die Folge ist ein erhöhter Pflegeaufwand, Redundanzen bei Daten und potenzielle Fehlerquellen bei der Übertragung von Informationen.

Fehlende Datenlogik zeigt sich daran, dass keine durchgängige oder konsistente Datenbasis entsteht. Ohne einheitliche Datenmodelle oder einen „single source of data“-Ansatz fehlt die Grundlage für zuverlässige Analysen, Berichte und einheitliche Steuerung. Insbesondere bei anstehenden Migrationen verändert sich diese Anforderung weiter und sollte mitgedacht werden.

Ein Abgleich der Systemlandschaft mit der HR-Strategie ist wesentlich, um den tatsächlichen Bedarf zu erfassen. Wenn eingesetzte Tools oder Funktionen nicht zur strategischen Ausrichtung oder den aktuellen wie auch künftigen Zielsetzungen von HR passen, entstehen Lücken oder Überflüssigkeiten. Unterschiedliche Ausrichtungen der Unternehmens- und HR-Strategie können Auswirkungen auf die Auswahl, Ausrichtung und Priorisierung der HR-IT-Architektur haben.

Die genannten Aspekte treten oft in Kombination auf: Fehlende Funktionen und Schnittstellen erschweren eine ganzheitliche HR-Systemlandschaft, fragmentierte Datenstrukturen verschlechtern die Analysequalität und strategische Diskrepanzen zwischen Unternehmenszielen und Tool-Auswahl führen dazu, dass einzelne Systeme wenig Mehrwert liefern oder überflüssig werden können.

Problematik von Datensilos und Doppelpflege im HR – Fachliche Einordnung und Auswirkungen

Ein Datensilo bezeichnet isolierte Datensammlungen, die nicht systemübergreifend nutzbar sind. Typische HR-Datensilos betreffen unter anderem Bewerberdaten und Mitarbeiterstammdaten, die getrennt in verschiedenen Anwendungen wie Recruiting-Lösungen, Personalverwaltung oder Payroll-Systemen gehalten werden.

Datensilos entstehen häufig, wenn unterschiedliche Standard-Tools mit begrenzter Integrationsfähigkeit eingesetzt werden. Fehlende oder unzureichende Schnittstellen führen dazu, dass dieselben Informationen – etwa Kontaktdaten oder Qualifikationen – mehrfach in verschiedenen Systemen erfasst und gepflegt werden müssen. Dieser Vorgang wird als Doppelpflege bezeichnet und erhöht die Komplexität in der Datenpflege deutlich.

 

Folgende Probleme sind im Kontext von Datensilos und Doppelpflege im HR-Umfeld typisch:

  • Manuelle Zusammenführung von Kennzahlen und Informationen für das Reporting
  • Erhöhte Fehleranfälligkeit durch redundante oder inkonsistente Dateneingaben
  • Veraltete oder unvollständige HR-Datenflüsse zwischen betroffenen Systemen
  • Schwierigkeiten, Compliance-Anforderungen wie Datenschutz oder Archivierungspflichten konsequent einzuhalten
  • Hoher Koordinationsaufwand und Medienbrüche beim Abgleich von Daten aus verschiedenen Quellen

Diese Auswirkungen führen dazu, dass die Qualität und Zuverlässigkeit von Berichten abnimmt und strategische HR-Entscheidungen auf Basis unsicherer Daten getroffen werden. Besonders bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben oder bei Prüfungen kann dies schwerwiegende Konsequenzen haben, wenn beispielsweise Nachweise zu Mitarbeiterqualifikationen oder -verträgen nicht systemübergreifend eindeutig und aktuell abrufbar sind.

Fazit

Die Erfahrung aus zahlreichen CLEVIS-Projekten zeigt: Die Qualität einer HR-IT-Architektur entscheidet darüber, wie effizient HR arbeiten kann – und wie verlässlich Daten für operative und strategische Entscheidungen tatsächlich sind. Viele Unternehmen unterschätzen die Auswirkungen fragmentierter Tools, fehlender Schnittstellen und manuell gepflegter Excel-Listen, bis sie an zentrale Grenzen stoßen: fehlerhafte Reports, hohe Aufwände, ineffiziente Prozesse oder Compliance-Risiken.

