Paperless GmbH
Dokumente und Verträge stellen den Mittelpunkt des gesamten Geschäftslebens dar. Mit Paperless helfen wir Unternehmen beim Umstieg von Papier- und PDF-basierten Prozessen zu einer Online-Lösung, mit der sie intelligente Dokumente auf einer Plattform erstellen, elektronisch signieren und verwalten können. Einsetzbar ist Paperless in jedem Unternehmen und jeder Abteilung, die mit Dokumenten agiert. Besonders großen Mehrwert haben hierbei die Vertriebs- und Personalabteilungen in Unternehmen, da das Volumen an Verträgen zumeist enorm hoch ist und viel Zeit im gesamten Prozess eingespart werden kann.
ÜBER DAS UNTERNEHMEN
Paperless entstand aus den Herausforderungen im Vertragsmanagement, die wir in unserem ersten Unternehmen hatten. Bei Mankido unterstützen wir mit unserer Kundenbindungssoftware mehr als 1.000 lokale Geschäfte und sorgen dafür, dass 1 Million Nutzer täglich in ihren Lieblingsläden für ihre Treue belohnt werden. Hier sind wir auf große Herausforderungen im Vertragsmanagement gestoßen. Das Versenden und manuelle Vorbereiten von Verträgen war zeitaufwändig, fehlerbehaftet und wenig transparent. So kam uns die Idee eine Lösung zu schaffen, die unsere eigenen Probleme löst.
FUNKTIONALITÄTEN IM DETAIL:
1. No-Code Drag & Drop Builder: Mit dem Drag & Drop Baukasten können intelligente und visuell ansprechende Dokumente in kurzer Zeit aufgebaut werden. Es werden keine spezifischen IT-Kenntnisse benötigt
2. Dokumente blitzschnell personalisieren: Kurz vor der Versand können generische Vorlagen durch intelligente Variablen beispielsweise auf Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter personalisiert werden.
3. Daten und eSignaturen rechtssicher erfassen: Mit der Paperless eSignaturen Technologie lassen sich Daten und eSignaturen einfach, schnell und rechtssicher erfassen. Der Empfänger benötigt keine externe Software und kann das Paperless Dokument auf allen Geräten einsehen und unterzeichnen.
4. Manage & Monitoring: Paperless bietet jederzeit und überall Einsicht über den Status aller versendeten Dokumente, inklusive Echtzeit-Benachrichtigung über Status-Updates via Mail und in der Plattform.
5. Archivieren und Organisieren an einem Ort: Mit Paperless werden alle Dokumente sicher an einem Ort gespeichert und können jederzeit von berechtigten Benutzern eingesehen werden.
6. Gemeinsam an Dokumenten arbeiten: Unabhängig davon, ob Teams gemeinsam vor Ort, an verschiedenen Standorten oder vollständig dezentral arbeiten – Paperless ermöglicht gleichzeitiges Arbeiten im selben Dokument.
7. Freigabeprozesse zur Qualitätssicherung: Mit Paperless wird sichergestellt, dass alle Dokumente fehlerfrei und formkorrekt dem Empfänger zugestellt werden. Hierzu lassen sich eine Reihe von Genehmigungsprozessen erstellen. Dokumente können durch einzelne Nutzer oder ganze Abteilungen überprüft und freigegeben werden.
8. Sicherheit der nächsten Generation – hosted in Germany: Paperless ist einer der wenigen Anbieter mit deutschem Serverstandort – entscheiden für datenschutzkonforme Datenverarbeitung seit dem “Schrems II” Urteil des EuGH.
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ZUSAMMENFASSUNG
Wir unterstützen Unternehmen bei der Umstellung von unzusammenhängenden Papier- und PDF-basierten Prozessen auf eine Online-Lösung, mit der sie intelligente Dokumente auf einer einzigen Plattform erstellen, elektronisch signieren und verwalten können. Die bestehenden Lösungen halten sich zumeist an dem starren PDF-Format fest, das einen Austausch an Daten fast unmöglich macht. Insbesondere im HR-Bereich ist das Sammeln von Informationen (Personalfragebogen, Urlaubsantrag, NDA, etc.) enorm wichtig.
