Case Study
Change-Management beim Roll-out des Bewerbermanagements von Abacus Umantis
Wie CLEVIS den Rollout eines Bewerbermanagementsystems bei einer großen Rundfunkorganisation durch gezieltes Change Management erfolgreich begleitet hat.
Überblick
Die wichtigsten Fakten
Auf einen Blick – die Eckdaten des Projekts
Veränderung
Die Transformation
Vom heterogenen Recruiting‑Setup zur klar strukturierten, transparenten und durchgängigen Bewerbungs‑ und Kommunikationslandschaft
Vorher
Unterschiedliche Recruiting‑Vorgehensweisen in den Fachbereichen ohne einheitliche Standards
Begrenzte Transparenz in den Abläufen sowie uneinheitliche Informationsweitergabe
Hoher Schulungs‑ und Erklärungsbedarf im Umgang mit dem neuen System
Fehlende Ressourcen für ein professionelles Change‑ und Kommunikationsmanagement
Nachher
Ein durchgängiger, einheitlich definierter Recruitingprozess über alle Bereiche hinweg
Klare und zielgruppenspezifische Kommunikation zu neuen Abläufen und Systemänderungen
Strukturierte, leicht verständliche Enablement‑Materialien für alle Nutzergruppen
Hohe Akzeptanz des neuen Bewerbermanagementsystems dank gezieltem Change Management
Ausgangslage
Problemstellung
Die Organisation, eine der größten öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten Deutschlands, stand vor der Aufgabe, das Bewerbermanagementsystem von Abacus Umantis einzuführen und im Zuge dessen eine Standardisierung des Recruitingprozesses über alle Abteilungen hinweg umzusetzen.
Zusammenarbeit
Zielstellung des Projektes
Die Organisation erkannte frühzeitig, wie entscheidend Change Management für eine erfolgreiche Einführung und die Sicherung der Akzeptanz bei allen Beteiligten ist. Aufgrund begrenzter interner Ressourcen für die Begleitung des Change Managements und gezielte Enablement-Maßnahmen bestand daher ein unmittelbarer Unterstützungsbedarf. Ziel der Zusammenarbeit mit CLEVIS war es, die Mitarbeitenden durch die Erstellung passender Enablement-Materialien optimal im Umgang mit Abacus Umantis zu schulen und eine wirksame Kommunikation begleitend zur Einführung des neuen Systems und der damit einhergehenden Prozessänderungen an alle relevanten Stakeholder sicherzustellen.
Projektscope
Im Rahmen der Einführung des Bewerbermanagementsystems von Abacus Umantis verantworteten wir die ganzheitliche Begleitung und Umsetzung zentraler Projektbausteine. Dazu zählten das Change Management, die zielgerichtete Kommunikation der Prozessveränderungen an alle Stakeholder, die Konzeption von Trainings sowie die Erstellung passgenauer Enablement-Materialien für unterschiedliche Zielgruppen – von Handbüchern und One Pagern bis hin zu e-Learnings in Text- und Videoform.
Methodik
CLEVIS Ansatz & Erfolgskriterien
Um die Einführung des Bewerbermanagementsystems von Abacus Umantis erfolgreich zu gestalten, verfolgten wir einen mehrstufigen und ganzheitlichen Ansatz. Die zentralen Erfolgskriterien waren dabei eine hohe Akzeptanz bei den Stakeholdern, die nachhaltige Verankerung der neuen Prozesse, eine effiziente Nutzung des Systems sowie die Sicherstellung eines reibungslosen Projektverlaufs.
Identifikation relevanter Stakeholdergruppen
Zu Beginn identifizierten wir alle relevanten Stakeholder wie Personalrat, Führungskräfte, Mitarbeitende und die Personalabteilung, um ihre Anforderungen und Perspektiven frühzeitig in den Prozess einzubinden.
Entwicklung und Umsetzung eines Change- und Kommunikationsplans
Ausgehend von den identifizierten Stakeholdergruppen und orientiert an der Implementierungszeitleiste entwickelten wir einen maßgeschneiderter Change- und Kommunikationsplan. Die darin definierten Maßnahmen wurden gezielt und systematisch umgesetzt, um Transparenz zu gewährleisten und die Akzeptanz der Veränderungen nachhaltig zu fördern.
Entwicklung eines Trainingskonzepts und Umsetzung von Enablement-Materialien
Außerdem erstellten wir ein umfassendes Trainingskonzept und setzten die daraus abgeleiteten Enablement-Maßnahmen in Form von Walkthrough-Videos, e-Learnings, Handbüchern und One Pagern mithilfe verschiedener Content-Creation Tools u.a. Rise Articulate, Synthesia und Canva, um die Anwender:innen umfassend für Nutzung von Abacus Umantis zu befähigen.
Workshops zur Prozessvisualisierung
Neben der Begleitung im Change Management, der Kommunikation und dem Enablement wurden in interaktiven Workshops in Miro die bestehenden Recruiting-Prozesse verschiedener Abteilungen und Anstellungsarten gemeinsam skizziert und später in Powerpoint visualisiert. Die daraus entstandenen Prozesslandkarten dienten als Grundlage für die spätere Abbildung und Umsetzung in Abacus Umantis.
Methodik & Projektergebnisse im Detail
Damit du ein besseres Gefühl dafür bekommst, wie wir arbeiten: Hier sind ein paar Auszüge aus dem Projekt. So sah unser gemeinsamer Weg von der ersten Planung bis zum fertigen Ergebnis aus.
Ergebnis
CLEVIS Mehrwert im Projekt
Die gezielte und methodische Umsetzung des Change Managements hat wesentlich dazu beigetragen, den Übergang reibungslos zu gestalten und den Projekterfolg nachhaltig zu sichern.
Besonders hervorzuheben ist, dass wir durch die folgenden Aspekte maßgeblich unterstützen konnten
Erkenntnisse
Größte Lessons Learned im Projekt allgemein
Das Projekt hat gezeigt, dass externe Partner wie CLEVIS kurzfristig als interne Ressource einspringen und die Verantwortung für das Change Management vollständig übernehmen können – auch in Organisationen, in denen intern keine explizite Rolle dafür vorgesehen ist. Besonders entscheidend für den Erfolg war die enge und konstruktive Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, deren fachlicher Input es ermöglichte, eigenständig und zielgerichtet zu agieren und die internen Ressourcen nachhaltig zu entlasten.
Impact
Gemeinsame Erfolge, die es zu feiern gilt
Durch unsere Zusammenarbeit mit der Organisation standen im Projekt ausreichend Ressourcen bereit, um den Roll-out von Abacus Umantis umfassend durch professionelles Change Management, gezielte Kommunikation und effektives Enablement zu begleiten und dabei bedeutende Erfolge zu erzielen:
Besondere Punkte der Zusammenarbeit
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