Welche HR Software eignet sich für welche Digitalisierungsstrategie?
It’s a match! – wie HR und IT zusammenfinden
Jahrelang waren die Unternehmensbereiche HR und IT so weit voneinander entfernt wie nur möglich. Die einen kümmern sich um Technik, die anderen um Menschen. Doch in den letzten Jahren sind die beiden Abteilungen immer näher aneinandergerückt. Eine digitale HR erfordert die passende HR-Software und zwingt damit zu einer Zusammenarbeit von HR und IT.
Diese Zusammenarbeit kann – wenn auch erzwungenermaßen entstanden – jedoch schnell Früchte tragen. Mit den passenden digitalen Werkzeugen werden nicht nur HR-Prozesse und HR-Administration erleichtert. Mit den wirklich guten Tools kann es HR schaffen eine Employee Experience zu schaffen, welche vom ersten Tag an über Weiterentwicklungen und Beförderungen hinweg bis zum Abschied ihre Mitarbeiter*innen digital in allen Belangen supportet.
Doch auch die IT hat es nicht einfach. Durch die Bewegung der (HR)-IT Lösungen in die Cloud haben sich auch in der IT-Architektur neue Herausforderungen und Chancen ergeben. Daten und Informationen werden zwischen den Systemen mehr und mehr ausgetauscht und es gilt dabei besondere und immer mehr Anforderungen an Sicherheit und Geschwindigkeit zu erfüllen.
Es gibt eine Vielzahl von Softwareanbietern im HR Bereich.
Von der allumfassenden Suite hin zur modularen People-Management Software bis zum Spezialisten.
Wir zeigen Ihnen, welche Software für wen geeignet ist:
Business Impact durch digitales People Management
„Crunch time“ für HR! Es braucht vermutlich nicht noch mehr Steilvorlagen, um (HR) Digitalisierung jetzt wirklich voranzutreiben:
- Corona erzwingt eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung der HR-Kernprozesse
- Die Digitalisierung erfordert immer noch die Fähigkeit zur schnellen und massiven Weiterentwicklung der Belegschaft
- Transformationen in neue Geschäftsmodelle mit völlig neuen Wertschöpfungsketten stellen den Mitarbeiter*innen und dessen Begleitung der Transformation wieder in den Fokus
Wer am Markt Schritt halten will, braucht veränderte kulturelle Rahmenbedingungen aber auch leistungsstarke und agile IT-Optionen im Recruiting und der Personalentwicklung. Es geht um technische Innovation und digitale Werkzeuge, auf das Unternehmen angepasste IT-Systeme und nutzerfreundliche Oberflächen. Es geht um…
…Karriereseiten und Stellenanzeigen optimieren und den Bewerbungsprozess schnell und innovativ gestalten
…Talente binden und entwickeln mit individueller Weiterentwicklung und Coaching
…die Leistung der Mitarbeiter*innen situativ steuern und unterstützen
…Analysen fahren und Vorhersagen treffen
Soweit wohl bekannt. Noch unklar ist jedoch in so manch einem Entscheiderkreis, was diese veränderten Anforderungen an die HR-(IT)-Leitung und an die HR-IT-Architektur bedeuten, um diese neuen essentiellen HR-Leistungen digital abzubilden.
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Administriert ihr nur oder entwickelt ihr eure Belegschaft schon?
Eines vorweg: es geht nicht darum, Pionier bei jedem neuen Markttrends zu sein, sondern es geht darum passende Markttrends für sich zu nutzen, um Pionier in der eigenen HR-Arbeit zu werden.
Bisher war HR-Digitalisierung mehr im Sinne der digitalen Administration. Schließlich ist das ein effizienter Business Case, der dem Management schnell aufgeht. Effizienz und Kosten waren schlagende Argumente bei der HR-Softwareauswahl.
Doch willkommen in der neuen unternehmerischen Wirklichkeit in einem disruptiven Marktumfeld! Hier gelten etwas andere Spielregeln. Sowohl HR-Administration als auch die Themen der strategischen Personalentwicklung müssen in den Fokus bei der HR-Softwareauswahl. Und darin liegt nun die Schwierigkeit in der Umsetzung einer solchen HR-IT Architektur.
