von Andrea Bogicevic
Zuletzt aktualisiert: 19.02.2026
Lesedauer: 5 MinutenIn vielen HR-Teams ist Preboarding längst mehr als ein ‘nice to have’. Denn die Wochen zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag gehören zu den kritischsten Phasen der gesamten Employee Journey. Genau hier entscheidet sich, ob neue Mitarbeitende mit einem sicheren Gefühl in ihren neuen Job starten – oder ob Unsicherheiten entstehen, die im schlimmsten Fall zu No‑Shows oder Frühfluktuation führen.
In unseren CLEVIS‑Projekten sehen wir regelmäßig, dass Preboarding der unterschätzte Erfolgshebel ist: Wer früh kommuniziert, klar strukturiert und digitale Touchpoints intelligent nutzt, reduziert administrative Aufwände, stärkt die Bindung und erhöht messbar die Time‑to‑Performance neuer Kolleg:innen. Besonders wichtig ist ein abgestimmtes Zusammenspiel aus HR, IT und Fachbereichen – und genau hier scheitern viele Unternehmen noch, weil Zuständigkeiten, Tools und Prozesse nicht ineinandergreifen. Der folgende Artikel zeigt praxisnah, wie Preboarding gelingt, worauf Unternehmen je nach Größe achten sollten und wie moderne HR‑IT‑Systeme den Prozess dauerhaft entlasten können.
Definition: Bedeutung von Preboarding im HR-Umfeld
Preboarding ist weitaus mehr als eine freundliche Willkommens-E-Mail: Es ist das Bindeglied zwischen Recruiting und Onboarding und hat damit direkten Einfluss auf die Mitarbeiterbindung und -motivation. In der Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn herrscht bei neuen Mitarbeitenden häufig Unsicherheit. Hier kann ein professionell gestalteter Preboarding-Prozess proaktiv wirken, indem er Erwartungsmanagement betreibt, die Identifikation mit dem Unternehmen fördert und die emotionale Bindung stärkt. Dies ist insbesondere in kompetitiven Arbeitsmärkten entscheidend, um sogenannte „No-Shows“ – also das unerwartete Fernbleiben am ersten Arbeitstag – zu vermeiden und die Drop-out-Quote nach Vertragsunterschrift signifikant zu senken.
Ein digital unterstütztes Preboarding sorgt zudem für einen nahtlosen Übergang in die Unternehmensrealität und steht exemplarisch für moderne HR-Arbeit, die Effizienz, Personalisierung und strategische Arbeitgebermarkenbildung verbindet. Führende HR-Abteilungen messen heute den Erfolg ihrer Preboarding-Aktivitäten direkt in Produktivitätszuwachs während der ersten Wochen und der Reduktion von Frühfluktuation.
Preboarding-Prozesse und deren Integration in die HR-IT-Landschaft
Ein zielgerichtetes Preboarding sollte systematisch und ganzheitlich gedacht werden. Es umfasst sowohl strukturierte Informationsvermittlung als auch soziale Einbindung und die Schaffung positiver Erlebnisse.
Zu den wichtigsten Bestandteilen zählen:
- Vertragsmanagement: Digitale Unterzeichnung von Arbeitsvertrag und Zusatzvereinbarungen.
- Willkommenskommunikation: Versand von Begrüßungs-E-Mails, Videos oder Willkommenspaketen.
- Willkommenspakete: Digitale oder physische Welcome-Boxen mit Unternehmensinformationen, kleinen Aufmerksamkeiten oder Arbeitsmitteln.
- Frühzeitige Bereitstellung von Zugangsdaten: IT-Zugänge, E-Mail-Adressen oder Tools, um die erste digitale Kontaktaufnahme zu erleichtern.
- Dokumentenmanagement: Upload und digitale Signatur wichtiger Unterlagen (z. B. Datenschutz, Compliance, Bankdaten).
- Onboarding-Portal / Self-Service: Zugang zu Plattformen mit Informationen, FAQs, Checklisten und ersten Aufgaben.
- Team- und Unternehmenskontakt: Einladung zu digitalen Welcome-Events, Vorstellungsrunden oder virtuellen Kaffeetreffen.
- Schulungs- und Lernprozesse: Bereitstellung von E-Learning-Einheiten oder Pflichtschulungen (z. B. Arbeitssicherheit).
- Organisatorische Vorbereitung: Bereitstellung von Arbeitsmitteln (Laptop, Smartphone) und Planung des ersten Arbeitstags.
- Regelmäßige persönliche Updates: Automatisierte oder individuelle Kontaktpunkte, z. B. per E-Mail, Chatbot oder Video-Call.
