Die Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte, gehört zu den Grundsteinen der HR-Digitalisierung und bringt weitaus mehr Vorteile mit sich, als nur das Papier zu ersetzen.

Indem Unternehmen auf die Digitale Personalakte umstellen, können sie nicht nur standortunabhängigen Zugriff auf wichtige Informationen ermöglichen, sondern auch administrative Prozesse optimieren.

Trotz der vielen Vorteile stellt die Umstellung auf eine digitale Archivierung eine Herausforderung dar, insbesondere für Unternehmen, denen das notwendige Know-how fehlt. In diesem Artikel erfahren Sie, wie eine erfolgreiche Umsetzung im Unternehmen aussehen kann und welche rechtlichen und technischen Aspekte dabei berücksichtigt werden müssen. Der folgende Beitrag zeigt, worauf es dabei ankommt.

Einführung in die Digitale Personalakte

Die Einführung der Digitalen Personalakte revolutioniert das moderne HR-Management. Während Unternehmen früher viel Zeit und Platz für das physische Archivieren von Mitarbeiterdaten benötigten, bietet die Digitale Personalakte eine effiziente und platzsparende Alternative. Dabei stehen der standortunabhängige Zugang und die Möglichkeit, Abläufe mithilfe digitaler Tools zu optimieren, im Vordergrund. Viele Unternehmen sehen sich jedoch mit Herausforderungen konfrontiert, einmal alle Akten und Prozesse zu digitalisieren. Doch gerade mit dem Blick in die Zukunft wird die Verfügbarkeit und Verarbeitung von digitalen Daten immer wichtiger. Im Anschluss wollen wir Ihnen einmal die wichtigsten Daten, Vorteile und Chancen aufzeigen.

• Was ist eine Digitale Personalakte?
  Eine Digitale Personalakte ist eine elektronische Version der traditionellen Personalakte und beinhaltet alle relevanten Personaldokumente der Mitarbeitenden in digitaler Form. Diese Akte ermöglicht es, alle Personaldaten zentral, sicher und effizient zu verwalten. Die digitale Personalakte lässt sich sowohl durch die Mitarbeitenden selbst, als auch die HR- Abteilung und Führungskräfte jederzeit einsehen und aktualisieren. Außerdem ermöglicht eine digitale Personalakte, je nach Anbieter auch direkt die Möglichkeit Dokumente zu teilen, automatisch auf dem aktuellen Stand zu halten und digital zu unterschreiben.

7 Vorteile der digitalen Personalakte

1. Effizienzsteigerung

2. Verbesserte Datenqualität

3. Compliance und Sicherheit

4. Zugänglichkeit und Flexibilität

5. Integration in weitere HR-Prozesse

6. Nachhaltigkeit

7. Datengrundlage

Effizienzsteigerung

Durch die Verlagerung der manuellen Prozesse hin zu standardisierten digitalen Prozessen entfällt das Suchen, Sortieren, Ablegen, Verschicken und Kontrollieren von Akten und die Möglichkeit, das Daten verschwinden oder verlegt werden entfällt vollständig. Einige Prozesse, wie die Erstellung von Bescheinigungen oder Zeugnissen kann außerdem vollständig automatisiert abgebildet werden.

Verbesserte Datenqualität

Durch automatisierte und standardisierte Eingaben werden Fehler minimiert und, da auch die Mitarbeitenden direkten Zugriff auf die Daten haben sind sie aktueller und Änderungen können in Echtzeit durchgeführt werden.

Compliance und Sicherheit

Digitale Personalakten bieten umfangreiche Funktionen um sowohl die gesetzlichen Vorgaben wie Löschfristen und Zugriffskontrollen zu gewährleisten und verfügen i.d.R. auch über ein modernes Sicherheitssystem und Verschlüsselungen. So kann jederzeit sicher und zuverlässig auf die Daten zugegriffen werden.

Zugänglichkeit und Flexibilität

Mitarbeitende, Führungskräfte und HR-Verantwortliche können flexibel von überall auf relevante Dokumente zugreifen und wenn nötig auch von überall Änderungen und Aktualisierungen vornehmen oder anfordern.

Integration in HR-Prozesse

Eine digitale Personalakte ist einer der Grundsteine für digitale HR-Prozesse und lässt sich je nach Anbietern auch reibungslos in andere HR-Prozesse einbinden. Durch eine gute Einbindung lassen sich schnell Daten von verschiedenen Prozessen speichern oder übertragen (z.B. Arbeitsverträge oder Lebensläufe aus dem Recruiting)

Nachhaltigkeit

Indem auf Papier und den Versand der Daten per Post verzichtet wird, lässt sich der CO2 Abdruck erheblich reduzieren. Verträge, Vereinbarungen, Zertifikate und Zeugnisse müssen nicht mehr ausgedruckt und verschickt werden.

Datengrundlage

Mit dem Blick in die Zukunft ist es sehr wichtig, zeitnah Unternehmensdaten für Data Analytics und die Nutzung von internen KI Tools zu speichern. Um von diesen Technologien in Zukunft maximal zu profitieren müssen eigene Daten zur Verfügung gestellt werden.

