Arbeitsbescheinigung: Definition und Inhalt inkl. Vorlage zum Downloaden

Die Arbeitsbescheinigung stellt ein essenzielles Dokument im Arbeitsverhältnis dar, das Arbeitgeber:innen gegenüber ihren Mitarbeiter:innen zur Verfügung stellen müssen, sobald deren Beschäftigungsverhältnis endet oder enden soll. Als wichtiger Bestandteil der administrativen Prozesse im Personalwesen sichert dieses Dokument den Übergang der Arbeitnehmer:innen zu einer neuen Beschäftigung oder in die Arbeitslosigkeit und ermöglicht staatlichen Stellen wie der Agentur für Arbeit die korrekte Berechnung und Auszahlung von Arbeitslosengeld. Doch welche Angaben enthält die Arbeitsbescheinigung konkret, welche Pflichten haben Arbeitgeber bei der Erstellung, und wo lauern Fehlerquellen bei der administrativen Abwicklung?

In diesem Artikel erfahren HR-Verantwortliche, Personalverantwortliche und Führungskräfte, welche Aspekte rund um die Arbeitsbescheinigung unbedingt zu beachten sind.

Was genau ist eine Arbeitsbescheinigung und wann ist sie erforderlich?

Die Arbeitsbescheinigung (§ 312 SGB III) ist ein verpflichtend zu erstellendes Dokument, das Arbeitgeber:innen bei Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses auf Verlangen der ehemaligen Arbeitnehmer:innen oder der Agentur für Arbeit ausstellen müssen. Hauptziel ist es, den Anspruch auf Arbeitslosengeld zu ermitteln und die Dauer sowie die Höhe der Leistungen genau festzustellen. Die Arbeitsbescheinigung ist nicht identisch mit dem Arbeitszeugnis: Während das Arbeitszeugnis über Leistung, Verhalten und Qualifikationen von Beschäftigten informiert, dient die Arbeitsbescheinigung ausschließlich der sozialversicherungsrechtlichen Zweckbestimmung.

Die Arbeitsbescheinigung ist erforderlich bei:

• Beendigung eines Arbeitsverhältnisses (etwa Kündigung, Aufhebungsvertrag, Fristablauf eines zeitlich befristeten Vertrages)
• Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigung gleichermaßen
• jeder Form sozialversicherungspflichtiger Beschäftigung, sowohl befristet als auch unbefristet
• Aufforderung durch Mitarbeiter:innen oder auf Anfrage durch die Agentur für Arbeit

Wichtig ist hierbei zu beachten: Arbeitnehmer:innen haben explizit Anspruch auf eine korrekte, vollständige und zeitnahe Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III. Diese ist zwingend innerhalb von maximal zwei Wochen nach Beschäftigungsende bereitzustellen.

Wichtige Inhalte und Angaben einer korrekten Arbeitsbescheinigung

Um eine vollständige und rechtskonforme Arbeitsbescheinigung erstellen zu können, müssen Arbeitgeber:innen eine Reihe zwingend vorgeschriebener Daten und Angaben erfassen. Umgangssprachlich wird hierfür häufig von „Formularen der Agentur für Arbeit“ gesprochen, da diese standardisiert über Formulare erfasst werden können.

Typische Inhalte umfassen unter anderem:

• Persönliche Angaben:
  • Name, Anschrift und Sozialversicherungsnummer der Arbeitnehmer:innen
  • Unternehmensdaten und Arbeitgeber-Betriebsnummer
• Beschäftigungsdauer und -form:
  • Beginn und Ende des Beschäftigungsverhältnisses
  • Angaben zur Beschäftigungsart (Vollzeit, Teilzeit, Minijob usw.)
• Grund für die Beendigung:
  • Kündigung, Befristungsauslauf, Eigenkündigung oder Aufhebungsvertrag
  • Detaillierte Sachverhaltsbeschreibung bei besonderen Beendigungsgründen, beispielsweise betriebsbedingte Kündigungen
• Vergütungen und Leistungen:
  • Höhe des regelmäßigen monatlichen oder wöchentlichen Arbeitsentgelts
  • Variable Bestandteile wie Prämien, Bonuszahlungen und Sonderzahlungen
  • Angaben zu Urlaubsabgeltungen, eventuellen Abfindungen, Entschädigungen in Geldform des Arbeitgebers
• Sozialversicherungspflicht:
  • Angaben zum regelmäßigen Verdienst
  • Besonderheiten wie Beschäftigungsunterbrechungen und Freistellungen

