6 Schritte: Wie baut man eine HR-IT-Strategie

Viele Unternehmen setzen bereits einzelne digitale HR-Tools ein – Payroll, Recruiting, digitale Personalakte. Trotzdem bleibt der große Wurf oft aus: eine übergreifende Strategie, die diese Bausteine sinnvoll verbindet. Der Unterschied zwischen digitalen Einzellösungen und einer echten HR-Digitalisierungsstrategie entscheidet darüber, ob HR-Daten als strategische Ressource genutzt werden oder als verstreute Insellösungen liegen bleiben.

HR-Digitalisierung: Wo liegt das Problem?

Ein wiederkehrendes Muster: Tools werden eingeführt, weil sie verfügbar sind oder ein Wettbewerber sie nutzt und nicht, weil sie aus einer klaren Zielsetzung abgeleitet wurden. Nach Beobachtung der CLEVIS Consult GmbH liegt der Unterschied zwischen erfolgreichen und ins Stocken geratenen HR-Digitalisierungsprojekten selten an der Software selbst, sondern an der fehlenden Struktur davor: einer sauberen Bestandsaufnahme, klaren Zielen und einer bewussten Reihenfolge von Prozess- und Tool-Entscheidungen.

HR-Digitalisierung bedeutet dabei mehr als die digitale Abbildung analoger Abläufe. Im Kern geht es darum, Daten als strategische Ressource nutzbar zu machen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen zu verbessern.

6 Schritte: Wie baut man eine HR-Digitalisierungsstrategie?

Eine tragfähige HR-Digitalisierungsstrategie lässt sich in sechs Schritten aufbauen, die – anders als ein klassisches Projekt mit Enddatum – als fortlaufender Zyklus gedacht sind:

Schritt Prozess-Frage Daten-Frage
1. IST-Analyse Welche Prozesse laufen digital, welche analog, wo gibt es Medienbrüche? Welche Daten werden bereits erhoben – vollständig, einheitlich, nutzbar?
2. Ziele definieren Welche operativen Ziele sollen durch die Digitalisierung erreicht werden? Welche Kennzahlen sollen künftig messbar sein?
3. SOLL-Prozesse Wie sehen die Prozesse idealerweise aus, um die Ziele zu erreichen? Wie sehen die Daten aus, wenn die neuen Prozesse laufen?
4. Tools & Software Welche Softwarelösung erfüllt die SOLL-Prozesse am besten? Wie gut lassen sich neue Tools in die bestehende Datenlandschaft integrieren?
5. Implementierung Wie gelingt die Einführung – Roadmap, Pilotprojekt, Change Management? Wie lassen sich Daten sauber migrieren, ohne Qualitätsverlust?
6. Optimierung Werden Prozesse und Systeme regelmäßig anhand von KPIs überprüft? Werden neu gewonnene Daten für geplante Auswertungen tatsächlich genutzt?

Jeder der sechs Schritte lässt sich entlang zweier Fragen beantworten: einer Prozess-Frage, die klärt, wie Abläufe künftig aussehen sollen, und einer Daten-Frage, die klärt, welche Daten dabei erhoben und genutzt werden. Nach Schritt 6 beginnt der Zyklus erneut – neu gewonnene Erkenntnisse fließen zurück in eine aktualisierte IST-Analyse.

6 Schritte: Wie baut man eine HR-IT-Strategie

Schritt 1: IST-Analyse

Prozess-Frage: Welche Prozesse laufen digital, welche laufen noch analog, wo gibt es Medienbrüche?

Daten-Frage: Welche Daten werden bereits erhoben? Sind sie vollständig, einheitlich und nutzbar?

Der erste Schritt ist die Analyse der aktuellen Situation im Unternehmen. Dabei werden bestehende HR-Prozesse, Systeme und der digitale Reifegrad des Unternehmens untersucht. Ziel ist es, sowohl Schwachstellen, Medienbrüche und ineffiziente Abläufe zu identifizieren, als auch optimierte und effiziente Abläufe zu finden. Außerdem wird ein Blick auf die Erhebung und Verarbeitung von HR-Daten geworfen. Die IST-Analyse soll als objektive Bestandsaufnahme und nicht als Fehlersuche dienen. Die Einbindung relevanter Stakeholder wie HR, IT und Führungskräfte ist entscheidend, um ein vollständiges Bild der aktuellen Herausforderungen, Ziele und Chancen zu erhalten und eine stabile Grundlage für alle folgenden Schritte zu liefern.

