Ist die passende Digitalisierungsstrategie und HR-Software gewählt, helfen wir, als der richtige Umsetzungspartner, zum Erfolg der Vision.
Eine professionelle Begleitung der HR-Software-Implementierung stellt einen reibungslosen Ablauf sicher.
Dabei spielt es keine Rolle, ob man eine Bewerbermanagement Software für ein kleines, mittelständisches Unternehmen einführen möchte, ein globales Lernmanagementsystem an zahlreichen Standorten live schalten, bestehendes Performance-Management-System schrittweis in verschiedenen Ländern ausrollen oder auch eine bereits eingeführte Software migrieren möchte.
Wir machen seit über 15 Jahren nichts anderes als HR-IT-Projekte und dabei, Projekte erfolgreich zu machen.
HR Software Implementierung im Überblick
Betrieb
Typischer Projektablauf einer HR Software Implementierung
In vielen Fällen haben wir schon während der Softwareauswahl miteinander Kontakt und lernen uns gegenseitig sowie die Projektanforderungen kennen. In manchen Fällen gibt es bereits einen Implementierungspartner, der unter Umständen nicht das Know-How in gewissen Teilbereichen liefern kann oder ein spezielles Teilprojekt nicht durchführen soll.
In jedem Falle sind wir die richtige Adresse. Wir können Sie ebenfalls bei der Begleitung des Datenschutzes oder Betriebsrats über die Projektlaufzeit (inklusive der Erstellung von Betriebsvereinbarungen) hinaus unterstützen. Jahrelange Erfahrung in den Themenbereichen macht uns zu einem verlässlichen Partner in der Verhandlungsbegleitung und Dokumentation.
In der Projektmethodik haben Sie die Wahl:
- Wir orientieren uns an dem vom Softwareanbieter empfohlenen Vorgehensmodell.
Unsere zertifizierten Berater/innen stehen Ihnen dabei mit zahlreichen Best-Practice Empfehlungen zur Seite. Dabei achten wir jedoch stets auf unser Motto: Wer immer nur Best-Practice macht, ist auch nur Durchschnitt. - Wir orientieren uns am unternehmerischen Wunschmodell.
Es existiert bereits eine bestehende Projektmethodik (PRINCE2, PMI, IPMA) oder ein laufendes Projekt? Auch hier stehen wir unterstützend parat. Gemeinsam entwerfen wir einen individuellen Projektansatz, der uns zum Erfolg führen wird. - Wir orientieren uns am CLEVIS Modell.
Die Digitalisierung hält auch im HR-Bereich Einzug. Es gibt von uns für jedes Unternehmen einen projekteigenen und individualisierten Sharepoint zur Projektarbeit. Neugierig geworden? Gerne beraten wir auch im Unternehmen vor Ort und geben Einblick in unsrer Arbeitsweise. Erste Impressionen gibt es hier.
CLEVIS hilft, die richtige HR-Software auszuwählen – anbieterunabhängig und ohne sich im Markt zu verlieren
Der HR-Software-Markt ist unübersichtlich: viele Anbieter, ähnliche Versprechen, unterschiedliche Architekturen. Wir zeigen, wie Unternehmen HR-Software strukturiert auswählen – passend zu Zielbild, Prozessen und Organisation.
Die Vorteile
Die digitale Steuerung der HR-Software Implementierung des Projektes
Unsere Strategie ist auf den erfolgreichen Abschluss des Projekts ausgerichtet.
Das Paradoxe am Projektmanagement ist, dass es viel Einvernehmen darüber gibt, wie man es macht, aber es kaum richtig gemacht wird. Laut einer Studie von Price Waterhouse Coopers nutzen 44% der Projektmanager keine Projektmanagementsoftware oder ein geeignetes Framework zur Projektsteuerung, obwohl dies nachweislich zur Performancesteigerung und einer erhöhten Erfolgsquote von Projekten beiträgt. Lediglich 2,5% der Firmen erreichen erfolgreich 100% der Projektziele.
Zusammen kontrollieren wir regelmäßig den Projekterfolg und gestalten die Werkzeuge so, dass „Digital Natives“ genauso eigenmotiviert damit arbeiten wie „Digital Immigrants“.
Projektleistungen
Je nach Softwareanbieter oder auch den individuellen Anforderungen variieren die Projektleistungen und Meilensteine. Essentiell ist für uns die Kundenzufriedenheit und der Erfolg des Prozesses und Produkts im Unternehmen, daher entwerfen wir immer zusammen eine Projekt Strategie. Im Allgemeinen orientieren wir uns dabei an folgenden Eckpunkten:
Ziele & Visionen (Identifikation von Use Cases, Ableiten von KPIs, Scoping der Lösung und des Prozesses)
Vorbereitung:
- Projektplanung (Zeitleisten, Workshops, Aufgabenpakete und Rollen, Staffing)
- Projektorganisation (Steering Committees, Projektregeltermine, Stakeholdermanagement, Medien & Formate)
- Systemlandschaft, Daten und Prozesse (Status quo, Datencheck, Qualitätskontrolle, Begleitung des Datenschutzes und der Mitbestimmung)
Implementierung:
- Projektdurchführung & -management
- Datenmodellierung & -integration (technischer Support, Schnittstellenmanagement)
- Reporting & Automatisierung
- Prototyp-Konfiguration
- Proof-of-Concept Workshops
- User-Acceptance-Tests
- Rollouts
Go-Live:
- Content und Systeminhalte (Lerninhalte, Stellenanzeigen, Zielvereinbarungstemplates, etc.)
