von Nina Bauer
Zuletzt aktualisiert: 16.02.2026
Lesedauer: 7 MinutenWas versteht man unter HRIS?
Ein HRIS (Human Resource Informationssystem) ist das digitale Herz Ihrer HR-Abteilung. Statt zahllosen Excel-Listen und Papierordnern bündelt das System alle Personaldaten und HR-Prozesse auf einer einzigen Plattform: Übersichtlich, sicher und schnell verfügbar. Sie können Mitarbeiterdaten, Zeitnachweise, Gehaltsabrechnung und Recruiting zentral verwalten und mit wenigen Klicks Berichte erstellen. Das spart enorm Zeit im Tagesgeschäft, reduziert Fehler und gibt Ihrem HR-Team den Freiraum, sich auf die Themen zu konzentrieren, die Ihr Unternehmen wirklich voranbringen.
Kurz: Ein HRIS macht Personalmanagement digital, effizient und zukunftssicher und legt die Grundlage für bessere, strategische Entscheidungen.
Funktionen von HRIS:
Ob Recruiting, Zeitmanagement oder Payroll: Mit einem HRIS automatisieren Sie Routineaufgaben, erstellen Berichte per Klick und behalten alle Vorgänge jederzeit im Überblick. Dank Self-Service-Funktionen können Mitarbeitende persönliche Daten, Urlaubstage oder Arbeitszeiten eigenständig verwalten – das sorgt für Transparenz und beschleunigt interne Prozesse. Individuelle Zugriffsrechte garantieren höchste Datensicherheit.
Auch komplexe Bereiche wie Vergütungsmanagement, Talentmanagement und 360-Grad-Feedback werden mit einem HRIS effizient abgebildet. Analyse- und Reporting-Tools helfen Ihnen, personelle Entwicklungen und Trends frühzeitig zu erkennen und gezielt zu steuern. Recruiting-Module bieten optimierte Bewerbungsprozesse und sorgen für ein reibungsloses Onboarding neuer Talente.
Kurz gesagt: Mit HRIS bündeln Sie alle HR-Funktionen in einer Lösung, gewinnen Zeit, senken Kosten und steigern die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden für ein zukunftsfähiges, digitales Personalmanagement.
HRIS-Funktionen im Überblick
Mithilfe eines HRIS lassen sich alle Daten der Personalabteilung und der Beschäftigten verwalten. Sämtliche Personaldokumente werden in einer einzigen, leicht zugänglichen Datenbank gespeichert. HR-Prozesse lassen sich so problemlos automatisieren und Berichte auf Knopfdruck erstellen. Das ist übersichtlich und erfüllt die Datenschutzanforderung.
An diesem Prozess sind viele beteiligt, intern wie auch extern: Personaler:innen, Lohnbuchhalter:innen, Steuerberater:innen, aber auch Mitarbeitende des Finanzamts sowie der Sozialversicherungen. Das macht die Payroll sehr komplex.
Jedes HRIS-System bietet auch Funktionen zur Zeitverwaltung an. Zeiterfassungssysteme erfassen das Kommen und Gehen der Mitarbeitenden elektronisch und erinnern die Beschäftigten daran, ihre Zeiterfassungsbögen pünktlich für die Lohnabrechnung einzureichen. Außerdem können Krankheitstage, bezahlte Freistellungen, Urlaubstage und vieles mehr über ein Personalinformationssystem beantragt und genehmigt werden.
In einigen Personalinformationssystemen lässt sich der gesamte Vergütungsmanagementprozess abwickeln, einschließlich Gehaltsprüfungen, Boni und Aktienzuteilung. Alle Beteiligten wie Personal- und Finanzabteilung, Geschäftsleitung und Manager haben jederzeit Zugriff auf die benötigten Daten.
Einige HRIS-Systeme unterstützen auch das Talentmanagement. Sie bieten 360-Grad-Leistungsbeurteilungen sowohl für Mitarbeitende vor Ort als auch für externe Beschäftigte an. Die Ergebnisse von Mitarbeitergesprächen lassen sich mit wenigen Klicks festhalten und prüfen.
Mit Self Service Funktionen können Angestellte über ein HRIS ihre personalbezogenen Daten selbst verwalten. Sie haben jederzeit Zugriff auf personalrelevante Daten wie beispielsweise Fehlzeiten, Urlaubstage oder Arbeitszeiten. Das sorgt für Transparenz und beschleunigt die Personalprozesse. Damit nicht alle Daten für jeden sichtbar sind und der Datenschutz gewahrt bleibt, gibt es individuelle Zugriffsrechte.