Implementierung und Herausforderungen der digitalen Personalakte

Die Implementierung einer digitalen Personalakte ist ein zentraler Schritt in der HR-Digitalisierung, der jedoch sorgfältig geplant und umgesetzt werden muss. Aus unserer Erfahrung zeigt sich, dass Unternehmen dabei auf mehrere Aspekte achten sollten, um eine erfolgreiche Einführung sicherzustellen und typische Stolpersteine zu vermeiden.

1. Planung und Vorbereitung

Die erste Aufgabe ist die Analyse der bestehenden Prozesse und Dokumentenstrukturen. Unternehmen müssen klären, welche Dokumente digitalisiert werden sollen und wie Zugriffsrechte sowie rechtliche Anforderungen umgesetzt werden können.

Dabei sind folgende Schritte essenziell:

• Prozessanalyse: Welche Dokumente und Daten sind relevant? Welche Workflows müssen angepasst werden?
• Datenbereinigung: Vor der Migration sollten Stammdaten und Dokumente auf Vollständigkeit und Aktualität überprüft werden.
• Technische Anforderungen: Die Integration der digitalen Personalakte in bestehende Systeme wie Payroll oder Zeitwirtschaft sollte frühzeitig geplant werden.

2. Digitalisierung von Papierakten

Gerade für größere Unternehmen mit Schränken voller Akten stellt die Digitalisierung eine erhebliche Herausforderung dar. Die Menge an physischen Dokumenten kann enorm sein, insbesondere wenn historische Daten über viele Jahre hinweg archiviert wurden.

Typische Herausforderungen sind:

• Zeit- und Ressourcenaufwand: Das Einscannen und Kategorisieren von Dokumenten ist zeitintensiv und erfordert enormen personellen Aufwand.
• Qualitätssicherung: Dokumente müssen korrekt eingescannt, benannt und kategorisiert werden, um später eine einfache Auffindbarkeit zu gewährleisten.

Ein häufiger Stolperstein ist die fehlende Standardisierung der Papierakten. Unterschiedliche Ablagesysteme und uneinheitliche Dokumentenformate können die Digitalisierung erheblich erschweren. Hier ist es sinnvoll, vorab klare Standards zu definieren und gegebenenfalls externe Dienstleister einzubinden, die auf die Digitalisierung von großen Aktenmengen spezialisiert sind.

3. Herausforderungen bei der Implementierung

Neben der Digitalisierung der Papierakten gibt es weitere typische Herausforderungen, die Unternehmen bei der Einführung einer digitalen Personalakte bewältigen müssen:

• Schnittstellenprobleme: Die Integration in bestehende HR-IT-Systeme kann durch fehlende Standards oder veraltete Systeme erschwert werden.
• Akzeptanz bei Mitarbeitenden: Die Einführung neuer Technologien erfordert ein gezieltes Change Management, um Widerstände zu minimieren und die Mitarbeitenden als zentrale Nutzer mit einzubinden.
• Rechtliche Anforderungen: Besonders bei internationalen Unternehmen müssen standortabhängig, lokale gesetzliche Vorgaben berücksichtigt werden

Gesetzliche Grundlagen und Datenschutz

Aktuell gilt in Deutschland noch keine Pflicht für die digitale Speicherung aller Mitarbeiterdaten (Stand: Januar 2026). Dennoch sind Arbeitgeber verpflichtet bestimmte Daten der Mitarbeitenden zu speichern.

Dazu gehören:

• Lohnabrechnungen
• Dokumente zum Mutterschutz
• Arbeitszeiten
• Sozialversicherungsnachweise
• Lohnsteuernachweise
• Zusatzvereinbarungen

Seit 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, spezifische Entgeltunterlagen ausschließlich digital zu führen (s. § 8 Abs. 2 BVV). Diese Regelungen entstehen gemäß der Beitragsverfahrensordnung (BVV) und ergänzen die Anforderungen des Siebten Gesetzes zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch. Ab 2027 sind dazu alle Unternehmen verpflichtet, denn nur bis dahin gilt die mögliche Befreeiung.

Datenschutzrichtlinien, die beachtet werden müssen

Im Hinblick auf den Datenschutz sollten die folgenden Überlegungen und Maßnahmen berücksichtigt werden:

• Elektronische Verschlüsselung: Personalakten müssen sicher elektronisch verschlüsselt sein, um unerlaubten Zugriff zu verhindern.
• Zugriffsrechte: Nur Personen mit einem berechtigten arbeitsbezogenen Interesse sollten Zugang zu den Akten erhalten.
• Revisionssicherheit: Personenbezogene Informationen und Dokumente müssen revisionssicher hinterlegt sein.
• Einholung der Zustimmung: Mitarbeiter müssen zustimmen, dass ihre Daten digital erfasst werden.
• Aufbewahrungsfristen: Personalakten sollten gemäß steuerrechtlichen Vorschriften aufbewahrt werden, mindestens drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. In speziellen Fällen gelten längere Fristen, etwa sechs oder zehn Jahre.