Case Study
HR-Transformation im Gesundheits- und Sozialwesen – von der Softwareauswahl zur nachhaltigen Systemimplementierung
Wie CLEVIS eine Organisation im Gesundheits- und Sozialwesen bei der Auswahl und Einführung einer neuen HR-Software erfolgreich begleitet hat.
Überblick
Die wichtigsten Fakten
Auf einen Blick – die Eckdaten des Projekts
Veränderung
Die Transformation
Von einer heterogenen HR‑Systemlandschaft zur zukunftsfähigen, digitalen HR‑Organisation
Vorher
Mehrere, historisch gewachsene Einzellösungen im Einsatz
Manuelle, fehleranfällige HR‑Prozesse
Begrenzte Transparenz und verteilte Datenhaltung
Hoher administrativer Aufwand im Tagesgeschäft
Nachher
Einführung einer zentralen, einheitlichen HR‑Plattform
Standardisierte und weitgehend automatisierte HR‑Workflows
Digitale und vollständig strukturierte Personalakten
Effiziente, prozesssichere Abläufe mit klaren Verantwortlichkeiten
Ausgangslage
Problemstellung
Die AWO Karlsruhe ist eine stark dezentral organisierte Einrichtung mit unterschiedlichsten Bereichen, von Kindertagesstätten über Senioreneinrichtungen bis hin zu sozialen Diensten und Verwaltungseinheiten.
Diese Vielfalt bringt eine hohe organisatorische Komplexität mit sich. HR-Prozesse mussten unterschiedlichste Anforderungen abdecken, gleichzeitig fehlte eine einheitliche, systemgestützte Struktur.
Recruiting-Prozesse waren teilweise sehr schnelllebig und wurden – wenn überhaupt – in Excel geführt. Gleichzeitig mussten zahlreiche Einrichtungen, Kostenstellen und individuelle Anforderungen transparent abgebildet werden.
Ziel war es daher, eine HR-Software zu finden, die:
- dezentrale Strukturen unterstützt
- zentrale Steuerung ermöglicht
- Prozesse standardisiert, ohne notwendige Flexibilität zu verlieren
- den Besonderheiten des Gesundheits- und Sozialwesens gerecht wird
Zusammenarbeit
Zielstellung des Projektes
Das Projekt startete im Januar 2021 mit einer strukturierten HR-Softwareauswahl.
Im Fokus standen:
Klare Transparenz über bestehende HR-Prozesse
Bündelung aller Anforderungen aus den unterschiedlichen Einrichtungen
Ein System, das sowohl operative als auch administrative Prozesse abbilden kann
Eine langfristig tragfähige HR-Systemlandschaft
Ein besonderer Mehrwert entstand bereits in dieser Phase:
Durch gezielte Fragestellungen und strukturierte Workshops wurden Prozesse und Bedarfe sichtbar, die zuvor nicht klar definiert waren. Die Auswahlphase entwickelte sich somit zu einem internen Klärungs- und Strukturierungsprozess.
Projektscope
Das Projekt umfasste mehrere aufeinander aufbauende Schritte:
Prozessanalyse & Anforderungsdefinition
HR-Softwareauswahl
Implementierungsbegleitung
Operative Umsetzungsunterstützung
Ein besonders wirkungsvolles Arbeitsformat waren fest eingeplante 3-Stunden-Arbeitsblöcke je Themenbereich. Diese „Doing-Slots“ ermöglichten konkrete Umsetzung statt reiner Abstimmung und sorgten für kontinuierliche Fortschritte im System.
Methodik
CLEVIS Ansatz & Erfolgskriterien
Der Ansatz im Projekt war klar strukturiert und zugleich pragmatisch:
Struktur schaffen, ohne das stark beanspruchte Tagesgeschäft zusätzlich zu belasten.
Erfolgskritisch waren dabei:
Frühzeitige Einbindung aller relevanten Stakeholder
Klare Projektsteuerung mit transparenten Verantwortlichkeiten
Kombination aus strategischer Marktkenntnis und operativer HR-Expertise
Flexible Priorisierung bei hoher Arbeitsbelastung im HR-Alltag
Gerade im Gesundheitswesen war Flexibilität entscheidend. Prozesse wurden angepasst, Prioritäten verschoben oder Unterstützung intensiviert, immer mit dem Ziel, Fortschritt zu ermöglichen, ohne Überforderung zu erzeugen.
Ergebnis
CLEVIS Mehrwert im Projekt
Unsere Unterstützung umfasste
Die Kombination aus Marktkenntnis in der Auswahlphase und operativer HR-Expertise in der Umsetzung war dabei entscheidend.
Erkenntnisse
Größte Lessons Learned im Projekt allgemein
- Dezentralisierung braucht klare Governance.
- Sichtbarkeit von Prozessen ist der erste Schritt zur Verbesserung.
- Umsetzung braucht echte Arbeitszeit – nicht nur Abstimmung.
- HR-Software ist immer auch Organisationsentwicklung.
Impact
Gemeinsame Erfolge, die es zu feiern gilt
Besondere Punkte der Zusammenarbeit
Dieses Projekt war nicht nur fachlich, sondern auch menschlich besonders.
Die HR-Abteilung der AWO Karlsruhe arbeitet in einem äußerst dynamischen Umfeld mit hohem operativem Tagesgeschäft. Gerade im Gesundheits- und Sozialwesen entstehen täglich neue Anforderungen, kurzfristige Prioritäten und personelle Herausforderungen.
Umso wichtiger war eine Projektstruktur, die nicht zusätzlich belastet, sondern unterstützt.
Flexibilität war daher ein zentraler Erfolgsfaktor:
- Passte ein Prozess nicht zur Realität? → Wir haben ihn angepasst.
- War ein Modul noch nicht umsetzbar? → Wir haben priorisiert oder unterstützt.
- Musste ein Termin verschoben werden? → Wurde pragmatisch neu organisiert.
- Entstand ein Engpass im Tagesgeschäft? → Aufgaben wurden gemeinsam neu verteilt.
Diese lösungsorientierte Haltung schuf Sicherheit und Vertrauen ohne Druck, aber mit klarer Verbindlichkeit.
Die inspirierende interne Projektleiterin spielte dabei eine Schlüsselrolle. Mit hoher Professionalität, Struktur und Empathie gelang es ihr, die unterschiedlichen Einrichtungen mitzunehmen und das Projekt trotz voller HR-Agenda kontinuierlich voranzubringen.
Das Ergebnis war eine Zusammenarbeit, die geprägt war von:
- Offenheit
- Herzlichkeit
- Pragmatismus
- gegenseitigem Vertrauen
- und echter Partnerschaft auf Augenhöhe
Gerade im stark belasteten HR-Alltag war diese Flexibilität kein „Nice-to-have“, sondern Voraussetzung für nachhaltigen Projekterfolg.
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