Durch die fortschreitende Digitalisierung ergeben sich für Preboarding völlig neue Möglichkeiten. Technologisch anspruchsvolle HR-IT-Systeme ermöglichen es, standardisierte und dennoch individuelle Preboarding-Prozesse nahtlos in bestehende Systemlandschaften zu integrieren. Die Integration eines digitalen Preboarding-Prozesses ist daher auch aus IT-Sicht ein wesentlicher Hebel für Prozessharmonisierung, Datenintegrität und durchgängig positive Candidate Experience.
| Perspektive | Vorteile |
|---|---|
| HR |
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| IT |
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| Mitarbeitende |
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Exemplarische Preboarding-Prozesse im Überblick
Die folgende Tabelle zeigt beispielhaft, wie ein digital gestützter Preboarding-Prozess schrittweise aufgebaut werden kann und welche Verantwortlichkeiten typischerweise beteiligt sind:
| Schritt | Zeitpunkt | Verantwortlich | Digital unterstützbar durch |
|---|---|---|---|
| Versand Begrüßungs-E-Mail | 1 Tag nach Vertragsunterzeichnung | HR | Automatisierte Mailings |
| Bereitstellung IT-Zugänge & Tools | 1–2 Wochen vor Start | IT / HR | Workflow-Management-System |
| Zusendung Willkommenspaket | 1–2 Wochen vor Start | Office Management / HR | Versanddienst, Tracking |
| Einladung digitales Welcome Event | 1 Woche vor Start | HR / Fachbereich | Videokonferenz-Plattform |
| Upload & digitaler Abschluss wichtiger Dokumente | 1 Woche vor Start | Neue:r Mitarbeitende:r / HR | Employee-Self-Service-Portal |
| Feedback und abschließende Umfrage | 1. Arbeitstag + 1 Woche danach | HR / Talent Management | Online-Befragungstools |
Diese Schritt-für-Schritt-Prozessgestaltung ermöglicht eine durchgängig positive Experience und sorgt dafür, dass alle organisatorischen, technischen und kulturellen Aspekte berücksichtigt werden. Darüber hinaus ist Transparenz über den Fortschritt jederzeit gewährleistet, was sowohl für HR als auch für Führungskräfte und neue Mitarbeitende selbst einen großen Mehrwert darstellt.
Typische Herausforderungen & Lösungen im Preboarding
Trotz der vielen Vorteile stellt die Implementierung von Preboarding HR-Abteilungen oftmals vor Herausforderungen.
Dazu zählen:
- Technologische Hürden: Fehlende Schnittstellen zu bestehenden HR-Systemen oder mangelnde Usability der Preboarding-Plattformen hemmen die Nutzerakzeptanz.
- Kulturelle und organisatorische Heterogenität: Auf internationalem Parkett müssen Preboarding-Inhalte auf lokale Besonderheiten und Sprachen angepasst werden. Einheitliche, globale Standards sind dennoch gefordert.
- Ressourcenmangel: Insbesondere kleine HR-Teams tun sich schwer, individualisiertes Preboarding samt persönlicher Betreuung umzusetzen.
- Regulatorische Anforderungen: Datenschutz und Compliance im Umgang mit sensiblen Personaldaten erfordern spezielle Aufmerksamkeit.
Lösungsansätze können hier sein:
- Auswahl skalierbarer, modularer HR-IT-Lösungen, die sich problemlos in bestehende Systeme integrieren lassen
- Einführung von Self-Service-Angeboten und automatisierten Workflows zur Entlastung des HR-Teams
- Standardisierte, digitalisierte Vorlagen, die individuell angepasst werden können
- Rollenbasierte Berechtigungskonzepte, um Datenschutz und Compliance sicherzustellen
Ein systemischer Ansatz, der sowohl technologische Anforderungen als auch die Experience neuer Kolleg:innen berücksichtigt, ist daher aus Expertensicht essenziell für nachhaltigen Erfolg im Preboarding.
Vor- und Nachteile von Preboarding im Überblick
Obwohl Preboarding zahlreiche strategische und operative Mehrwerte bietet, sollten Unternehmen auch mögliche Einschränkungen und Herausforderungen im Blick behalten:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
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CLEVIS‑Perspektive aus der Projektpraxis:
In unseren HR‑Digitalisierungsprojekten zeigt sich immer wieder, dass der tatsächliche Nutzen von Preboarding stark davon abhängt, wie groß ein Unternehmen ist, wie professionell HR und IT aufgestellt sind und wie komplex die Employee‑Journey insgesamt gestaltet wird. Während die Vorteile in allen Unternehmensgrößen überwiegen, entfalten sie sich sehr unterschiedlich – und genau darin liegen häufig die unterschätzten Herausforderungen.
Bei KMU führt Preboarding meist sehr schnell zu einer deutlichen Entlastung der HR‑Administration, weil Dokumente, Rückfragen und IT‑Vorbereitungen endlich strukturiert laufen. Der Nachteil: Viele kleinere Unternehmen überschätzen den notwendigen initialen Aufwand oder wählen Tools, die für ihren Bedarf zu komplex sind. In diesem Segment empfehlen wir oft einen „Lean‑Start“ mit 3–5 klar definierten Bausteinen.
