Total Costs of Ownership in der HR-Software: Die wahren Kosten verstehen
In unserer 8-teiligen Reihe zu CLEVIS SmartMatch zeigen wir, welche acht Dimensionen entscheidend sind, um die passende HR-Software für Ihr Unternehmen zu finden.
Dieses Mal geht es um die Total Costs of Ownership (TCoO), also die Gesamtkosten, die im Lebenszyklus einer HR-Software entstehen.
Was sind die Total Cost of Ownership (TCoO) einer HR-Software?
Der Begriff „Total Cost of Ownership“ bezeichnet den gesamten Aufwand, den Ihr HR-Team für Einführung, Betrieb und Betreuung einer HR-Software aufbringen muss.
Oft werden diese Kosten unterschätzt und genau deshalb sollte das Thema bereits bei der Auswahlphase berücksichtigt werden.
Zu den TCoO zählen nicht nur die direkten Lizenz– und Implementierungskosten, sondern auch interne Aufwände, wie etwa Zeit, Ressourcen und Schulungsbedarf.
Welche Bestandteile gehören zu den TCoO?
Die Gesamtkosten setzen sich aus einer Vielzahl an Faktoren zusammen, die über den gesamten Nutzungszeitraum hinweg anfallen.
Dazu gehören:
Setup & Konfiguration
Datenmigration
Anpassungen nach dem Go-Live & laufende Administration
Wartung und Release Management
First Level Support und Betreuung
Schulungen & Wissenserhalt
Ggf. Rollouts in weitere Länder oder Gesellschaften
Diese Schritte summieren sich über die Jahre zu einem beträchtlichen Aufwand, sowohl finanziell als auch personell.
Wer hier frühzeitig plant, kann böse Überraschungen vermeiden.
Welche Faktoren beeinflussen die TCoO?
Die Total Costs of Ownership hängen von verschiedenen technischen und organisatorischen Faktoren ab.
Allgemein gilt:
Je komplexer das System, desto höher der Aufwand für Betrieb, Anpassung und Wartung.
Wichtige Einflussfaktoren sind:
Komplexität des Systems
Anpassungsmöglichkeiten & Individualisierungen
Regelmäßige Wartung & Updates
Support & Administration
Schulungsbedarf & Wissenstransfer
Lizenz- und Implementierungskosten
Ein besonders komplexes System mit vielen kundenspezifischen Prozessen erfordert meist auch mehr interne HR-Ressourcen, um es dauerhaft zu betreiben.
Mit steigender Komplexität steigen auch die Total Costs of Ownership.
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Warum sind die TCoO so wichtig?
Viele Unternehmen betrachten bei der Softwareauswahl nur die Lizenzkosten und übersehen dabei die langfristigen Aufwände. Das führt häufig zu versteckten Kosten und fehlenden Ressourcen im laufenden Betrieb.
Die TCoO helfen, diese Gesamtkosten transparent zu machen, inklusive der internen Aufwände über den gesamten Nutzungszeitraum hinweg.
Nur Lizenzkosten berücksichtigt:
→ Unerwartete Zusatzkosten, Ressourcenmangel, Frustration im Betrieb.
Gesamtkosten kalkuliert (TCoO berücksichtigt):
→ Realistische Budgetplanung, nachhaltiger Betrieb, langfristiger Erfolg.
Wer die Gesamtkosten realistisch kalkuliert, kann besser planen, Ressourcen gezielt einsetzen und die Software im Unternehmen wirklich zum Leben bringen.
Wie lassen sich die TCoO reduzieren?
Es gibt mehrere Strategien, um die TCoO nachhaltig zu senken, ohne auf Qualität zu verzichten:
1. Effiziente Implementierung:
Eine saubere Projektplanung und klare Verantwortlichkeiten vermeiden unnötige Aufwände.
2. Mitarbeitende frühzeitig schulen:
Frühzeitiges Training reduziert spätere Support- und Fehlerkosten.
3. Automatisierung von Routineaufgaben:
Standardprozesse automatisieren, um Ressourcen im Tagesgeschäft zu entlasten.
4. Wartungsverträge optimieren:
Regelmäßige Überprüfung und Anpassung von Verträgen spart bares Geld.
5. Internes Know-how aufbauen:
Wenn Wissen intern verankert ist, sinkt die Abhängigkeit von externen Dienstleistern.
Wer Prozesse schlank hält und intern Kompetenzen stärkt, spart langfristig Zeit und Geld.
Video-Tipp: Total Costs of Ownership einfach erklärt
In unserem Video erklären wir Schritt für Schritt,
was die Total Costs of Ownership wirklich umfassen,
welche Faktoren die Kosten beeinflussen,
und wie Sie mit gezielten Maßnahmen Ihre TCoO reduzieren können.
Fazit: Ganzheitlich denken, realistisch planen
Die Total Costs of Ownership sind der Schlüssel, um den wahren Aufwand hinter einer HR-Software zu verstehen. Wer nur Lizenzpreise vergleicht, plant zu kurz und läuft Gefahr, später Ressourcenengpässe zu erleben.
Ein realistischer Blick auf die TCoO hilft, die tatsächlichen Gesamtkosten zu kalkulieren, die richtigen Anbieter zu vergleichen und langfristig wirtschaftliche Entscheidungen zu treffen.
Das CLEVIS SmartMatch Tool:
Den Überblick behalten
Mit CLEVIS SmartMatch können Sie schon in der Auswahlphase erkennen,
welche Anbieter zu Ihrem Budget, Ihren Ressourcen und Ihren strategischen Anforderungen passen.
Das Tool vergleicht Ihr Anforderungsprofil mit den Eigenschaften führender HR-Softwareanbieter und liefert Ihnen die passende Shortlist für eine fundierte Entscheidung.
Weitere SmartMatch-Erfolgskriterien für dein Anforderungs-Profil
Konfigurationstiefe
Beschreibt den Umfang der Anpassungsmöglichkeit und die Flexibilität des Systems.
Implementierungskosten
Geschätzte, einmalig benötigte Einführungskosten pro Modul.
Internationalisierung
Eignung der Softwarelösung für internationale Standorte eines Unternehmens.
Erfahrungen D/A/CH
Antizipierte Erfahrung, die der Anbieter der HR-Software im D/A/CH Raum.
TCoO
Geschätzter Aufwand für Ihr HR-Team für Einführung, Maintenance, Support und Betreuuung, Administration des Systems, Trainings & Wissen.
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