Der HR-Software Markt ist groß und unübersichtlich. Die Anbieter verfolgen dabei unterschiedliche Strategien. Es gibt dort „Generalisten“ im ERP Umfeld (Sie kennen bestimmt mindestens zwei 😉), die sogenannte Suiten anbieten. Sie verfolgen das Ziel die ganze Breite an HR-Prozessen und Funktionen abzudecken.
Andere Anbieter z.B. im Kontext Talent Management versuchen eher thematisch verwandte Modulcluster in einer Software zu bündeln. Und dann gibt es noch Spezialisten die Software zu einem bestimmten HR-Kernprozess anbieten.
Wer passt am besten zu deinem Unternehmen?
Als Faustregel gilt: „Je breiter eine Software im Angebot an abgedeckten Modulen ist, umso schwieriger ist es für den Anbieter über alle Module hinweg in den Funktionen gleichermaßen innovativ zu bleiben und die Anforderungen der Nutzer abzubilden.“
Das heißt, Sie müssen sich die Fragen stellen: Was wollen Sie – Generalist oder Spezialist? Administration oder Entwicklung?
Außerdem ist die Anbieterhistorie der Softwareanbieter meistens auch ein Indiz für die thematische Weiterentwicklung der Software. Der fachliche Ursprung der Anbieter manifestiert sich in der Regel in einer Art „Anbieter-DNA“ (Fokus eher auf administratives HR-Management oder Personalentwicklung).
Tipp: Dort wo Anbieter mit einem eigenständigen, innovativen Ansatz in den eher personalentwicklungsfokussierten Themen unterwegs sind, bieten diese oft eher Basisfunktionen für die administrativen Themen an – und umgekehrt!
In unserer Markt-Übersicht zeigen wir:
- Welche Softwarecluster gibt es?
- Wer passt zu welcher Unternehmensgröße?
- Welche IT-Architektur macht Sinn?
- Welchen Business Impact verfolgt man mit welchem Anbieter?
- Welche Module werden angeboten?
“ONE ERP” vs. Best of Breed
Eine hochentwickelte Workforce benötigt ein agiles, innovatives HR-IT-Umfeld. Leistungsfähige HR IT Architekturen zeichnen sich zukünftig durch Fähigkeiten aus, die für den jeweiligen Zweck geeignetsten HR Software in den Einsatz zu bringen.
Tipp: Es gilt – je heterogener die zukünftige Belegschaft sein wird und je mehr organisationale Agilität erwartet wird, umso weniger wird sich die klassische „One ERP“-Strategie eigenen.
Argumente wie „ganzheitliches Lizenzmanagement“ und die vermeintliche standardmäßige Integration der Systeme treffen ohnehin nur bei einzelnen ERP Anbietern wirklich zu. Zu oft sind zugekaufte Module auch nach Jahren weder für den Endanwender erkennbar optisch noch technisch über Schnittstellen integriert.
Hybride Sourcing-Modelle, also der Mix aus verschiedenen Anwendungen, sowie die Modernisierung der IT-Landschaft durch Microservices und APIs werden immer stärker von Kunden gefordert als auch von den Anbietern entwickelt. SaaS Lösungen erkennen immer mehr, dass nicht alle Anforderungen von einer Lösung erfüllt werden können und bieten daher immer mehr Möglichkeiten an, Daten zu ex- und importieren und gehen immer mehr in Richtung WebServices, Marketplaces und Integrationen von Drittanbietern.
Systeme können immer schneller und besser miteinander kommunizieren. Durch den Einsatz der verfügbaren Technologien können viele Vorteile der verschiedenen Anbieter optimal genutzt werden. So können Prozesse in den dafür bestmöglichen Systemen abgebildet werden und die nötigen Daten auch problemlos zwischen den Anbietern transferiert werden. Was das richtige Maß an Schnittstellen ist hängt stark von der aktuellen Landschaft aber auch von den Anforderungen an zukünftige Prozesse und Integrationen ab.
Tipp: Der Einsatz einer Middleware oder einem Datawarehouse kann hilfreich sein, da diese die Daten aus verschiedenen Quellen harmonisiert und selbständig Fehler und Probleme einer Schnittstelle erkennt und gegebenenfalls auch lösen kann.
