Edward Snowden ist für die meisten wohl das erste was in den Sinn kommt, sobald man das Wort „Whistleblower“ hört. Seit nun schon über 10 Jahren sitzt Snowden in Russland fest, nachdem er 2013 die illegalen Überwachungspraktiken der amerikanischen Sicherheitsbehörde NSA öffentlich machte. Aber nicht alle machen sich als Whistleblower zum Staatsfeind.
Seit Juli 2023 gilt auch in Deutschland das Gesetz für den besseren Schutz hinweisender Personen (Whistleblowern) und die Unternehmen hatten seither Zeit einen Kanal einzurichten über den Mitarbeitende sicher und anonym mögliche Gesetzesverstöße oder sogar Straftaten ihres Unternehmens melden konnten und im Anschluss nicht direkt Asyl beim Konkurrenzunternehmen zu suchen. Es ist wichtig zu erkennen, dass Whistleblowing nicht immer weltbewegende Folgen hat, sondern oft ein notwendiger Schritt zur Aufdeckung und Behebung von Missständen in Organisationen jeder Größe darstellt. Welche Unternehmen das betrifft, wer und was alles geschützt wird und auch wie Unternehmen eine schnelle Lösung für den Kommunikationskanal einrichten können möchten wir in diesem Artikel aufklären.
Was ist ein/eine Whistleblower:in?
Die meisten werden sich unter diesem Begriff gut etwas vorstellen können und er lässt sich auch sehr wörtlich übersetzen zu „jemand der jemand bzw. etwas verpfeift“, also wie es unter Kindern schon bekannt ist: „eine Petze“. Natürlich gilt es im Rahmen des Gesetztes zum Schutz dieser Personen dieses Stigma etwas zu verlieren, da es im Arbeitsumfeld viel mehr um das Aufdecken von Missständen oder Verstöße gegen Verträge oder Gesetze geht und deshalb wird in Deutschland von Hinweisgeber:innen gesprochen. Die Bundesregierung definiert „Whistleblower“ so:
Als „Whistleblower“, auch Hinweisgeber, werden Personen bezeichnet, die für die Öffentlichkeit wichtige Informationen aus einem geheimen oder geschützten Zusammenhang veröffentlichen oder Missstände aufdecken. Zu den von Whistleblowern offengelegten Missständen beziehungsweise Straftaten gehören u.a. Korruption, Insiderhandel, Menschenrechtsverletzungen, Datenmissbrauch oder allgemeine Gefahren, von denen der Whistleblower an seinem Arbeitsplatz oder in anderen Zusammenhängen erfahren hat. Im Allgemeinen betrifft dies vor allem Vorgänge in der Politik, den Behörden und in Wirtschaftsunternehmen. (Quelle: Schutz von hinweisgebenden Personen | Bundesregierung)
Rechtsschutz für „Whistleblower“ – Welche Rechte haben Arbeitnehmer:innen?
Am 2. Juli 2023 ist in Deutschland das „Gesetz für einen besseren Schütz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, der Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ kurz HinSchG (Hinweisgebende Personen Schutzgesetz) in Kraft getreten. Ein langer Name für das „Whistleblower – Gesetz“. Es beruht auf einer Richtlinie der Europäischen Parlaments von 2019. In diesem Gesetz wurde festgelegt, dass die hinweisgebenden Personen keine Maßnahmen erwarten müssen, wenn Sie Missstände melden und verpflichtet Unternehmen außerdem dazu sichere Kanäle zu schaffen, wo diese Missstände gemeldet werden können. Sollten diese Kanäle nicht geschaffen werden, können Unternehmen Bußgeldstrafen bis zu 50.000€ drohen.
Zu den Personen, die durch das HinSchG geschützt werden zählen alle Personen, die „im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben“ (§1 Absatz 1 HinSchG). Das bedeutet, dass auch schon Personen, die sich noch im Bewerbungsprozess befinden und über Missstände oder Verstöße im Unternehmen aufmerksam machen wollen ebenso gesetzlich geschützt sind, wie Angestellte oder Praktikant:innen, aber auch Freiberufler:innen und Dienstleister:innen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) deckt nicht alle Meldungen von Rechtsverstößen ab, hat jedoch einen umfassenden Schutzbereich. Es schützt Personen, die Verstöße gegen deutsche Strafvorschriften, bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeiten zum Schutz von Leben, Gesundheit und Arbeitnehmerrechten sowie Verstöße gegen Bundes-, Landes- und EU-Rechtsvorschriften in zahlreichen Bereichen melden.
Arbeitnhemer:innen werden außerdem vor Repressalien, also unrechtmäßigen unter Druck setzten oder Benachteiligung geschützt und das Gesetz enthält eine weitgehende Beweislastumkehr. Sollte eine hinweisende Person, also im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit benachteiligt wird dies als Repressalie gesehen.