Schritt 2: Ziele definieren

Prozess-Frage: Welche operativen Ziele sollen durch die Digitalisierung erreicht werden?

Daten-Frage: Welche Kennzahlen sollen in Zukunft messbar sein?

Im zweiten Schritt werden die strategischen und operativen Ziele der Digitalisierungsstrategie gesteckt. Soll die Effizienz gesteigert, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht oder die Datenqualität verbessert werden? Die Ziele sollten messbar sein, beispielsweise durch KPIs, um im späteren Verlauf überprüfen zu können, ob sie erreicht wurden. Umso eindeutiger die Ziele definiert werden, desto einfacher macht es die nächsten Schritte.

Tipp: Eine klare Priorisierung der Bereiche mit dem größten Hebel – etwa Recruiting, Payroll oder Zeiterfassung – sorgt dafür, dass die Strategie zielgerichtet bleibt.

Schritt 3: SOLL-Prozesse definieren

Prozess-Frage: Wie sehen die Prozesse (idealerweise) aus, damit die Ziele erreicht werden?

Daten-Frage: Wie genau sehen die Daten aus, wenn die neuen Prozesse ablaufen?

Im dritten Schritt werden die zukünftigen SOLL-Prozesse definiert. Also wie sollen dir Prozesse in Zukunft aussehen. Auf Basis des aktuellen IST-Zustands (Schritt 1) und der Ziele (Schritt 2) werden hier die neuen Prozesse ausgearbeitet und definiert, die von den IST-Prozessen zu den Zielen führen. Gleichzeitig werden hier die Daten und daraus gewonnenen Analysen festgelegt, die sich aus diesen Prozessen ergeben. Workshops mit HR-Expert:innen, IT und Datenschutz helfen dabei, die Anforderungen zu konkretisieren, sinnvolle Automatisierungspotenziale zu identifizieren und eine realistische Einschätzung von Experten zu bekommen, wie die Prozesse in Zukunft aussehen können. Die Modellierung der SOLL-Prozesse bildet die Grundlage für die Auswahl der passenden Technologien.

Tipp: Es empfiehlt sich immer erst die SOLL-Prozesse zu definieren, bevor es in die Softwareauswahl geht. So kann die Software entsprechend der eignen Anforderungen gewählt werden und nicht die Anforderungen an die Softwarelösungen angepasst werden.

Schritt 4: Tools und Software auswählen

Prozess-Frage: Welche Software Lösung erfüllt die Soll-Prozesse am besten?

Daten-Frage: Wie gut lassen sich neue Tools in die bestehende Datenlandschaft integrieren (API, Schnittstellen)?

Aus einem detaillierten Anforderungskatalog mit Must-haves und Nice-to-haves folgt eine Marktsichtung. Eine Entscheidungsmatrix bewertet Anbieter nach fachlichem, wirtschaftlichem und strategischem Fit. Wer sich hier eine erste Orientierung verschaffen möchte, kann eigene Anforderungen unverbindlich in das SmartMatch-Tool von CLEVIS eingeben oder sich einen Überblick über den Markt in der Anbieterübersicht verschaffen.

Tipp: Auch hier lohnt es sich Hilfe von Experten zu holen, um die Versprechen der Softwareanbieter einzuordnen und von den Erfahrungen von aus vergangenen Digitalisierungsprojekten zu profitieren.

Schritt 5: Implementierung

Prozess-Frage: Wie gelingt die Einführung (Roadmap, Pilotprojekt, Change-Management)?

Daten-Frage: Wie lassen sich die Daten sauber migrieren, ohne dass Datenqualität verloren geht?

Die Implementierung ist der fünfte Schritt und entscheidend für den Erfolg der Strategie. Eine strukturierte Roadmap, beispielsweise in Form eines Pilotprojekts oder eines Wellenmodells, sorgt für eine reibungslose Einführung der neuen Systeme und Prozesse. Datenmigration, Schnittstellenanbindung und Schulungen der Mitarbeitenden sind zentrale Aufgaben in dieser Phase. Gleichzeitig ist ein aktives Change Management notwendig, um die Akzeptanz der neuen Lösungen zu fördern und Widerstände zu minimieren und einen klaren Plan, wie sich die alten Daten sauber in das neue System migrieren lassen.

Schritt 6: Optimierung – und der Rückschluss zu Schritt 1

Prozess-Frage: Werden Prozesse und Systeme regelmäßig anhand definierter KPIs überprüft?