“ Link zur „Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III: https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/downloads-unternehmen#arbeitsbescheinigung

Auch wenn keine Leistung bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt wird, kann es aus verschiedenen Gründen sinnvoll oder erforderlich sein, eine formlose Arbeitsbescheinigung auszustellen – zum Beispiel:

• Als Nachweis über ein früheres Arbeitsverhältnis (z. B. für eine neue Bewerbung oder für Behörden)
• Für private Zwecke des Mitarbeitenden (z. B. Rentenversicherung, Krankenversicherung, Steuer)
• Auf Wunsch des Mitarbeiters (Informationsinteresse oder persönliche Unterlagen)
• Zur Vorlage beim neuen Arbeitgeber (z. B. für Lohnsteuermerkmale oder Sozialversicherungsnachweise)

Bedeutung des korrekten Ausfüllens: Fehler vermeiden!

HR-Verantwortliche, Sachbearbeiter:innen und Führungskräfte sollten sich bewusst sein, dass inkorrekte Angaben oder zeitliche Verzögerungen bei der Bereitstellung der Arbeitsbescheinigung rechtliche Konsequenzen und Nachteile für Mitarbeitende nach sich ziehen können. Häufige Folgen für Arbeitgeber beinhalten Sanktionen oder Bußgelder, zusätzliche Rückfragen oder Anforderungen seitens der Agentur für Arbeit sowie Konfliktpotenziale mit ausgeschiedenen Beschäftigten.

Wichtig daher: Das Ausfüllen der Arbeitsbescheinigung sollte sorgfältig erfolgen und zeitnah nach Vertragsende abgeschlossen sein. Achten Sie insbesondere darauf, Zahlungen und Vergütungen lückenlos und wahrheitsgemäß wiederzugeben.

Nachweis, Zeitpunkte und HR-Prozessablauf – Wie gelingt die optimale Umsetzung?

Um keine Verzögerungen und Dokumentationslücken entstehen zu lassen, empfiehlt es sich für HR-Abteilungen und Personalverantwortliche, klare Verantwortlichkeiten sowie standardisierte Arbeitsprozesse rund um die Arbeitsbescheinigung zu implementieren:

Vor- und Nachteile der Arbeitsbescheinigung in der HR-Praxis

Wie bei vielen administrativen Prozessen bietet die korrekte Erstellung einer Arbeitsbescheinigung sowohl Vor- als auch Nachteile. Einerseits stellt die Arbeitsbescheinigung eine wichtige Grundlage dar, um administrative Klarheit sowie Rechtssicherheit zwischen Arbeitnehmer:innen, Arbeitgeber:innen und staatlichen Behörden zu schaffen. Andererseits bedeutet die Ausstellung dieser Bescheinigungen einen nicht unerheblichen Aufwand, der gerade ohne digitale Unterstützung zeitintensiv und fehleranfällig sein kann.

Die folgende Tabelle zeigt typische Fehlerquellen bei der Ausstellung sowie bewährte Praxistipps zur effizienten und rechtssicheren Erstellung von Arbeitsbescheinigungen:

Personalabteilungen sollten daher genau prüfen, wie interne Prozesse und technische Lösungen optimal aufgesetzt und genutzt werden, um Vorteile effektiv zu erzielen und Nachteile wie erhöhten Aufwand oder Fehlerquellen auf ein Minimum zu reduzieren.

Rechtlicher Rahmen und relevante Rechtsgrundlagen rund um die Arbeitsbescheinigung

Die Erstellung und Ausstellung einer Arbeitsbescheinigung unterliegt verbindlichen gesetzlichen Vorgaben und Regelungen, deren Beachtung für Arbeitgeber zwingend erforderlich ist.

