Wie bewerte ich HR-Software-Anbieter in einer Ausschreibung richtig?

Was macht eine „richtige“ Anbieterbewertung aus?

Aus Sicht von HR- und IT-Verantwortlichen geht es in einer Ausschreibung nicht nur darum, ein „gutes“ System oder einen „sympathischen“ Anbieter zu finden, sondern:

• Fachlich passende Lösungen für die eigenen HR-Prozesse zu identifizieren,
• Integrationsfähigkeit in die bestehende HR-IT-Landschaft sicherzustellen,
• die Umsetzungsstärke des Implementierungspartners realistisch einzuschätzen,
• und die Gesamtkosten über mehrere Jahre (TCO) transparent zu bewerten.

Eine strukturierte Anbieterbewertung vermeidet, dass:

• einzelne Demos „begeistern“, obwohl wesentliche Muss-Kriterien fehlen,
• Preisdiskussionen die Sicht auf Qualität und Risiko überlagern,
• oder spätere Projektprobleme (Rollen-/Rechtesteuerung, Datenflüsse, Change-Aufwand) in der Ausschreibung nicht sichtbar waren.

Zielsetzung: Klarer Scope und Anforderungskatalog

Bevor Anbieter bewertet werden, braucht es eine saubere fachliche Grundlage:

• HR-Zielbild: Welche Rolle soll HR künftig einnehmen? Welche Themen stehen im Fokus (HR-Core, Self Services, Talent, Zeitwirtschaft)?
• Scope der Ausschreibung: Geht es um eine komplette HR-Suite, einzelne Module (z. B. Bewerbermanagement), oder um Implementierungs-/Beratungsleistungen?
• Anforderungskatalog HR:
  • Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen,
  • Integrationsanforderungen (Payroll, Zeit, Identity-Management, Finance),
  • Anforderungen an Rollen, Rechte und Zugriffe,
  • rechtliche und organisatorische Besonderheiten (Tarifwelten, Betriebsrat, Auslandsgesellschaften).

Dieser Katalog bildet die fachliche Basis für die spätere Bewertung, ohne ihn bleibt die Anbieterbewertung zwangsläufig unscharf.

Wie lege ich welche Kriterien und deren Gewichtung fest?

Im nächsten Schritt wird die Bewertungslogik definiert, bevor erste Angebote eintreffen:

Kategorien festlegen

Typische Bewertungsblöcke in HR-Software-Ausschreibungen sind:

Gewichtungen je Kategorie

Je nach Unternehmensgröße und Projektschwerpunkt werden Kategorien unterschiedlich gewichtet, zum Beispiel:

Nach unserer Beobachtung hilft eine solche Gewichtung, spätere Diskussionen zu strukturieren: Ein preislich attraktives Angebot mit schwacher Prozess- oder Integrationspassung wird so nicht automatisch nach vorne gespült.

Fachliche Kriterien: Funktionalität und Prozesspassung

Im Bereich Fachlichkeit geht es darum, wie gut die Lösung zu den definierten HR-Prozessen und Use Cases passt.

Hier lassen sich folgende mögliche Kriterien abfragen:

• Abdeckung der Muss-Funktionen (z. B. digitale Personalakte, Abwesenheitsprozesse, Mitarbeiter- und Manager-Self Services)
• Unterstützung der Kernprozesse (Eintritt, Versetzung, Austritt, Organisationsänderungen, Mitarbeitergespräche, Talentprozesse)
• Konfigurierbarkeit vs. Customizingbedarf
• Rollen- und Rechtesteuerung in HR-Systemen (z. B. Sichtbarkeiten für HR, Führungskräfte, Mitarbeitende)
• Benutzerfreundlichkeit aus Sicht von HR, Führungskräften und Mitarbeitenden

In der Praxis wird hier häufig eine Skala genutzt (z. B. 1–5 oder 1–10 Punkte), ergänzt um kurze Kommentare, warum eine Bewertung vergeben wurde.

Welche technischen Kriterien sind relebvant?

