von Franziska Renger
Zuletzt aktualisiert: 02.11.2026
Lesedauer: 8 Minuten
Arbeitsverträge im Aktenschrank, Bescheinigungen im E-Mail-Postfach, Gehaltsnachweise im Lohnprogramm: In vielen Unternehmen sind Personalunterlagen noch über mehrere Orte verteilt. Eine digitale Personalakte (auch elektronische Personalakte oder E-Personalakte) bündelt alle Dokumente zu Beschäftigten an einem Ort: sicher, durchsuchbar und mit klaren Zugriffsrechten.
Zusätzlichen Schub bekommt das Thema durch eine gesetzliche Änderung. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber ihre Entgeltunterlagen elektronisch führen. Dieser Ratgeber erklärt, welche Anbieter infrage kommen, welche Funktionen wichtig sind und was rechtlich gilt.
Digitale Personalakte: Anbieter 2026 im Überblick
Die folgende Übersicht dient der ersten Orientierung.
| Anbieter | Typ | Unternehmensgröße | Geeignet, wenn … |
|---|---|---|---|
| aconso | Spezialist für Personalakte und HR-Dokumentenprozesse | Mittelstand, Konzern | komplexe HR-Dokumentenprozesse, automatisierte Dokumentenerstellung und Integration in bestehende Systeme wie SAP, Workday oder ServiceNow wichtig sind. |
| d.velop | DMS-basiert | Mittelstand, Konzern | die digitale Personalakte in ein unternehmensweites DMS eingebettet werden soll. |
| PeopleDoc (UKG HR Service Delivery) | Spezialist für Personalakte und HR Service Delivery | Konzern, international | Mitarbeiterdokumente aus unterschiedlichen Quellen zentral verwaltet und HR-Dokumentenprozesse über verschiedene Teams oder Länder hinweg organisiert werden sollen. UKG führt die Lösung aktuell unter HR Service Delivery. |
| OpenText | DMS-/ECM-basiert | Mittelstand, Konzern – je nach Produktvariante | die Dokumentenverwaltung eng in SAP SuccessFactors eingebunden und die Personalakte in HR-Prozesse integriert werden soll. |
| Factorial | All-in-One-HR | KMU | Personalakte, Abwesenheiten und Zeiterfassung in einer HR-Lösung zusammengeführt werden sollen. |
| HRworks | All-in-One-HR | KMU, Mittelstand | die Personalakte Teil einer HR-Lösung mit weiteren administrativen Funktionen sein soll. |
| rexx systems | HR-Suite (modular) | Mittelstand | die Personalakte als Bestandteil einer modularen HR-Suite genutzt und mit weiteren HR-Prozessen verbunden werden soll. |
| GuideCom | HR-Suite mit digitaler Personalakte | Mittelstand, Großunternehmen | die Personalakte in eine HR-Lösung eingebunden und der Zugriff für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende rollenbasiert gesteuert werden soll. |
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Was gehört in die digitale Personalakte und was nicht?
Bewährt hat sich eine Gliederung in feste Register:
| Register | Typische Inhalte |
|---|---|
| Bewerbung & Einstellung | Bewerbungsunterlagen der eingestellten Person, Zeugnisse, Personalfragebogen |
| Vertrag | Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen, Zusatzvereinbarungen |
| Entgelt & Sozialversicherung | Entgeltunterlagen, Lohnsteuer- und SV-Nachweise, Befreiungsbescheide, A1-Bescheinigungen |
| Qualifikation & Entwicklung | Zertifikate, Weiterbildungsnachweise, Beurteilungen, Zielvereinbarungen |
| Abwesenheiten | Urlaubsanträge, Elternzeit, Bescheinigungen (ohne Diagnosen) |
| Arbeitsrechtliches | Abmahnungen, Ermahnungen, Gegendarstellungen |
| Austritt | Kündigung, Aufhebungsvertrag, Arbeitszeugnis, Abmeldung |
Ist die digitale Personalakte Pflicht? Was gilt ab 2027?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es nicht. Für einen wichtigen Teil der Unterlagen gelten jedoch klare Vorgaben:
- Nach § 28f SGB IV in Verbindung mit § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sind die ergänzenden Entgeltunterlagen bereits seit dem 1. Januar 2022 grundsätzlich elektronisch zu führen.
- Bislang konnten sich Arbeitgeber auf Antrag davon befreien lassen. Diese Möglichkeit endet mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht ausnahmslos für alle Arbeitgeber.
- Betroffen sind alle Unterlagen, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung oder die Beitragsberechnung relevant sind. Dazu gehören etwa Befreiungsanträge bei Minijobs, Erklärungen kurzfristig Beschäftigter, Immatrikulationsbescheinigungen, Nachweise zur Elterneigenschaft, Unterlagen zur Staatsangehörigkeit oder zu Entsendungen ins Ausland.