Daten-Frage: Werden die neue gewonnen Daten für die geplanten Auswertungen genutzt?

Der letzte Schritt ist die kontinuierliche Optimierung der Digitalisierungsstrategie. Nach der Implementierung werden die Systeme und Prozesse regelmäßig überprüft, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen und auf die Ziele ausgerichtet ist. Feedback von Nutzer:innen und die Auswertung von KPIs helfen, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungen umzusetzen.

Tipp: An dieser Stelle profitieren die Unternehmen stark, wenn die ersten Schritte sauber durchgeführt wurden, da sich die Erfolge gut definieren lassen und gleichzeitig auch zukünftige Potentiale gut sichtbar werden.

Kreis-Schluss: Nachdem alle 6 Schritte im Kreis durchlaufen wurden, beginnt der Zyklus erneut. Alle neu gewonnen Kenntnisse, Daten und Lösungen werden für die neue IST-Analyse herangezogen um einen neuen Zyklus zu starten.

Warum ist HR-Digitalisierung ein strategischer Geschäftsvorteil?

HR-Digitalisierung ist mehr als die digitale Abbildung manueller Abläufe.

Zwei Effekte machen sie zu einem strategischen Faktor:

Datengetriebene Entscheidungsfindung

Moderne HR-IT-Systeme automatisieren nicht nur Prozesse, sondern sammeln dabei Daten, die sich für strategische Entscheidungen nutzen lassen. Der Vorteil dieser Daten gegenüber allgemeinen Benchmarks oder Beratungsempfehlungen: Sie basieren auf den eigenen Mitarbeitenden, ihren Arbeitsweisen und Potenzialen und werden mit wachsender Automatisierung zunehmend wertvoller.

Skalierbarkeit und Agilität

Digitale HR-Lösungen lassen sich flexibel an neue Anforderungen anpassen, etwa durch:

  • Integration zusätzlicher Module: Etwa für Learning Management oder Performance Management
  • Anpassung an internationale Standorte: Unterstützung von mehrsprachigen und länderspezifischen Anforderungen
  • Agile Reaktion auf Marktveränderungen: Unternehmen können schneller auf neue Herausforderungen reagieren

Fallbeispiel: So könnte die HR-Digitalisierungsstrategie aussehen

Für das folgende Fallbeispiel betrachten wir ein fiktives, inhabergeführtes mittelständisches Unternehmen aus Deutschland mit rund 180 Mitarbeitenden. Das Unternehmen ist seit vielen Jahren erfolgreich am Markt etabliert und bislang kontinuierlich gewachsen. Aufgrund der schlechteren Konjunktur und Fachkräftemangel ging das Wachstum im letzten Jahr stark zurück und der Fokus wurde auf interne Prozesse gerichtet.

Die HR-Arbeit wird von einem kleinen HR-Team verantwortet und ist bislang stark operativ geprägt. Viele Prozesse wie Personaladministration, Recruiting oder Zeiterfassung sind historisch gewachsen, teilweise digital unterstützt, jedoch nicht durchgängig integriert. Mitarbeiterdaten werden bislang nur teilweise digital gespeichert, sind aber nicht einheitlich und nur mit viel Mehraufwand für People Analytics nutzbar.

Schritt 1: IST-Analyse

  • Karriereseite mit veröffentlichten Stellenanzeigen, Bewerbungen gehen per E-Mail ein
    Kein zentrales Recruiting-Tool, Prozesse sind manuell und nicht standort- oder rollenübergreifend standardisiert
  • Digitale Zeiterfassung in Produktion und Verwaltung
    Unterschiedliche Anforderungen je Mitarbeitergruppe, Zeiterfassung ist vorhanden und mit der Abrechnung verknüpft, jedoch ohne Anbindung an weitere HR-Prozesse
  • Parallele Personalakten
    Physische Personalakten für Produktionsmitarbeitende und digitale Ordner für Verwaltungsmitarbeitende mit unterschiedlichen Verwantwortlichen
  • Heterogene Arbeitsrealitäten
    Produktionsmitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz, Verwaltungsmitarbeitende mit Desktop- und Mobile-Zugriff – bestehende HR-Prozesse sind nicht auf beide Gruppen gleichermaßen ausgelegt
  • Datenbasis
    Es existiert noch keine strukturierte Datenbasis. Alle vorhandenen Daten liegen in Excel Listen verstreut, auf Papier oder gar nicht vor. Bewerberdaten aus E-Mails werden gesichtet, Zeiterfassungsdaten liegen im Tool ab und die Personalakten existieren noch physisch in Aktenschränken inklusiver aller sonstiger Verträge.