Was müssen Unternehmen tun, um ihre Mitarbeiter zu schützen?
Nach dem HinSchG sind Unternehmen ab 250 Mitarbeiter:innen bis zum 1.12.2023 einen Meldekanal einrichten und Unternehmen mit über 50 Mitarbeiter:innen bis zum 17.12.2023.
Ausgenommen sind Unternehmen die Finanzdienstleistungen bereitstellen oder Versicherungen. Dort gilt die Verpflichtung einen Meldekanal einzurichten, unabhängig von der Anzahl der Mitarbeitenden. Kleine Unternehmen (< 50 Mitarbeiter:innen) sind gesetzlich nicht verpflichtet einen internen Meldekanal einzurichten, die Mitarbeiter:innen profitieren aber natürlich dennoch von dem gesetzlichen Rechtsschutz bei der Bekanntmachung von Missständen und können sich auch an externe Stellen melden. In unseren Augen lohnt es sich schon früh einen derartigen Kanal einzurichten, um Transparenz zu schaffen und wie wir noch sehen werden gibt es auch dafür schon geeignete Softwarelösungen, die dabei helfen.
Konkret muss bei der Einrichtung eines Meldekanals die Vertraulichkeit garantiert werden. Die Unternehmen sind nicht verpflichtet volle Anonymität zu gewährleisten, aber allen hinweisgebenden Personen muss Vertraulichkeit zugesichert werden und der oder die Beauftrage des Unternehmens, die die Meldungen entgegennimmt oder bearbeitet muss diese Vertraulichkeit streng waren. Es gelte auch hohe Datenschutzvorschriften.
Das Gesetz verpflichtet Unternehmen auch bei eingegangenen Meldungen ordnungsgemäße Folgemaßnahmen zu ergreifen. Dazu zählen unter anderem Nachforschungen oder das Einschalten einer zuständigen Behörde.
HR Software Vergleich
Wir finden die passende HR Software für Sie!
Wie sieht ein Meldekanal aus?
Es wird bei der Art des Meldekanals gesetzlich zwischen 2 verschiedenen Arten unterschieden, die aber beide für die Arbeitnehmer die gleichen Vorteile haben und im Falle einer Meldung frei gewählt werden können.
Eine interne Meldestelle, ist wie es der Name vermuten lässt, ein durch das Unternehmen selbst betriebener Kanal, an den sich die Mitarbeitenden vertraulich wenden können. Die interne Meldestelle muss Meldungen, sowohl mündlich als auch in Textform entgegennehmen und muss auch (falls erwünscht) ein persönliches Gespräch mit der hinweisgebenden Person ermöglichen. Die interne Meldestelle ist außerdem verpflichtet der meldenden Person innerhalb von 7 Tagen den Eingang der Meldung zu bestätigen, die Meldung zu prüfen und angemessene Folgemaßnahmen zu ergreifen und die hinweisgebende Person darüber innerhalb von 3 Monaten informieren.
Für eine interne Meldestelle müssen „Meldestellen-Beauftragte“ bestimmt werden, die neben anderer Tätigkeiten keinen Interessenkonflikte haben (Geschäftsführer:innen und Personalbeauftragte sind ausgeschlossen) , notwendige Fachkunde besitzen und unabhängig handeln können.
Es lohnt sich für Unternehmen interne Meldestellen aufzusetzen und diese auch anwenderfreundlich und gut zugänglich zu gestalten, damit alle Meldungen in erster Linie intern im Unternehmen untersucht werden können und es nur in Ausnahmefällen notwendig ist, externe Ressourcen einzuschalten. Außerdem zeigt dies auch Transparenz gegenüber der Mitarbeitenden und baut Vertrauen auf.
Wie sieht dies konkret aus?
Eine interne Meldestelle kann verschiedene Formen annehmen, sei es mündlich (wie z. B. die Einrichtung einer Hotline oder die Möglichkeit, eine Nachricht auf einem Anrufbeantworter zu hinterlassen), physisch (es würde darum gehen, die Möglichkeit zu haben, ein Gespräch mit dem Beauftragten der Meldestelle zu führen), aber was immer häufiger vorkommt und sogar empfohlen wird, wäre die Einrichtung eines Text-basierten Kanals. Auf dem Markt gibt es eine Reihe von IT-Tools, die diesen Bereich abdecken und nicht nur eine zuverlässige und moderne technische Infrastruktur bieten, sondern auch die Arbeitsabläufe der für die Meldestelle zuständigen Person erleichtern. Und die Vorteile der Nutzung einer IT-Plattform sind zahlreich:
Mit der großen Anzahl an Funktionen, die die verschiedenen Softwareprogramme bieten (z. B. das Duplizieren einer bestimmten Art von Formularen), können die Prozesse sowohl optimiert und automatisiert als auch endlos individuell gestaltet werden.