- Gehen solche Unterlagen ab 2027 auf Papier ein, müssen sie digitalisiert werden. Unterlagen aus einem genehmigten Befreiungszeitraum müssen nach Angaben der IHK nicht rückwirkend digitalisiert werden.
Vorteile einer digitalen Personalakte
- Schneller Zugriff und weniger Suchaufwand: Dokumente sind per Volltextsuche in Sekunden auffindbar, auch ortsunabhängig und im Homeoffice. Das spart Zeit bei Auskunftsersuchen, Betriebsprüfungen oder Rückfragen von Führungskräften.
- Mehr Datenschutz durch Rollen und Rechte: Anders als beim Aktenschrank lässt sich genau steuern, wer welche Register sehen darf, etwa HR vollständig und Führungskräfte nur ausgewählte Bereiche. Jeder Zugriff wird protokolliert. Sehr sensible Daten können zusätzlich verschlüsselt werden. Akten müssen zudem nicht mehr innerhalb des Unternehmens verschickt werden, was ein erhebliches Sicherheitsrisiko reduziert.
- Rechtssicherheit bei Fristen und Aufbewahrung: Automatische Erinnerungen an befristete Verträge, Probezeiten oder ablaufende Nachweise verhindern Versäumnisse. Löschfristen lassen sich hinterlegen und nachweisbar umsetzen, eine zentrale Anforderung der DSGVO.
- Integration in weitere HR-Prozesse: Die digitale Personalakte ist häufig das Herzstück der HR-IT. Neue Mitarbeitende lassen sich aus dem Recruiting übernehmen, Dokumente aus Recruiting, Onboarding, Lohnabrechnung oder Zeitwirtschaft landen automatisch im richtigen Register. Über den Employee Self Service können Mitarbeitende eigene Dokumente einsehen und Daten selbst pflegen.
- Weniger Platz und Papier: Aktenschränke und Archivräume entfallen weitgehend. Dokumente werden digital erzeugt, signiert und abgelegt, ohne Druck, Versand oder Ablage. Das verbessert zugleich den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens.
Herausforderungen bei der Einführung
- Digitalisierung der Bestandsakten: Die größte Aufgabe ist meist der Altbestand. Unternehmen haben drei Optionen: alle Akten auf einmal scannen (intern oder per Dienstleister), nur neue Vorgänge digital führen (Stichtagslösung) oder Akten schrittweise digitalisieren. Für das ersetzende Scannen, bei dem Papieroriginale anschließend vernichtet werden, sind klare Verfahrensregeln nötig. Spezialisierte Dienstleister können datenschutzgerecht digitalisieren, das ist allerdings mit Kosten verbunden.
- Originale und Schriftform: Nicht jedes Dokument darf nur digital vorliegen. In Deutschland unterliegen etwa Arbeitsverträge oder Kündigungen der Schriftform. Solche Originale müssen weiterhin auf Papier aufbewahrt werden.
- Datenschutz, Betriebsrat und Revisionssicherheit: Benötigt werden ein Rollen- und Rechtekonzept, ein Löschkonzept, ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter sowie revisionssichere Archivierung nach GoBD für steuerrelevante Unterlagen. Da die Software Verhalten oder Leistung von Beschäftigten erfassen kann, ist in der Regel der Betriebsrat zu beteiligen.
- Backup und Ausfallsicherheit: Digitale Daten können durch Systemausfälle, Schadsoftware oder technische Fehler verloren gehen. Robuste Backup- und Wiederherstellungsprozesse gehören deshalb zur Auswahl dazu.
CLEVIS hilft, die richtige HR-Software auszuwählen – anbieterunabhängig und ohne sich im Markt zu verlieren
Der HR-Software-Markt ist unübersichtlich: viele Anbieter, ähnliche Versprechen, unterschiedliche Architekturen. Wir zeigen, wie Unternehmen HR-Software strukturiert auswählen – passend zu Zielbild, Prozessen und Organisation.
Wichtige Funktionen: Worauf ist bei der Auswahl zu achten?
| Funktion | Warum sie wichtig ist | Priorität |
|---|---|---|
| Rollen- und Rechtekonzept | Steuert, wer welche Register sehen und bearbeiten darf | Pflicht |
| Strukturierte Register & Vorlagen | Einheitlicher Aufbau, schnelles Wiederfinden, Dokumente aus Vorlagen erzeugen | Pflicht |
| Fristen- und Löschmanagement | Erinnerungen und DSGVO-konforme automatische Löschung | Pflicht |
| Revisionssichere Archivierung | Unveränderbarkeit und Nachweisbarkeit (GoBD) | Pflicht |
| Integration Payroll & HR-Systeme | Entgeltunterlagen und Stammdaten ohne Doppelerfassung | Pflicht |
| Digitale Signatur | Verträge und Vereinbarungen digital unterschreiben (soweit zulässig) | Wichtig |
| Employee Self Service | Mitarbeitende sehen eigene Dokumente und pflegen Daten | Wichtig |
| Scan- und Importfunktion | Digitalisierung des Altbestands, automatische Zuordnung | Wichtig |
| Mobile Nutzung | Zugriff für Führungskräfte und Mitarbeitende unterwegs | Nice-to-have |
Welche Lösung passt zu meinem Unternehmen?
