Implementierungskosten bei HR-Software: Ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor
Wir beleuchten acht Dimensionen vor, die über den Erfolg bei der HR-Softwareauswahl entscheiden. Dieses Mal geht es um ein Thema, das häufig unterschätzt wird: die Implementierungskosten.
Denn während Lizenzkosten oft klar beziffert werden, sind die Aufwände für Einführung, Anpassung und Schulung meist schwerer einzuschätzen. Dabei sind sie entscheidend für den Projekterfolg.
Was sind Implementierungskosten?
Unter Implementierungskosten versteht man alle Aufwände, die im Zuge der Einführung einer HR-Software entstehen: von der technischen Einrichtung bis zur Mitarbeiterschulung.
Sie setzen sich im Wesentlichen aus folgenden Komponenten zusammen:
Setup: Technische Einrichtung und erste Konfiguration der Software.
Datenmigration: Übertragung bestehender Personaldaten in das neue System.
Anpassung: Konfiguration auf die spezifischen Anforderungen und Prozesse des Unternehmens.
Schulung: Training der Mitarbeitenden, um die Software effizient zu nutzen.
Diese vier Schritte bestimmen maßgeblich, wie reibungslos und nachhaltig das System in Ihrem Unternehmen implementiert wird.
Welche Faktoren beeinflussen die Implementierungskosten?
Die Höhe der Implementierungskosten hängt von mehreren Aspekten ab. Zu den wichtigsten zählen:
Unternehmensgröße: Je größer das Unternehmen, desto höher der Aufwand für Setup, Migration und Schulung
Funktionsumfang: Je mehr Module (z. B. Payroll, Recruiting, Learning, Zeitwirtschaft) eingeführt werden, desto komplexer und teurer wird die Implementierung.
Grad der Anpassung: Individuelle Konfigurationen oder Schnittstellen erhöhen Aufwand und Kosten.
Support & Change Management: Begleitende Schulungen, Kommunikationsmaßnahmen und Supportpakete schlagen ebenfalls zu Buche.
Je individueller und komplexer Ihre Anforderungen, desto höher fallen in der Regel die Implementierungskosten aus. Dafür profitieren Sie langfristig von einer passgenauen Lösung.
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Einsparpotenziale bei Implementierungskosten
Trotz aller Aufwände gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die Implementierungskosten gezielt zu optimieren:
Genaue Bedarfsanalyse: Planen Sie frühzeitig, welche Module Sie wirklich benötigen.
Modulare Einführung: Starten Sie mit den wichtigsten Funktionen und erweitern Sie die Software schrittweise.
Interne Schulungen: Nutzen Sie interne Multiplikatoren (Key User), um externe Trainingskosten zu senken.
Standardisierung: Setzen Sie auf Best-Practice-Prozesse, um Anpassungsaufwand zu minimieren.
Eine klare Projektplanung und eine enge Abstimmung zwischen HR, IT und Anbieter sind der Schlüssel zu einer kosteneffizienten Implementierung.
Richtwerte für Implementierungskosten
Die tatsächlichen Kosten hängen stark von Unternehmensgröße, Anbieter und Funktionsumfang ab.
Folgende Richtwerte bieten jedoch eine erste Orientierung:
Diese Werte dienen als grobe Orientierung. Je nach Anbieter, Systemkomplexität und gewünschtem Support können die tatsächlichen Kosten variieren.
Wichtig ist, von Beginn an eine transparente Kostenstruktur einzufordern und mögliche Zusatzleistungen (wie Support oder Erweiterungen) offen zu besprechen.
Video-Tipp: Implementierungskosten einfach erklärt
In unserem Video erklären wir Schritt für Schritt,
was genau zu den Implementierungskosten gehört,
welche Faktoren sie beeinflussen,
und wie Sie gezielt Kosten sparen können.
Fazit: Transparenz spart Kosten und Nerven
Die Implementierungskosten sind ein zentraler, aber oft unterschätzter Faktor bei der Einführung von HR-Software.
Unternehmen, die ihre Anforderungen klar definieren, ihre Einführung strukturiert planen und interne Ressourcen gezielt einsetzen, können hier nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Reibungsverluste im Projekt sparen.
Eine gute Planung bedeutet: Weniger Überraschungen, mehr Effizienz – und ein HR-System, das wirklich funktioniert.
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Kurz gesagt
Implementierungskosten umfassen Setup, Migration, Anpassung und Schulung.
Sie hängen stark von Größe, Funktionsumfang und Konfigurationsgrad ab.
Durch clevere Planung und interne Ressourcen lassen sich erhebliche Kosten sparen.
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