Ein HRIS kann auch dabei helfen, die besten Fachkräfte auf dem Markt zu finden und auszuwählen. Das Stellenangebot kann, zum Beispiel auf mehreren Portalen gleichzeitig eingestellt und die Bewerbungen leicht gesichtet werden. Einige Personalinformationssysteme bieten auch Funktionen für das Onboarding neuer Mitarbeitende an.
Mithilfe zahlreicher Analysefunktionen kann HRIS aussagekräftige Informationen plattformübergreifend in Echtzeitdaten zusammenstellen. Ob Mitarbeiterzahl, Wachstum, Mitarbeiterbindung und Fehlzeiten: mit nur wenigen Klicks lassen sich Entwicklungen im Zeitverlauf darstellen.
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Ziele von HRIS
Ziel eines HRIS ist es, relevante Personaldaten zusammenzuführen und den Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens zu verbessern. Das sorgt für eine optimierte Verwaltung sowie Steuerung der Mitarbeiterkompetenzen und bessere Leistungsergebnisse. Zudem trägt ein datenbasiertes, optimiertes Personalmanagement dazu bei, das Unternehmen wettbewerbsfähig zu halten. Ein Personalinformationssystem kann dabei helfen, eine Belegschaft aufzubauen, die über die richtigen Mitarbeitenden mit den richtigen Fähigkeiten verfügt.
Warum ist der Einsatz von HRIS für Unternehmen so effektiv?
Der Vorteil einer HRIS-Lösung liegt auf der Hand: Alle HR-Anwendungen können über eine einzige Datenbank abgewickelt werden. Sämtliche HR-Funktionen greifen ineinander. Die zentrale und intelligente Datenbank speichert Personalinformationen präzise und aktuell, führt sie zusammen und wertet sie aus. So lassen sich Prozesse automatisieren und zeitaufwändige Routineaufgaben verkürzen, aber auch das Funktionsspektrum in der Personalarbeit erweitern. Personaler:innen bleibt mehr Zeit, strategische Aufgaben wahrzunehmen.
Mit HRIS profitieren Unternehmen jeder Größe:
- Zentraler Zugriff: Alle Personaldaten und HR-Dokumente sind jederzeit und standortübergreifend verfügbar
- Weniger Aufwand: Routineaufgaben wie Urlaubsanträge, Zeiterfassung und Dokumentenpflege werden automatisiert und per Klick erledigt
- Geringere Kosten: Minimaler Verwaltungsaufwand und reduzierte Fehlerrisiken sorgen für ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis
- Perfekter Überblick & höhere Transparenz: Von Abwesenheiten bis Weiterbildung: Alle HR-Daten sind aktuell und übersichtlich abrufbar. Mitarbeiter können vieles direkt selbst steuern
- Mehr Sicherheit: Datenschutz ist garantiert, Updates erfolgen automatisch und sensible Daten sind bestens geschützt
- Flexibel & zukunftssicher: Ein cloudbasiertes HRIS wächst mit Ihrem Unternehmen, lässt sich jederzeit erweitern und integriert weitere Systeme, wie Payroll oder Bewerbermanagement, ohne großen Aufwand
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Wie wählen Sie das richtige HRIS aus?
Sie möchten die Vorteile eines HRIS für den Personalmanagementprozess in Ihrem Unternehmen nutzen? Dann stehen Sie vor einer wichtigen Entscheidung, die einen Einfluss darauf haben kann, ob Sie bestimmte Geschäftsziele erreichen. Folgende Vorgehensweise hat sich bewährt:
- Identifizieren Sie Probleme oder Herausforderungen bei aktuellen Personalprozessen
- Untersuchen Sie, wie ein HRIS helfen kann, diese Hindernisse zu überwinden
- Erstellen Sie eine HRIS-Anforderungscheckliste
- Bewerten Sie HRIS-Anbieter anhand der Checkliste
Diese Kriterien können bei der Auswahl eines passenden HRIS hilfreich sein:
- Kosten: Wie hoch sind die Einrichtungs- und Nutzungskosten eines HRIS?
- Funktionalität: Welche Funktionen benötigen Sie wirklich?
- Kundensupport: Benötigen Sie einen 24/7-Support? Oder reicht es Ihnen, wenn der Kundendienst während der üblichen Geschäftszeiten zur Verfügung steht?