Leistungsfähigkeit als oberstes Ziel von HR
Die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter*innen ist also der Erfolgsfaktor einer digitalen HR. Diese gilt es konsequent zu sichern und zu erhöhen. Für die zukünftige Belegschaft ist die Excellenz der HR-IT-Infrastruktur, mit der einerseits die eigene Weiterentwicklung gesteuert wird, aber auch administrative Belange organisiert werden, eine Selbstverständlichkeit und eine Frage der Wertschätzung.
Ziel sollte eine stabile, zukunftsfähige und sichere IT-Landschaft sein, welche alle Anforderungen an die Fachprozesse erfüllen kann. Durch mehr und mehr Möglichkeiten, wird es auch immer einfacher diese Herausforderungen auch wirklich zu bewältigen.
Und in diesen gemeinsamen Zielen finden HR und IT dann doch ganz gut zusammen 😉
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Die Abkürzung API steht für Application Programming Interface und bezeichnet eine Programmierschnittstelle. Mit Hilfe dieser können verschiedene Systeme kommunizieren. So können Sie über Schnittstellen nicht nur Daten in ihre HR Software bringen sondern auch unterschiedliche HR Software Anbieter miteinander verbinden.
Best-of-Breed bedeutet im IT-Bereich die für jeden Geschäftszweck die am besten passende Softwarelösung einzusetzen. Die Best-of-Breed-Strategie setzt auf Modularität und kombiniert die Softwarelösungen verschiedener Anbieter. Aus diesen Speziallösungen entsteht durch Integration eine moderne, flexible Systemlandschaft.
Die Cluster-Strategie beschreibt im IT-Umfeld das thematische Clustern von Modulen eines Hersteller. Je nach Bedarf kann hier für unterschiedliche, themenverwandte Bereiche – im HR Bereich beispielsweise Performance, Learning und Recruiting – Module eines Anbieters gekauft werden. Für verschiedene Themen – wie bsw. Personalentwicklung und -administration – gibt es dann mehrere Cluster von verschiedenen Anbietern.
Eine Extension – zu dt. Softwareerweiterung – wird entwickelt, wenn der Funktionsumfang bestehender Software nicht den Anforderungen entspricht, die Lösung jedoch einen Großteil der Bedürfnisse abdeckt. Fehlende Funktionalitäten werden dann mit Hilfe von Schnittstellen durch eigenprogrammierte Lösungen ergänzt. Manche Anbieter bieten auch bereits vorprogrammierte Ad-Ons / Plug-Ins, um ihre Software zu erweitern.
Hybride Cloud Modelle sind ein Mix aus On-Premise-, Private-Cloud-Services und Public Cloud, bei der eine Orchestrierung zwischen den einzelnen Plattformen stattfindet. Die verschiedenen Quellen und Systeme werden in einem Datencenter kombiniert.
Microservices sind eine IT-Architekturoption, bei dem verschiedene Software komponiert wird. Die verschiedenen Anwendungen kommunizieren miteinander unter einen gemeinsamen Oberfläche, sind jedoch selten für den Endanwender erkennbar differenzierbar. Die Dienste sind weitgehend entkoppelt und erledigen kleine Aufgaben.
Der ONE-ERP Ansatz beschreibt eine ganzheitliche Lösung – auch genannt Suite – für unterschiedliche Themen. Die Suite integriert in einem Produkt verschiedene Funktionen. Beispiele sind SAP oder Microsoft.
SaaS steht für Software as a Service. Das bedeutet, dass die Software und die IT-Infrastruktur bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Dienstleistung genutzt wird. Die SaaS Softwarelösungen sind meistens nur zu einem bestimmten Teil für den Kunden anpassbar.
Systemintegration beschreibt ganz generell den Weg, verschiedene Systeme miteinander zu vereinen statt in eigenen (Daten-)Silos zu arbeiten. Ziel ist es, Daten nur an einer Stelle zu pflegen und zwischen den Systemen Schnittstellen zu schaffen.
WebServices bieten die Möglichkeit dass zwei Systeme über eine Schnittstelle miteinander kommunizieren können. Festdefinierte APIs können angesprochen werden und dadurch Daten erstellt, abgeändert oder gelöscht. In der Regel unterstützen SaaS Lösungen hunderte bis tausende Aufrufe pro Minute um Daten zu exportieren und importieren.
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