- Kommunikation, Change Management und Mindset (Trainings, Handbücher, Screencasts, Events)
- Go-Live Party!
Betrieb:
- Prozessoptimierung (Handlungsimplikationen ableiten, Erfolgsevaluierung & -steering)
- Visualisierung & Enablement (Erstellung eines Dashboards, Systemintegration, Analysen, Trainings, Workshops)
- User Support (1st Level, 2nd Level)
- Outsourced Administration
FAQ zur HR Software Implementierung
Was ist eine HR Software Implementierung?
HR-IT-Software kann nicht einfach in den Warenkorb gelegt und kurz installiert werden. Die bestehenden Prozesse müssen in der neuen Software abgebildet werden, das System muss daher entsprechend individuell „konfiguriert“ werden. Um dabei erfolgreich zu sein, werden geschulte Personen benötigt, die gleichzeitig sowohl Den Fachprozess als auch die IT des Unternehmens verstehen.
Was sind typische Implementierungsprojekte?
Im HR-IT-Umfeld gibt es eine Reihe an typischer Implementierungsprojekte:
- HR Core / HCM / Stammdatenverwaltung (Formulare, Self-Service, Planning, Organigramme, …)
- Einführung eines Systems für Recruiting-/Bewerbermanagement (Stellenanzeigen, Karriereportal, Multiposting, …)
- Lernmanagement (e-Learnings, Veranstaltungs- und Seminarverwaltung, microlearnings, Klassenraumtraings, blended learning, kollaboratives Lernen, …)
- Performance Management (Zielvereinbarungen, Mitarbeitergespräche, Feedback, …)
- Succession Management (Nachfolgeplanung und Nominierung, Matrizen, HR-Panels, …)
- Compensation Management (variables Vergütungsmanagement, Gehaltsrunden, …)
Mit welchen HR-Softwareanbietern arbeitet CLEVIS?
Es gibt eine Anzahl an Anbietern für die verschiedenen HR-Prozesse oder als ganzheitliche HR-Suite. Über die letzten 10 Jahre konnten wir erfolgreiche Projekte mit zahlreichen davon absolvieren, Beispiele sind:
- Haufe Talent Management (ehemals umantis)
- SAP SuccessFactors (sehen Sie sich hierzu auch unsere SF Community of Practice an)
- Cornerstone
- Lumesse ETWeb
- Lumesse TalentLink
- Workday
- Rexx
- Softgarden
- Personio
Zu einigen ausgewählten Partner sind wir zudem zertifiziert.
Was ist ein zertifizierter Implementierungspartner?
Als zertifizierte Implementierungspartner sind unsere Berater:innen geschult auf die spezifischen Projektmethodiken und die Software der Hersteller. Beispielsweise durchlaufen alle Cornerstone-Berater:innen einen mehrmonatigen Zertifizierungsprozess mit Onsite-Workshops und abschließender Prüfung, gefolgt von einem „Shadowing“ während der ersten Projekte. Im Anschluss müssen sich alle Berater:innen alle drei Monate auf Basis der neuen Systemfunktionalitäten und Releases re-zertifizieren.
Wie aufwendig ist die Implementierung einer HR-Software?
Die Voraussetzungen für die Einführung einer HR-Softwarelösung sind je nach Kunde sehr unterschiedlich. Prinzipiell können wir einen Großteil des Aufwands bei der Einführung und dann, wenn die Lösung in Betrieb ist, übernehmen. Es ist jedoch bitte zu bedenken, dass wir für ein erfolgreiches Projekt immer einen fachlich kompetenten und entscheidungsbefugten Ansprechpartner benötigen und intern ebenfalls genügend Ressourcen zur Bearbeitung der Projektaufgaben bereitgestellt werden sollten.
Was ist outsourced administration?
„Outsourced administration“ bezeichnet die Betreeung beispielsweise einer Software durch einen firmenexternen Dienstleister. Manche Kunden wünschen sich eine Betreuung der eingeführten Softwarelösung durch uns auch noch nach dem Go-Live. Gemeinsam entwerfen wir hierzu einen individuell entsprechenden Projektansatz. Aufgaben können unter anderem umfassen:
- Demand und Change Management
- Release Management inkl. Testing
- Systemumgebungs-Management (Train, Test, produktiv inkl. Anonymisierung und Umgebungssetup)
- Datenmanagement
- Schnittstellenmanagement
- User-Support
- Dokumentation
- Zugriffsmanagement
- Fachlicher Support und Beratung
- KPIs und Reporting
CLEVIS sorgt für HR-Digitalisierung ohne teure Fehlentscheidungen
Viele Unternehmen starten mit Tools, bevor Zielbild, Prozesse und Governance geklärt sind.
Auf unserer Leistungsseite zeigen wir, wie HR-Digitalisierung strukturiert, wirtschaftlich und realistisch angegangen wird – anbieterunabhängig und bedarfsorientiert, von der Einordnung bis zur Umsetzung.
