Case Study
Von „Digiworkshop“ und HR IT Strategie, zu Softwareauswahl und Implementierungsbegleitung
HR-Digitalisierung bei einem mittelständischen Maschinenbauunternehmen.
Überblick
Die wichtigsten Fakten
Auf einen Blick – die Eckdaten des Projekts
Veränderung
Die Transformation
Von einem pragmatischen Startpunkt im Recruiting hin zu einer klaren, tragfähigen HR‑Digitalisierungsstrategie mit strukturierten Prozessen und einer belastbaren HR‑IT‑Architektur.
Vorher
Ungleichmäßige HR‑Prozesse und hoher manueller Aufwand
Keine klare HR‑IT‑Struktur oder strategische Ausrichtung
Unterschiedliche Erwartungen zwischen HR, IT & Führung
Fehlende Entscheidungsgrundlage für passende Systeme
Nachher
Klare HR‑Zielarchitektur mit priorisiertem Digitalisierungsplan
Strukturierte Prozesslandschaft vom Recruiting bis HR‑Core
Transparente Systemanforderungen und fundierte Softwareauswahl
Hohe Akzeptanz durch Einbindung aller relevanten Stakeholder
Ausgangslage
Problemstellung
Der Ausgangspunkt des Projekts war bewusst pragmatisch gewählt: Mit dem Einstieg einer neuen Personalleitung sollte zunächst das Recruiting digitaler, strukturierter und alltagstauglicher werden. Kein Großprojekt um des Projekts willen, sondern ein konkreter Hebel, um HR spürbar zu entlasten.
Gleichzeitig bewegte sich das Unternehmen in einem besonderen Spannungsfeld. Als seit rund 150 Jahren bestehendes, inhabergeführtes Familienunternehmen ist die Organisation geprägt von einer starken Kultur, hoher Loyalität und einer großen Anzahl langjährig tätiger Mitarbeitender. Viele Prozesse funktionieren nicht nur, weil sie definiert sind, sondern weil sie über Jahre – teils Jahrzehnte – gewachsen sind. Genau diese Kultur gilt es zu bewahren.
Relativ schnell zeigte sich, dass Recruiting nicht isoliert funktioniert. Wer sich ernsthaft mit Bewerbungsprozessen beschäftigt, stößt zwangsläufig auf vorgelagerte Strukturen, nachgelagerte HR-Prozesse und die Frage, wie Personalentwicklung, Nachfolgeplanung und Datenhaltung sinnvoll zusammenspielen. Aus der anfänglichen Tool-Frage entwickelte sich damit Schritt für Schritt eine grundlegendere Auseinandersetzung mit der gesamten HR-IT-Landschaft.
Hinzu kamen die Erfahrungen aus früheren HR-IT-Projekten, die für das HR-Team mit hoher Belastung verbunden waren, bei überschaubarem Mehrwert. Entsprechend wichtig war es der HR-Leitung, dieses Projekt so aufzusetzen, dass es realistisch neben dem Tagesgeschäft machbar bleibt, interne Ressourcen schont und die gewachsene Unternehmenskultur nicht nur respektiert, sondern aktiv unterstützt. HR-Digitalisierung sollte hier kein Bruch sein, sondern eine konsequente Weiterentwicklung.
Zusammenarbeit
Zielstellung des Projektes
Ziel der Zusammenarbeit mit CLEVIS war es, ausgehend vom Recruiting eine zukunftsfähige HR-Digitalisierungsstrategie zu entwickeln, die nicht nur Prozesse digitalisiert, sondern HR nachhaltig stärkt.
Im Fokus stand dabei eine HR-IT-Struktur, die administrativen Aufwand reduziert, Führungskräfte sinnvoll einbindet und Mitarbeitenden einen echten Mehrwert bietet – unabhängig davon, ob sie in der Produktion, im Außendienst, im Ausland oder im Büro tätig sind. Gleichzeitig sollte HR wieder mehr Raum für strategische Themen wie Nachfolgeplanung, Personalentwicklung und Weiterbildung gewinnen.
CLEVIS wurde bewusst als Sparringspartner gewählt: mit tiefem Marktverständnis, operativer HR-Expertise und der Fähigkeit, komplexe HR-IT-Fragestellungen verständlich, strukturiert und pragmatisch zu übersetzen.
Projektscope
Der Projektscope entwickelte sich entlang klar definierter Phasen – vom ersten Bedarf bis zur konkreten Umsetzung:
Digitalisierungs- & Anforderungsworkshops
Strukturierte HR-Softwareauswahl
Implementierungsvorbereitung
Implementierungsbegleitung
Methodik
CLEVIS Ansatz & Erfolgskriterien
CLEVIS arbeitet nach einem einfachen Prinzip: vom Ziel her denken und den Weg dorthin gemeinsam gestalten. Statt frühzeitig auf einzelne Softwarelösungen zu fokussieren, wurde zuerst geklärt, welche Rolle HR im Unternehmen einnehmen soll und wie HR-IT diese Rolle sinnvoll unterstützt.
Der Ansatz verbindet strategisches HR-Verständnis mit IT-Kompetenz und einer klaren Hands-on-Mentalität. Workshops waren bewusst interaktiv gestaltet, Entscheidungen transparent vorbereitet und alle relevanten Stakeholder frühzeitig eingebunden.
Erfolg bedeutete hier nicht Geschwindigkeit um jeden Preis, sondern eine tragfähige Lösung, die akzeptiert wird und langfristig funktioniert.
Erfolgskriterien waren dabei nicht nur eine Softwareentscheidung, sondern
eine stabile, akzeptierte HR-IT-Zielarchitektur
ein ressourcenschonender Projektverlauf
hohe Akzeptanz bei HR, IT, Geschäftsführung, Betriebsrat und Mitarbeitenden
Ergebnis
CLEVIS Mehrwert im Projekt
Der Mehrwert von CLEVIS lag insbesondere in der Kombination aus
Durch Mini-Schulungen (z. B. zu Miro und Teams), transparente Projektstrukturen und eine enge Begleitung konnte das Projekt effizient gesteuert werden. Aufgaben, Entscheidungen und Dokumentationen waren jederzeit für alle Beteiligten nachvollziehbar.
Erkenntnisse
Größte Lessons Learned im Projekt allgemein
Eine stabile Grundlage vor der Implementierung schafft Sicherheit und ein positives Mindset für die anstehenden Veränderungen
Die frühzeitige Einbindung von IT und Betriebsrat führt zu starken Synergien und hoher Akzeptanz
Kurze Wege zu Hauptentscheidern ermöglichen Flexibilität und schnelle Entscheidungen
HR-Digitalisierung ist ein Veränderungsprojekt, kein reines IT-Projekt
Gute Projekte entstehen dort, wo Fachlichkeit, Haltung und Zusammenarbeit zusammenkommen
Impact
Gemeinsame Erfolge, die es zu feiern gilt
Besondere Punkte der Zusammenarbeit
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