Technische Kriterien sind besonders wichtig, wenn die HR-Software in eine bestehende Systemlandschaft integriert wird. Vor allem durchgängige Stammdatenflüsse sollten im Blick behalten werden:

• Architektur (Cloud/SaaS, On-Premise, Hybrid)
• Schnittstellenfähigkeit zu:
  • Payroll-Systemen,
  • Zeitwirtschaft,
  • Finance/ERP,
  • Identity- und Access-Management (z. B. AD, IAM, EAM),
  • weiteren Drittsystemen.
• Unterstützung durchgängiger Stammdatenflüsse (z. B. einheitliche Personen- und Organisationsdaten als Single Source of Truth)
• Sicherheits- und Datenschutzkonzept
• Mandanten- und Mehrsprachigkeitsfähigkeit, sofern relevant

Für die Bewertung empfiehlt es sich, IT frühzeitig einzubinden und technische Kriterien nicht nur „abzuhaken“, sondern auch qualitative Einschätzungen einzuholen.

Wer setzt das Projekt tatsächlich um?

In vielen Ausschreibungen wird die eigentliche Implementierungskompetenz des Anbieters unterschätzt. Nach Erfahrung von CLEVIS entscheidet sie wesentlich über Tempo, Qualität und Belastung des HR-Teams.

Relevante Kriterien:

• Projektvorgehen (Phasierung, Meilensteine, Einbindung von HR/IT, Change & Enablement)
• Verfügbarkeit und Erfahrung des Projektteams (Seniorität, Referenzprojekte, Branchenkenntnis)
• Unterstützungsumfang:
  • Konfiguration & Customizing,
  • Schnittstellen,
  • Daten- und Dokumentenmigration,
  • Schulungen und Enablement.
• Supportmodell nach Go-live (SLAs, Erreichbarkeit, Sprachunterstützung, Eskalationswege)
• Referenzen in vergleichbaren Projekten (z. B. Unternehmensgröße, Branche, Komplexität)

Diese Aspekte lassen sich in der Bewertung beispielsweise durch Interviews, Referenzgespräche oder strukturierte Fragen im Rahmen der Ausschreibung konkretisieren.

Welche Kosten sollten berücksichtigt werden?

Die Kosten sollten in der Anbieterbewertung nicht isoliert betrachtet werden, sondern im Rahmen einer einfachen TCO-Betrachtung (Total Cost of Ownership):

• Einmalige Kosten:
  • Implementierung,
  • Migration,
  • Schulungen,
  • Add-ons.
• Laufende Kosten:
  • Lizenzen / Subscriptions,
  • Wartung und Support,
  • Betriebs- und Infrastrukturkosten (falls On-Premise).
• Folgekosten:
  • zu erwartende Anpassungen,
  • interne Aufwände (Projektteam, Key User, Support).

Eine gewichtete Bewertung (z. B. günstig / mittel / hoch in Relation zum Leistungsumfang) ist häufig aussagekräftiger als reine Euro-Betrachtung.

Wie lässt sich ein subjektives Bild objektivieren?

Systemdemos erzeugen naturgemäß Eindrücke, sowohl positive wie negative.

Um diese Eindrücke vergleichbar zu machen, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen:

• Vordefinierte Use Cases:
  • z. B. „Onboarding eines neuen Mitarbeitenden“,
  • „Organisationswechsel mit Genehmigungen“,
  • „Anlage und Durchführung eines Mitarbeitergesprächs“,
  • „Selbstservice-Antrag im Portal“.
• Beobachtungsleitfaden für das Bewertungsteam:
  • Wie viele Klicks sind nötig?
  • Wie verständlich sind Masken und Begriffe?
  • Wie flexibel wirkt das System bei Varianten?
• Bewertungsbogen pro Demo:
  • Fachliche Passung,
  • Usability,
  • Übereinstimmung mit den eigenen Prozessen,
  • Fragen / Risiken.

So bleiben Demos Teil einer strukturierten Gesamtbewertung,  statt einzelner „Bauchgefühle“ im Nachgang.

Entscheidungsmatrix und Dokumentation

Alle Bewertungen münden idealerweise in eine gewichtete Entscheidungsmatrix:

• Zeilen: Anbieter
• Spalten: Bewertungskategorien (Fachlichkeit, Technik, Projekt, Service, Kosten, Anbieterprofil)
• Gewichtung je Kategorie gemäß definierter Bewertungslogik
• Automatische Berechnung eines Gesamt-Scores je Anbieter

Die Matrix ersetzt nicht das fachliche Urteil, macht aber sichtbar:

• warum ein Anbieter vorne liegt,
• welche Stärken und Schwächen zu berücksichtigen sind,
• und auf welcher Basis die Entscheidung getroffen wurde.

Für HR, IT, Geschäftsführung und – sofern involviert – Betriebsrat schafft diese Dokumentation Nachvollziehbarkeit, auch Monate oder Jahre nach der Entscheidung.