Es gibt verschiedene Anbietertypen. Die richtige Auswahl hängt von der Unternehmensgröße und den speziellen Anforderungen ab. Hier eine erste Einordnung zur Auswahl:
| Typ | Stärken | Grenzen | Typisch für |
|---|---|---|---|
| All-in-One-HR-Software | Schnell eingeführt, Personalakte eng mit anderen HR-Modulen verbunden | Begrenzte Tiefe bei komplexen Dokumentenprozessen | KMU |
| HR-Suite (modular) | Durchgängige HR-Prozesse, einheitliche Stammdaten | Höherer Konfigurationsaufwand | Mittelstand |
| Spezialisierte Personalakten-Lösung | Hohe Dokumententiefe, Vorlagen, Workflows, oft starke SAP-Integration | Zusätzliches System neben HRIS und Payroll | Mittelstand, Konzern |
| DMS-basierte Lösung | Einheitliche Archivierung im ganzen Unternehmen, Revisionssicherheit | HR-spezifische Funktionen teils schwächer | Unternehmen mit bestehendem DMS |
Digitale Personalakte einführen in 6 Schritten
- Ist-Analyse: Wo liegen heute welche Unterlagen? Wie viele Papierakten gibt es? Welche Systeme sind im Einsatz?
- Aktenstruktur festlegen: Register, Dokumentarten, Benennungen und Aufbewahrungsfristen definieren.
- Rechte- und Löschkonzept erstellen: Wer sieht was? Wann wird was gelöscht? Datenschutz und Betriebsrat früh einbinden.
- Software auswählen: Anforderungen nach Muss, Soll und Kann priorisieren, Shortlist bilden und Anbieter anhand realer Use Cases demonstrieren lassen.
- Altbestand digitalisieren und migrieren: Vorgehen festlegen (Komplettscan, Stichtag oder schrittweise), Dokumente zuordnen, Qualität prüfen.
- Rollout und Betrieb: HR, Führungskräfte und Mitarbeitende schulen, Parallelablage auf Papier beenden, Prozesse nach dem Go-live nachschärfen.
Zeitplan beachten: Wer die elektronische Führung der Entgeltunterlagen zum 1. Januar 2027 noch umsetzen muss, sollte mit Ist-Analyse und Softwareauswahl umgehend beginnen.
Fazit
Die digitale Personalakte ist mehr als ein digitaler Aktenschrank. Sie schafft schnellen Zugriff, mehr Datenschutz durch klare Rechte und Rechtssicherheit bei Fristen und Löschungen. Mit der Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen ab 2027 wird sie für viele Unternehmen zusätzlich dringlich. Bei der Auswahl zählen weniger die Grundfunktionen, die die meisten Anbieter abdecken, sondern Rechtekonzept, Integration in Payroll und HR-Systeme sowie ein durchdachter Plan für den Altbestand.
Häufig gestellte Fragen
Die digitale Personalakte ist die elektronische Form der Personalakte. Sie bündelt alle Dokumente zum Beschäftigungsverhältnis zentral, strukturiert sie nach Registern und macht sie nur berechtigten Personen zugänglich.
Eine generelle Pflicht gibt es nicht. Ab dem 1. Januar 2027 müssen jedoch die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV elektronisch geführt werden. Die Befreiungsmöglichkeit endet zum 31. Dezember 2026. Eine digitale Personalakte ist der einfachste Weg, das umzusetzen.
Unter anderem Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen, Entgelt- und Sozialversicherungsnachweise, Qualifikationsnachweise, Beurteilungen, Abmahnungen sowie Unterlagen zum Austritt. Nicht hinein gehören etwa ärztliche Diagnosen oder private Notizen.
Grundsätzlich ja, wenn ein ordnungsgemäßes Verfahren zum ersetzenden Scannen besteht. Ausgenommen sind Dokumente, für die das Original benötigt wird, etwa wegen Schriftformerfordernissen.
Ja, wenn Rechtekonzept, Löschfristen, Protokollierung, sicheres Hosting und ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter vorhanden sind. Richtig umgesetzt ist sie meist sicherer als eine Papierakte.
Ja. Beschäftigte haben nach § 83 BetrVG ein Recht auf Einsicht in ihre Personalakte, zudem ein Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO. Viele Systeme ermöglichen die Einsicht direkt über einen Employee Self Service.
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