Im Mittelstand sind die Vorteile besonders groß: Prozesssicherheit, geringere No‑Shows und bessere Abstimmung zwischen HR, IT und Fachbereich. Gleichzeitig scheitert Preboarding hier häufig an fehlenden Rollen‑ und Berechtigungskonzepten oder unklaren Zuständigkeiten. Ein häufiger Stolperstein ist, dass Preboarding zwischen ATS, HR‑Core und DMS „verloren geht“, wenn keine übergreifende HR‑IT‑Architektur existiert.
In Konzernen wirkt Preboarding vor allem als Governance‑Instrument. Hier sind internationale Konsistenz, Compliance und automatisierte Workflows die größten Hebel. Die Nachteile liegen weniger im Konzept selbst, sondern in der Komplexität der Systemlandschaften: globale Templates, lokale rechtliche Anforderungen und lange IT‑Vorlaufzeiten müssen früh berücksichtigt werden.
Rechtliche Aspekte im Preboarding-Prozess
Die Implementierung eines digitalen Preboarding-Prozesses bringt für Unternehmen zwingend die Einhaltung verschiedener rechtlicher Anforderungen mit sich. Insbesondere der Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten steht dabei im Fokus.
Zu den wichtigsten zu beachtenden Punkten zählen:
- Datenschutz nach DSGVO: Ab dem Moment der Vertragsunterzeichnung gelten die Datenschutzregelungen der EU-DSGVO. Personenbezogene Daten dürfen ausschließlich für preboarding-relevante Zwecke verarbeitet und müssen sicher gespeichert werden. Zugriffsbeschränkungen und Verschlüsselung sind hierbei essenziell.
- Elektronische Signaturen: Digitale Unterschriften bei Dokumenten wie Betriebsvereinbarungen, IT-Nutzungsrichtlinien oder Datenschutzinformationen müssen rechtskonform erstellt und verarbeitet werden, etwa durch qualifizierte elektronische Signaturen.
- Informationspflichten: Bereits vor dem offiziellen Arbeitsbeginn besteht eine Informationspflicht über Datenverarbeitung, interne Standards sowie Compliance-Themen.
- Arbeitsrechtliche Vorgaben: Bei der Übermittlung von Arbeitsmitteln oder im Rahmen von digitalen Schulungen vor dem ersten Arbeitstag müssen Regelungen zur Arbeitszeit und Vergütung beachtet werden, da verpflichtende Maßnahmen vor Dienstantritt teils abrechnungsrelevant sein können.
- Vertraulichkeit und Geheimhaltung: Vereinbarungen zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder zur IT-Sicherheit sollten dokumentiert und transparent kommuniziert werden.
HR und IT müssen daher eng zusammenarbeiten, um rechtliche Risiken zu minimieren und einen vertrauenswürdigen, gesetzeskonformen Preboarding-Prozess sicherzustellen.
Schritte zur erfolgreichen Implementierung von Preboarding-Prozessen
Für die wirksame Einführung eines Preboarding-Konzepts ist ein systematisches und methodisch abgestimmtes Vorgehen unerlässlich. Im Fokus steht die Verknüpfung technologischer, organisatorischer und kultureller Anforderungen zu einem nahtlosen Gesamtkonzept. Kernschritte für die Umsetzung sind:
1. Bedarfserhebung und Zieldefinition: Analyse des Status quo sowie Ableitung unternehmensspezifischer Ziele und Erfolgskennzahlen für den Preboarding-Prozess.
2. Auswahl geeigneter HR-IT-Lösungen: Identifikation und Evaluation passender Software für Workflow-Automatisierung, Self-Service-Portal sowie Schnittstellenintegration.
3. Standardisierung der Inhalte und Kommunikation: Entwicklung modularer, adaptierbarer Informationspakete, Vorlagen und interaktiver Formate gemäß Corporate Identity und Compliance-Vorgaben.
4. Zusammenarbeit der relevanten Fachbereiche: Einbindung von HR, IT, Fachbereichen und Office Management zur klaren Rollen- und Aufgabenverteilung.
5. Testphase und Feedbackintegration: Pilotierung des Preboarding-Prozesses mit ausgewählten Mitarbeitenden und systematische Auswertung des Feedbacks zur Feinjustierung.
6. Rollout und kontinuierliche Optimierung: Flächendeckende Einführung, flankiert von Monitoring, Erfolgsmessung (z.B. Frühfluktuation, Time-to-Performance) und kontinuierlicher Weiterentwicklung auf Basis neuer Erkenntnisse und technologischer Innovationen.