Eine strukturierte Erfassung der Systemlandschaft, inklusive Datenflüssen, Rollen, Verantwortlichkeiten und Integrationslogik, ist der Schlüssel zu mehr Transparenz und einer zukunftsfähigen HR-IT. Wer diesen Schritt sauber durchläuft, kann Investitionen besser planen, klare Architekturprinzipien ableiten und eine nachhaltige Roadmap entwickeln. CLEVIS unterstützt Unternehmen dabei mit klaren Methoden – vom HR-IT-SystemCheck über Architektur-Visualisierungen bis hin zur Ableitung von Zielbild und Roadmap – damit HR-Organisationen sich nicht nur digitalisieren, sondern wirklich transformieren.

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Häufig gestellte Fragen

Wann ist die Weiterentwicklung einer bestehenden HR-IT-Architektur sinnvoll – und wann nicht?

Eine Weiterentwicklung ist sinnvoll, wenn bestehende Systeme nicht integrierbar sind, Prozesse manuell ablaufen oder strategische Anforderungen künftig nicht ausreichend unterstützt werden; sie ist weniger zielführend, wenn eine homogene Systemlandschaft mit konsistenten Datenflüssen bereits besteht und die Geschäftsanforderungen damit zuverlässig abgedeckt werden.

Worin liegt der Unterschied zwischen einer fragmentierten HR-Systemlandschaft und einer integrierten HR-IT-Architektur?

Eine fragmentierte Landschaft zeichnet sich durch isolierte Einzellösungen und Medienbrüche aus, während eine integrierte Architektur auf kohärenten Datenflüssen und abgestimmten Systemen basiert, die zentrale HR-Prozesse effizient steuern und Doppelpflege vermeiden.

Welche Risiken sind bei der Nutzung von Insellösungen und manuellen Workarounds in HR-Prozessen zu beachten?

Insellösungen und manuelle Überbrückungen erhöhen das Risiko inkonsistenter Daten, steigern den Koordinationsaufwand und erschweren eine transparente Steuerung sowie die Einhaltung von Compliance-Anforderungen.

Was sind häufige Schwachstellen, die während einer Bestandsaufnahme der HR-IT-Architektur sichtbar werden?

Typische Schwachstellen sind fehlende oder mangelhafte Schnittstellen zwischen Systemen, redundante Datenhaltungen und eine starke Abhängigkeit von Einzelpersonen für Systemwissen und Prozesskoordination.

Worauf kommt es bei der Definition von Datenflüssen und Schnittstellen im Rahmen einer HR-IT-Architektur besonders an?

Entscheidend ist die klare Festlegung von Verantwortlichkeiten, die Durchgängigkeit der Datenlogik sowie die konsistente Integration von Kernsystemen, um Medienbrüche und Übertragungsfehler zu vermeiden.

Wie sollte vorgegangen werden, wenn HR-Datenflüsse aktuell häufig Medienbrüche oder doppelte Datenpflege aufweisen?

Empfohlen wird eine strukturierte Analyse aller bestehenden Systeme und Prozesse, die Visualisierung der Datenflüsse sowie die Identifikation und Priorisierung notwendiger Integrationen zur Harmonisierung.

Was passiert, wenn eine HR-IT-Architektur nicht regelmäßig auf strategische Passung und technische Aktualität überprüft wird?

Bleibt eine Überprüfung aus, können sich Systemredunanzen, Datenlücken und strategische Fehlanpassungen verfestigen, was langfristig die Steuerungsfähigkeit und Effizienz der HR-Prozesse beeinträchtigt.

Autorin - Beraterin für HR-Digitalisierung und Transformation Nina Bauer
von Nina BauerBeraterin für HR-Digitalisierung und Transformation mit Erfahrung in internationalen Tech-Konzernen, Startups und einem der größten HR-Softwareanbieter. Wir unterstützen HR-Teams dabei, Prozesse effizient, digital und zukunftssicher zu gestalten.