Schritt 2: Ziele definieren

  • Zentrale HR-Datenbasis
    Eine einheitliche Datenquelle für alle Mitarbeitenden, unabhängig von Rolle oder Arbeitsplatz
  • Digitale Self-Services
    Mitarbeitende sollen einfache HR-Anliegen auch ohne eignen PC-Arbeitsplatz erledigen können
  • Professionalisierung des Recruitings
    Einheitliche Prozesse für alle Standorte und Funktionen, unabhängig von Zielgruppe oder Qualifikationsprofil
  • Möglichkeit für Wachstum
    Sowohl auf Seiten der Produktion als auch der Verwaltung muss die Möglichkeit für Wachstum bestehen (z.B. Weiterbildungen & Schulungen)
  • Datenbasis schaffen
    Es soll eine erste einheitliche, zentrale Datenbasis geschaffen werden. Die Daten werden in einem einheitlichen Format abgelegt und gespeichert damit daraus in Zukunft einfache Analysen erstellt werden können. Das erste Ziel ist vorerst diese Datenbasis und noch keine konkreten Analysen. Diese ergeben sich dann in Zukunft.

Schritt 3: SOLL-Prozesse

  • Durchgängiger, digitaler Recruiting-Prozess
    Einheitliche Abläufe vom Bewerbungseingang bis zur Einstellung für Produktions- und Verwaltungsrollen
  • Zentrale digitale Mitarbeiterverwaltung
    Eine Plattform für Stammdaten, Dokumente und HR-relevante Prozesse für alle Mitarbeitergruppen
  • Mobile Nutzbarkeit
    HR-Prozesse und Self-Services müssen auch für Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz zugänglich sein
  • Klare Differenzierung nach Rollen
    SOLL-Prozesse berücksichtigen unterschiedliche Anforderungen von Produktion, Verwaltung und Führungskräften
  • Datenerzugung
    Die neuen Prozesse werden so aufgebaut, dass sie automatisiert die Daten im vorgegebenen Format speichern können. Aus dem Recruiting Prozess werden Eingang, Status, Name festgehalten. Die Zeiterfassung wird so eingeführt, dass die Anwesenheiten einer Mitarbeiter-ID zugeordnet werden können und jeder Mitarbeitende so eine ID zugeordnet bekommt die eindeutig ist.

Schritt 4: Tools und Software auswählen

An dieser Stelle empfehlen wir selbst einmal die Daten für diesen Fall und den angegebenen Fokus in unseren HR-Software Vergleich Smart-Match einzugeben, um zu sehen welche Softwarelösungen wir für diesen Fall empfehlen. Sollten wir Sie bei Ihrer Softwareauswahl unterstützen können schicken Sie uns direkt eine Anfrage mit Ihren Wünschen und Vorstellungen und wir unterstützen Sie bei der Ausarbeitung Ihrer eignen HR-Digitalisierungsstrategie.

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Schritt 5: Implementierung

  • Gestaffelte Einführung der neuen HR-Prozesse
    Start mit Kernprozessen wie Personaladministration und Recruiting, anschließend schrittweise Erweiterung auf weitere Bereiche
  • Berücksichtigung unterschiedlicher Mitarbeitergruppen
    Produktions- und Verwaltungsmitarbeitende werden mit angepassten Zugängen und Nutzungsszenarien eingebunden
  • Datenmigration und Berechtigungen
    Bestehende digitale Personalunterlagen werden konsolidiert, Rollen und Zugriffe klar definiert. Alle physischen Akten werden einmalig digitalisiert und anhand eines einheitlichen Schemas benannt und gespeichert.
  • Dateninkonsistenzen
    Als Teil der Implemenierung werden alle Dateninkonsistenzen einmal behoben und digital festgehalten und gespeichert.
  • Schulung und Change Management
    Führungskräfte und Mitarbeitende werden frühzeitig eingebunden, um Akzeptanz und korrekte Nutzung der neuen Tools und Prozesse sicherzustellen

Schritt 6: Optimierung

  • Regelmäßige Überprüfung der Prozesse und Zielerreichung
    Nutzung von Feedback und Kennzahlen zur kontinuierlichen Verbesserung
  • Schrittweise Erweiterung
    Ergänzung weiterer HR-Funktionen bei wachsendem Bedarf
  • Erste Auswertung
    Sobald einheitliche, nutzbare Daten vorliegen können die ersten Auswertungen gerechnet werden (Anzahl offener Stellen, time to hire). Es lassen sich noch keine vorausschauenden Analysen auswerten.