Wesentliche Rechtsgrundlagen, die HR-Verantwortliche unbedingt berücksichtigen müssen, umfassen insbesondere folgende Gesetzgebung und Aspekte:

• Sozialgesetzbuch (SGB) III (§ 312): Zentrale Rechtsnorm, nach der Arbeitgeber verpflichtet sind, bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses auf Aufforderung der Agentur für Arbeit oder des ehemaligen Arbeitnehmers unverzüglich, spätestens aber innerhalb von zwei Wochen, eine korrekte Arbeitsbescheinigung bereitzustellen.
• Datenschutzrecht (DSGVO und BDSG): Beim Ausfüllen und Bereitstellen der Arbeitsbescheinigung sind strenge Datenschutzrichtlinien zur Verarbeitung personenbezogener Mitarbeitendendaten einzuhalten. Nicht relevante oder sensible Informationen dürfen keinesfalls weitergegeben werden.
• Arbeitsrechtliche Vorgaben: Eine korrekte Darstellung des Beendigungsgrundes (z. B. Kündigung, Befristungsauslauf oder Aufhebungsvertrag) ist zwingend erforderlich, um späteren arbeitsrechtlichen Auseinadersetzungen oder Schadensersatzansprüchen vorzubeugen.
• Bußgeldvorschriften (§ 404 Abs. 2 Nr. 19 SGB III): Verstöße gegen die Pflicht zur rechtzeitigen oder korrekten Ausstellung der Arbeitsbescheinigung können mit empfindlichen Geldbußen von bis zu 2.000 Euro geahndet werden.

Unternehmen sollten daher stets ein aktuelles und umfassendes Verständnis dieser rechtlichen Grundlagen sicherstellen, um negative Konsequenzen zu vermeiden.

Schritt für Schritt zur korrekten Erstellung einer Arbeitsbescheinigung

Um sicherzustellen, dass Ihre Arbeitsbescheinigungen stets korrekt, vollständig und termingerecht erstellt werden, hilft ein standardisierter Prozessablauf mit klar definierten Schritten.

Die folgende Vorgehensweise bietet Ihnen eine Orientierung für die strukturierte Umsetzung im HR-Alltag:

1. Frühzeitige Erfassung der Beschäftigungsbeendigung: Erfassen Sie umgehend nach Bekanntwerden der Beendigung alle relevanten Basisinformationen (Datum, Gründe, beteiligte Personen).

2. Zusammenstellen der erforderlichen Informationen: Stellen Sie zeitnah alle notwendigen Dokumente und Angaben zu Beschäftigungsart, Dauer und Vergütung aus der Personalakte zusammen.

3. Nutzung standardisierter Vorlagen: Verwenden Sie die aktuellen und offiziellen Formulare der Agentur für Arbeit, um formale Fehler von Anfang an zu vermeiden.

4. Zeitnahe Erstellung und Prüfung: Erstellen Sie die Bescheinigung zügig nach Austritt und prüfen Sie sie im Vier-Augen-Prinzip, um Fehler zuverlässig auszuschließen.

5. Versand und Dokumentation: Übermitteln Sie das Dokument fristgerecht an Arbeitnehmer oder Arbeitsagentur und speichern Sie die Bescheinigung revisionssicher digital in der Personalakte.

Tipps & Tricks für eine reibungslose Ausstellung der Arbeitsbescheinigung

Mit diesen bewährten Tipps optimieren Personalverantwortliche die Ausstellung von Arbeitsbescheinigungen effektiv und beugen Problemen frühzeitig vor:

• Erstellen Sie eine detaillierte Checkliste zur Vollständigkeitskontrolle relevanter Angaben, um versehentliche Fehler zu vermeiden.
• Nutzen Sie eine digitale Kalendererinnerung oder Aufgabenplanungssysteme, um Fristen für die Einreichung zuverlässig einzuhalten.
• Benennen Sie klare Ansprechpartner:innen innerhalb Ihres HR-Teams, die für Rückfragen ehemaliger Mitarbeiter:innen oder Behörden schnell verfügbar sind.
• Etablieren Sie regelmäßige interne Audits zur Qualitätssicherung des Prozesses, um Schwächen rechtzeitig zu erkennen und zu beheben.
• Stellen Sie Musterbescheinigungen und Leitfäden für Ihre Sachbearbeiter:innen bereit, damit Formulierungen und Inhalte klar, eindeutig und nachvollziehbar bleiben.
• Legen Sie Vorlagen und Prozesse zur digitalen Archivierung zentral ab, sodass Zugriffsrechte klar geregelt und Dokumente schnell auffindbar sind.