Ein strukturiertes, iteratives Vorgehen entlang dieser Schritte gewährleistet, dass Preboarding nicht als Einmalprojekt, sondern als nachhaltiger Bestandteil der HR-Strategie verankert wird.
Tipps & Tricks für ein wirkungsvolles Preboarding
Um das volle Potenzial eines Preboarding-Prozesses auszuschöpfen, sollten Sie folgende praxiserprobte Tipps berücksichtigen:
- Persönliche Ansprache wählen: Individualisierte Begrüßungen und persönliche Ansprechpartner:innen erhöhen das Zugehörigkeitsgefühl ab Tag eins.
- Multimediale Inhalte nutzen: Willkommen-Videos, interaktive Unternehmensrundgänge oder Podcasts sorgen für ein modernes, ansprechendes Preboarding-Erlebnis.
- Transparenz und Orientierung bieten: Eine klar strukturierte Roadmap mit nächsten Schritten hilft, Unsicherheiten zu beseitigen und Erwartungen zu managen.
- Aktive Einbindung fördern: Frühzeitige Integration in Teamchats oder Networking-Formate unterstützt soziale Bindung und Vertrautheit.
- Regelmäßiges Feedback einholen: Kurze digitale Umfragen im Prozess liefern wichtige Erkenntnisse zur Optimierung und signalisieren Wertschätzung.
Mit diesen Maßnahmen lässt sich Preboarding flexibel an individuelle Unternehmensbedarfe anpassen und mit wenig Mehraufwand kontinuierlich verbessern.
Fazit
Aus Beratersicht zeigt sich immer wieder: Preboarding scheitert selten an mangelnder Motivation, sondern an fehlender Struktur. Viele HR‑Teams starten zu spät, Fachbereiche sind nicht eingebunden oder Tools werden nur halb genutzt. Besonders häufig sehen wir in Projekten Medienbrüche, etwa wenn Dokumente parallel per E‑Mail, in der E‑Akte und im Bewerbermanagementsystem laufen. Erfolgreiche Unternehmen setzen dagegen auf klare Prozesse, abgestimmte Verantwortlichkeiten und einheitliche Plattformen. KMU profitieren meist von schnellen, pragmatischen Standardlösungen; Konzerne brauchen Skalierbarkeit, Governance und internationale Ausrollkonzepte. Entscheidend ist, Preboarding nicht als isolierten Prozess zu betrachten, sondern als Teil der gesamten HR‑IT‑Architektur – genau hier unterstützt CLEVIS mit Best Practices, Toolauswahl, Templates und Projektbegleitung.
FAQs Preboarding
- Was versteht man unter Preboarding und warum gewinnt es an Bedeutung?
- Wie wirkt sich Preboarding auf Mitarbeiterbindung und -motivation aus?
- Welche technologischen Lösungen unterstützen den Preboarding-Prozess?
- Welche rechtlichen Aspekte müssen bei der Implementierung von Preboarding beachtet werden?
- Wie können Unternehmen Herausforderungen beim Preboarding überwinden?
Was versteht man unter Preboarding und warum gewinnt es an Bedeutung?
Preboarding bezeichnet alle Maßnahmen zwischen Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und dem ersten Arbeitstag, um neue Mitarbeitende frühzeitig zu informieren und einzubinden. Es gewinnt durch Digitalisierung und den Fokus auf eine verbesserte Employee Experience an Bedeutung.
Wie wirkt sich Preboarding auf Mitarbeiterbindung und -motivation aus?
Ein professionell gestaltetes Preboarding stärkt die emotionale Bindung zum Unternehmen, fördert die Identifikation und reduziert dadurch die „No-Shows“ am ersten Arbeitstag, was die Mitarbeiterbindung und -motivation deutlich erhöht.
Welche technologischen Lösungen unterstützen den Preboarding-Prozess?
Moderne Preboarding-Prozesse nutzen HR-IT-Systeme wie Self-Service-Portale für den ersten Kontakt, digitale Signaturen für Dokumente und Schnittstellen zu Learning Management Systems zur nahtlosen Datenübertragung und Vereinfachung von Compliance-Prozessen.
Welche rechtlichen Aspekte müssen bei der Implementierung von Preboarding beachtet werden?
Beim digitalen Preboarding müssen Datenschutz nach DSGVO, die korrekte Handhabung elektronischer Signaturen, Informationspflichten, arbeitsrechtliche Vorgaben und der Schutz von Geschäftsgeheimnissen beachtet werden.
Wie können Unternehmen Herausforderungen beim Preboarding überwinden?
Unternehmen können Herausforderungen durch die Auswahl skalierbarer HR-IT-Lösungen, Einführung von Self-Service-Angeboten, Nutzung standardisierter digitaler Vorlagen und Implementierung rollenbasierter Berechtigungskonzepte erfolgreich bewältigen.
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