Die 5 häufigsten Fehler, die den Kreislauf ins Stocken bringen

Nach Erfahrung von CLEVIS treten in der Praxis wiederkehrende Stolpersteine auf, die sich mit einer klaren Strategie vermeiden lassen:

 

1. Digitalisierung ohne Bestandsaufnahme

Ein Tool wird eingeführt, ohne vorher zu klären, welche Prozesse und Daten betroffen sind, vorhandene Ressourcen werden übersehen.

2. Ziele bleiben vage

Digitalisierung wird als Selbstzweck verfolgt, ohne dass klar definiert ist, woran der Erfolg gemessen wird.

3. Tool-Auswahl vor Prozessdefinition

Prozesse werden nachträglich an eine bereits gewählte Software angepasst, statt umgekehrt, bestehende Abläufe lassen sich dann oft nicht abbilden.

4. Implementierung ohne Change Management

Ohne Schulung und Einbindung der Mitarbeitenden wird das neue System nach der Einführung umgangen, Daten werden weiter nach alten Mustern gepflegt.

5. Stillstand nach dem ersten Erfolg

Nach erfolgreicher Einführung wird die Digitalisierung als abgeschlossen betrachtet, gesammelte Daten bleiben ungenutzt.

Meist sind diese Fehler keine Frage von Kompetenz oder Budget, sondern die Folge übersprungener Schritte ohne klare Strategie. Wird ein Fehler erkannt, lässt sich in der Regel schnell wieder in den nächsten Schritt einsteigen.

Fazit

Eine strategisch ausgerichtete HR-Digitalisierungsstrategie ist kein einmaliges Projekt, sondern ein Zyklus aus sechs Schritten, der sich immer wieder neu durchläuft. Sie ermöglicht nicht nur die Automatisierung bestehender Prozesse, sondern schafft Freiräume für wertschöpfende, strategische HR-Aufgaben, vorausgesetzt, IST-Analyse, Zieldefinition und SOLL-Prozesse stehen vor der Toolauswahl, nicht danach. Für Unternehmen jeder Größe wird es künftig entscheidend sein, eigene HR-Daten systematisch zu sammeln und als Entscheidungsgrundlage zu nutzen, ohne dabei den Faktor Mensch aus dem Blick zu verlieren.

Häufig gestellte Fragen

Häufige Fragen zu HR-Digitalisierungsprojekten und unserem Implementierungsansatz.

Was ist das Ziel einer HR-Digitalisierungsstrategie?

Das Ziel einer HR-Digitalisierungsstrategie ist die Effizienzsteigerung durch Automatisierung manueller HR-Prozesse, verbesserte Datenverwaltung und Nutzung von Mitarbeiterdaten.

Wie verbessert HR-Digitalisierung die Effizienz in Unternehmen?

HR-Digitalisierung steigert die Effizienz, indem sie Routineaufgaben automatisiert, HR-Prozesse neu gestaltet und damit Ressourcen für strategische Aufgaben geschaffen werden.

Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz in der Zukunft der HR-Digitalisierung?

Künstliche Intelligenz spielt eine zentrale Rolle in der HR-Digitalisierung da sie Personalisierung ermöglicht und mit internen Daten bei strategischen Entscheidungen unterstützen kann.

Wie wirkt sich eine erfolgreiche HR-Digitalisierungsstrategie auf den geschäftlichen Erfolg aus?

Eine erfolgreiche HR-Digitalisierungsstrategie verdeutlicht die strategische Rolle von HR in der Zukunft und dient als klare Roadmap diese Ziele planbar zu machen und zu erreichen.

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CLEVIS: HR Digitalisierung und Beratung - Franziska Renger
von Franziska RengerFranziska ist bei CLEVIS ein Multitalent: ihre Expertise liegt nicht nur in HR-Softwareauswahl und Prozessoptimierung, sondern ihre Leidenschaft liegt vor Allem im Change Management und dem Enablement während Software-Roll-out. Sie ist studierte Psychologin und seit über 4 Jahren Teil unseres Teams.