- Branchenexpertise: Wie viel Branchenexpertise sollte Ihr HRIS haben? Ist es auf die Bedürfnisse Ihrer Personalabteilung zugeschnitten?
Praktische Beispiele und Tipps aus der HR-Praxis zur Einführung und Nutzung von HRIS:
- Zeiteinsparung durch digitale Automatisierung von Gehaltsabrechnung und Personalprozessen
- Einfache, mobile Bedienung für Mitarbeiter und Führungskräfte dank intuitiver Apps
- Moderne Analysefunktionen für bessere, datengestützte HR-Entscheidungen
- Skalierbare Lösung, die mit Ihrem Unternehmenswachstum und den HR-Herausforderungen mitwächst
Tipp 1: Nutzer frühzeitig einbinden
Binden Sie die zukünftigen Anwender (HR-Team, Führungskräfte und Mitarbeitende) bereits im Auswahl- und Testprozess des HRIS mit ein. Das Praxisfeedback aus unterschiedlichen Nutzergruppen hilft, Funktionalitäten realistisch zu bewerten, fördert die Akzeptanz und erleichtert die spätere Einführung.
Tipp 2: Schnittstellen und Datenintegration von Anfang an klären
Prüfen Sie bereits vor Projektstart, wie das neue HRIS mit Ihrer bestehenden IT-Landschaft (z. B. Zeitwirtschaft, Payroll, ERP) technisch verzahnt werden kann. Klare Anforderungen und Schnittstellen-Analysen vermeiden teure Nachbesserungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
Fazit:
Ein HRIS verbessert grundsätzlich die Kommunikation zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden und erhöht die Transparenz der HR-Prozesse. Das spart Zeit und Kosten und sorgt für eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Alle profitieren davon, effizienter arbeiten zu können und mehr Transparenz sowie Autonomie über die eigenen Daten zu gewinnen.
Für welche HRIS-Lösung sich ein Unternehmen entscheidet, hängt von den Anforderungen des jeweiligen Betriebes ab. Grundsätzlich bieten HRIS-Plattformen eine hohe Flexibilität und können zum Herzstück des digitalen HR-Transformationsprozesses werden.
FAQ zu HRIS
Was ist HRIS?
Ein Personalinformationssystem oder HRIS ist eine intelligente Datenbank, die Personaldaten speichert, verarbeitet und verwaltet. Mit einem Personalinformationssystem können Personaler:innen alle Kernaufgabe der HR-Abteilung vollständig elektronisch und effizient erledigen.
Warum ist HRIS so wichtig?
Durch das Zusammenspiel der verschiedenen Daten, vielfältige Anwendungen und Reporting-Funktionen macht ein HRIS Personaldaten für HR-Manager:innen zugänglich und nutzbar. So können Personaler:innen datenbasierte Entscheidungen treffen und zum Unternehmenserfolg beitragen.
Was macht ein HRIS Spezialist?
HRIS-Spezialist:innen kombinieren Personalwissen mit technischem Know-how. Sie sind für das reibungslose Funktionieren aller IT-Systeme zuständig, die in einer Personalabteilung im Einsatz sind.
Was sind die Vorteile von HRIS?
Der Vorteil einer HRIS-Lösung liegt auf der Hand: Alle HR-Anwendungen können über eine einzige Datenbank abgewickelt werden. Das ermöglicht einen zentralen Zugriff auf Personalinformationen, weniger Aufwand und geringe Kosten für die Personalverwaltung, jederzeit einen perfekten Überblick, eine hohe Transparenz und einen umfassenden Datenschutz.
Welche HRIS Anbieter gibt es?
Was eine HRIS-Plattform im Einzelnen kann, hängt vom jeweiligen Anbieter ab. Einige Systeme konzentrieren sich auf die Kernaufgaben einer HR-Abteilung, andere bieten zusätzliche Funktionen wie Rekrutierung, Bewerberverfolgung, Zeit- und Anwesenheits-Management, Leistungsbeurteilung und Leistungsverwaltung an. Es gibt auch Personalinformationssysteme, die Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende oder Buchhaltungsfunktionen enthalten.
Ein HRIS vereint viele Aufgaben des HR-Managements auf einer einzigen digitalen Plattform. Indem es Personaldaten einfach und effizient miteinander verknüpft, zu analysiert und auswertet, entlastet es die Personalabteilung bei Routineaufgaben und schenkt HR-Manager:innen wertvolle Zeit, um sich komplexen und strategischen Aufgaben widmen zu können.
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