Case Study
Change Management SmartRecruiters Implementierung
Wie CLEVIS die globale Implementierung eines Recruiting-Systems bei einem internationalen Automobilzulieferer erfolgreich begleitet hat.
Überblick
Die wichtigsten Fakten
Auf einen Blick – die Eckdaten des Projekts
Veränderung
Die Transformation
Von einer global fragmentierten Recruiting-Landschaft zu einem einheitlichen, klar gesteuerten Bewerbermanagement über 27 Länder hinweg
Vorher
Unterschiedliche Recruiting-Tools und Prozessvarianten in zahlreichen Ländern
Begrenzte Transparenz über Abläufe, Verantwortlichkeiten und Status
Hoher Koordinationsaufwand durch uneinheitliche Arbeitsweisen
Herausfordernde Nutzerführung ohne zentrale Trainings- und Kommunikationsstruktur
Nachher
Einführung eines global harmonisierten Bewerbermanagementsystems (SmartRecruiters)
Klar definierte, weltweit abgestimmte Recruiting-Prozesse
Zielgruppengerechte Kommunikation und Enablement für mehr Sicherheit im Umgang mit dem System
Deutlich gesteigerte Effizienz und Akzeptanz durch strukturiertes Change Management
Ausgangslage
Problemstellung
Das Unternehmen, einer der weltweit größten Automobilzulieferer mit Sitz in Hannover, stand vor der Herausforderung, ein modernes Bewerbermanagementsystem in 27 Ländern weltweit in einem Big Bang Approach einzuführen und den Recruitingprozess global zu standardisieren. Bislang arbeiteten verschiedene Standorte mit unterschiedlichen Prozessen und Systemen, was zu Ineffizienzen und geringer Transparenz führte. Ziel war es daher, mit SmartRecruiters ein einheitliches System zu implementieren, alle HR-Mitarbeitenden und Führungskräfte zu schulen und weltweit einen standardisierten Recruitingprozess zu etablieren.
Zusammenarbeit
Zielstellung des Projektes
Das Unternehmen war sich frühzeitig der besonderen Herausforderung bewusst, die mit der weltweiten Einführung eines globalen Recruitingprozesses und des Systems SmartRecruiters im Rahmen eines Big Bang Approaches verbunden ist. Um dieses ambitionierte Ziel zu erreichen und den erhöhten Ressourcenbedarf zu decken, entschied sich das Unternehmen für die Zusammenarbeit mit CLEVIS. Ziel war es, Akzeptanz und Wissen für die neue Lösung sowie den globalen Recruitingprozess nachhaltig zu verankern. CLEVIS sollte mit gezielten Maßnahmen im Change Management, in der Kommunikation sowie im Training und Enablement der HR-Mitarbeitenden und Führungskräfte maßgeblich zur Erreichung dieses Gesamtziels beitragen. Durch die umfassende Begleitung des groß angelegten User Acceptance Tests (UAT) – von der Erstellung bis zur Auswertung der Testszenarien – sollte CLEVIS zudem sicherstellen, dass die Lösung praxistauglich ist und der Rollout reibungslos erfolgen kann.
Projektscope
Weltweite Einführung eines neuen, einheitlichen Recruitingsystems und eines globalen Recruitingprozesses.
Methodik
CLEVIS Ansatz & Erfolgskriterien
Angesichts der straffen Zeitvorgaben für den Roll-out war es entscheidend, die verschiedenen Arbeitspakete parallel zu steuern und eng miteinander zu verzahnen. Konkret haben wir folgende Maßnahmen umgesetzt:
Change Management und Kommunikation
Im Rahmen des Change Managements und der begleitenden Kommunikation entwickelten wir unter anderem Kommunikationsvorlagen, motivierende Challenges für den UAT, LinkedIn-Badges zum Go-live sowie übersichtliche Zusammenfassungen und zielgruppenspezifische Prozessbeschreibungen für die verschiedenen Rollen im neuen Recruitingprozess.
Vorbereitung und Durchführung des UAT
Ein zentraler Meilenstein im Rollout war der global ausgerichtete UAT. Hierzu definierten und erarbeiteten wir detaillierte Testszenarien, die eine effiziente Auswertung der Testergebnisse sowie eine schnelle Identifikation und Behebung von Fehlern im System ermöglichten.
Training und Enablement
Die im Change Management entwickelten Materialien – wie Prozessbeschreibungen sowie Erkenntnisse und Fragestellungen aus dem UAT – flossen gezielt in die Trainings- und Enablement-Maßnahmen ein. Da das Projekt nicht nur die Einführung eines neuen Systems, sondern auch eine umfassende Veränderung des Recruitingprozesses umfasste, wurden für die Zielgruppen HR und Führungskräfte interaktive E-Learnings in Rise Articulate entwickelt, die sowohl Prozess- als auch Systemwissen vermittelten. Ergänzend dazu entstand ein umfassendes Handbuch für HR, das detaillierte Inhalte und praxisnahe Tipps bereitstellt sowie kurze Quick Guides und One Pagern mit den wichtigsten Informationen auf einen Blick. Darüber hinaus unterstützten wir bei der Konzeption und Erstellung der Unterlagen für das Train-the-Trainer-Programm.
Methodik & Projektergebnisse im Detail
Damit du ein besseres Gefühl dafür bekommst, wie wir arbeiten: Hier sind ein paar Auszüge aus dem Projekt. So sah unser gemeinsamer Weg von der ersten Planung bis zum fertigen Ergebnis aus.
Ergebnis
CLEVIS Mehrwert im Projekt
Im Rahmen des Projekts konnten wir unser Fachwissen und unsere Erfahrung gezielt einbringen, um das Unternehmen in verschiedenen Bereichen wirkungsvoll zu unterstützen.
Besonders hervorzuheben sind dabei die folgenden Mehrwerte, die wir im Projektverlauf geschaffen haben
Erkenntnisse
Größte Lessons Learned im Projekt allgemein
Eine vertrauensvolle, strukturierte und kommunikative Zusammenarbeit – kombiniert mit gezielten Change- und Enablement-Maßnahmen – ist der Schlüssel zum Erfolg globaler Transformationsprojekte, insbesondere wenn ein weltweiter Big Bang Rollout unter hohem Zeitdruck umgesetzt werden soll.
Impact
Gemeinsame Erfolge, die es zu feiern gilt
Besondere Punkte der Zusammenarbeit
Bereit für den nächsten Schritt?
Starten Sie Ihre HR-Transformation
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Ihre HR-Prozesse zukunftsfähig aufstellen können – unverbindlich und persönlich.
Bereit Ihre HR zu transformieren?
Starten Sie mit einem unverbindlichen Kennenlernen. Unsere Experten lernen Sie und Ihr Unternehmen gerne kennen und planen gemeinsam eine mögliche Zusammenarbeit.