Die Frage der Anonymität lässt sich über eine IT-Lösung leichter regeln als z. B. über eine Telefonleitung.
Vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen ist es durchaus möglich, dass sich der Leiter der Meldestelle nicht ausschließlich diesem Bereich widmet, sondern auch andere Aufgaben wahrnimmt. Eine Software ist in dieser Hinsicht eine große Hilfe, da sie derartige Aufgaben automatisiert und systematisiert, wodurch die Arbeitsabläufe optimiert werden.
Während einige IT-Lösungen für die Meldestelle die Themen Personalwesen und Personalverwaltung aufgreifen, entscheiden sich andere für die Einbeziehung anderer Themen, die den rechtlichen Themen in Unternehmen inhärent sind, und ergänzen ihren Katalog um Datenschutz, Informationssicherheit usw. Es ist jedoch durchaus möglich, dass bei der Behandlung dieses Themas auch andere Themen auftauchen, die sich leichter mit einer einzigen Lösung umsetzen lassen.
Während einige IT-Lösungen für die Meldestelle die Themen Personalwesen und Personalverwaltung aufgreifen, entscheiden sich andere für die Einbeziehung anderer Themen, die den rechtlichen Themen in Unternehmen inhärent sind, und ergänzen ihren Katalog um Datenschutz, Informationssicherheit usw. Es ist jedoch durchaus möglich, dass bei der Behandlung dieses Themas auch andere Themen auftauchen, die sich leichter mit einer einzigen Lösung umsetzen lassen.
Dies ist zum Beispiel die Antwort der AKARION Compliance Cloud, welche derzeit von hunderten von Unternehmen eingesetzt wird. Die in mehrere Module gegliederte IT-Lösung ermöglicht es, alle Bereiche abzudecken, die der Compliance inhärent sind: Datenschutz, Informationssicherheit, das bereits erwähnte Whistleblowing, Audits, aber auch die Business Continuity.
Klarer Überblick, einfach zu bedienen, aber auch unendlich skalierbar: Das sind die Stärken der AKARION Compliance Cloud.
Es ist Unternehmen gestattet auch einen externen Dienstleiter als „intern“ Meldestelle bereitzustellen. Dort gelten die gleichen Vorschriften.
Externe Meldestellen werden vom Bund beim Bundesamt für Justiz eingerichtet. Es steht allen hinweisenden Personen frei an welche Meldestelle sie sich wenden möchten, es wird aber empfohlen sich an interne Meldestellen zu wenden insofern, diese einrichtet sind. Die externen Meldestellen, dienen auch für alle öffentlichen Einrichtungen als Meldestelle.
Fazit
Die Umsetzung des Gesetzes und die Einrichtung der internen Meldekanäle ist ein wichtiger Schritt, um Arbeitnehmer:innen rechtlich abzusichern und sichere Wege zu schaffen, um auf Missstände oder Verstöße aufmerksam zu machen. Da die Mitarbeitenden oft die ersten sind, die von Missständen erfahren müssen ist die rechtliche Absicherung sehr wichtig und bietet mehr Transparenz. Auch für Unternehmen, ist es eine sehr gute Möglichkeit den Mitarbeiter:innen zu zeigen, dass es nichts zu verbergen gibt und das Interesse besteht ein faires und gerechtes Arbeitsumfeld zu schaffen. Nach der Einrichtung ist es nun wichtig, dass die Arbeitnehmer:innen auch über den Meldekanal informiert werden und dieser für alle leicht zugänglich ist.
Was ist ein Whistleblower?
Ein Whistleblower oder eine Whistleblowerin bzw. Hinwesgeber:in ist eine Person, die Insiderwissen über Missstände, wie Betrug, Sicherheitsrisiken oder rechtswidriges Verhalten, in einer Organisation an die Öffentlichkeit bringt oder an zuständige Behörden meldet.
Wie funktioniert Whistleblowing?
Whistleblowing erfolgt meist durch das Melden oder Offenlegen von Fehlverhalten innerhalb eines Unternehmens an interne oder externe Stellen, wie Vorgesetzte, Aufsichtsbehörden oder Medien.
Für wen gilt das Whistleblower Gesetz?
Das neue “Whistleblower Gesetz” gilt ab Dezember 2023 für alle deutschen Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeiter: innen. Für bestimmte Branchen wie z.B. Finanzdienstleiter oder Versicherungsunternehmen gilt das Gesetz unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter.
Was besagt die Whistleblower Richtlinie?
Das “Whistleblower Gesetz” verpflichtet Unternehmen dazu eine interne oder externe Meldestelle einzurichten, an die sich Mitarbeiter: innen wenden können. Es solle dazu dienen Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben, zu schützen.
