von Nina Bauer
Zuletzt aktualisiert: 22.10.2026
Lesedauer: 9 Minuten
Stundenzettel, Excel-Listen oder gar keine Erfassung: In vielen Unternehmen werden Arbeitszeiten noch immer lückenhaft dokumentiert. Dabei sind Arbeitgeber in Deutschland bereits heute verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Eine Zeiterfassung Software macht die Dokumentation einfach, rechtssicher und auswertbar.
Dieser Guide zeigt, welche Arten von Zeiterfassungssystemen es gibt, welche Funktionen wichtig sind, welche Anbieter für welche Unternehmen infrage kommen, was die Software kostet und wie die Einführung gelingt.
Zeiterfassung Software im Vergleich: Anbieter auf einen Blick
Die Übersicht dient der ersten Orientierung und um einen Überblick über den aktuellen Markt zu erhalten.
| Anbieter | Typ | Erfassung | Unternehmensgröße | Geeignet, wenn … |
|---|---|---|---|---|
| Personio | All-in-One-HR | App, Browser | KMU | Zeiterfassung Teil einer HR-Gesamtlösung sein soll |
| Factorial | All-in-One-HR | App, Browser | KMU | Zeiterfassung, Abwesenheiten und Personalakte aus einer Hand kommen sollen |
| clockin | Spezialist | App, Terminal | KMU | mobile Teams und Baustellen im Fokus stehen |
| Clockodo | Spezialist | App, Browser | KMU | Arbeits- und Projektzeiten gemeinsam erfasst werden sollen |
| Crewmeister | Spezialist | App, Browser | Kleinbetriebe, KMU | ein einfacher, günstiger Einstieg gesucht wird |
| TimeTac | Spezialist | App, Browser, Terminal | KMU, Mittelstand | Zeit-, Projekt- und Abwesenheitsverwaltung kombiniert werden sollen |
| ATOSS | Workforce Management | Terminal, App, Browser | Mittelstand, Konzern | komplexe Schicht- und Arbeitszeitmodelle abzubilden sind |
| SAP SuccessFactors | HR-Suite | App, Browser, Terminal (über Partner) | Konzern | die HR-IT bereits auf SAP basiert |
| Papershift | Spezialist (Schichtplanung & Zeiterfassung) | App, Browser | KMU, Mittelstand | Schichtplanung und Zeiterfassung zusammen gesteuert werden sollen |
| ZEP | Spezialist (Zeiterfassung & Zeitwirtschaft) | Terminal, App, Browser | KMU, Mittelstand | klassische Zeitwirtschaft mit Terminals und Projektzeiten gewünscht ist |
| rexx | HR-Suite | – | Mittelstand | die Zeiterfassung Teil einer modularen HR-Suite sein soll |
| HRworks | All-in-One-HR | App, Browser | KMU, Mittelstand | Zeiterfassung und Reisekosten Teil einer deutschen Cloud-HR-Lösung sein sollen |
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Was ist der Unterschied zwischen Zeiterfassung und Zeitwirtschaft?
Eine Zeiterfassung Software, auch Zeiterfassungssystem (ZES) oder elektronische Zeiterfassung genannt, ist eine digitale Lösung. Sie dokumentiert Arbeitsbeginn, Ende und Pausen minutengenau. Die Buchung erfolgt per App, im Browser oder am Terminal. Daraus berechnet die Software automatisch Soll- und Ist-Zeiten, Überstunden und Zeitkonten. Moderne Systeme erfassen zusätzlich Urlaub, Krankheit und Home-Office-Tage und lassen sich in bestehende Unternehmenssoftware integrieren.
Zeiterfassung vs. Zeitwirtschaft
Die Begriffe werden oft synonym verwendet, beschreiben aber unterschiedliche Tiefen:
| Zeiterfassung | Zeitwirtschaft | |
|---|---|---|
| Kern | Erfassen von Kommen, Gehen und Pausen | Erfassen, Bewerten und Verwalten aller Zeitdaten |
| Funktionen | Stempeln, Zeitnachweise, einfache Auswertungen | Zusätzlich Arbeitszeitmodelle, Zeitkonten, Zuschläge, Abwesenheiten, Schichtplanung, Übergabe an die Lohnabrechnung |
| Typisch für | Kleinbetriebe, einfache Arbeitszeitmodelle | Mittelstand und Konzerne, Schicht- und Tarifbetriebe |
Die meisten modernen Lösungen decken heute beides ab.
Anbietertypen: Welches Zeiterfassungssystem passt?
Es gibt verschiedene Arten von Zeiterfassungssystemen, die je nach den Bedürfnissen eines Unternehmens eingesetzt werden können:
| Typ | Stärken | Grenzen | Typisch für |
|---|---|---|---|
| Spezialisierte Zeiterfassungs-Apps | Schnell eingeführt, günstig, mobile Nutzung | Begrenzte Tiefe bei Tarif- und Schichtregeln | Kleinbetriebe, KMU, Handwerk |
| All-in-One-HR-Software | Zeiterfassung, Abwesenheiten und Personalakte integriert | Komplexe Zeitwirtschaft oft eingeschränkt | KMU |
| Workforce Management / Zeitwirtschaft | Komplexe Modelle, Schichtplanung, Terminals, Tarifregeln | Höherer Einführungsaufwand und Preis | Mittelstand, Konzern, Schichtbetriebe |
| Modul in HR-Suite / ERP | Einheitliche Daten, keine Schnittstellen | Usability und Tiefe variieren stark | Unternehmen mit bestehender Suite |
In der Praxis werden die Erfassungsarten häufig kombiniert: ein Terminal in der Produktion, eine App für den Außendienst und der Browser für die Verwaltung, alles in einem System. Die meisten Lösungen werden als Cloud-Service (SaaS) angeboten. Installationen auf eigenen Servern (On-Premise) finden sich vor allem in großen Unternehmen mit besonderen IT-Anforderungen.
Welche Funktionen sollte eine gute Zeiterfassung haben?
| Funktion | Nutzen | Priorität |
|---|---|---|
| Elektronische, taggleiche Erfassung | Erfüllt die bestehende und die geplante Pflicht | Pflicht |
| Arbeitszeitmodelle & Zeitkonten | Gleitzeit, Teilzeit, Schicht und Vertrauensarbeitszeit korrekt abbilden | Pflicht |
| Pausen- und Ruhezeitprüfung | Warnt automatisch bei Verstößen gegen das ArbZG | Pflicht |
| Abwesenheitsverwaltung | Urlaub, Krankheit und Zeitausgleich im selben System | Pflicht |
| Schnittstelle zur Lohnabrechnung | Überstunden und Zuschläge ohne Doppelerfassung (z. B. DATEV, SAP) | Pflicht |
| Rollen, Rechte & Freigaben | Korrekturen und Anträge durch Führungskräfte genehmigen | Pflicht |
| Employee Self Service | Mitarbeitende sehen ihr Zeitkonto und stellen Anträge selbst | Wichtig |
| Auswertungen & Exporte | Überstunden, Auslastung und Nachweise für Prüfungen | Wichtig |
| Projektzeiterfassung | Zeiten auf Projekte und Kunden buchen | Je nach Branche |
| Schichtplanung | Personaleinsatz planen und mit Ist-Zeiten abgleichen | Je nach Branche |
| Offline-Fähigkeit | Buchungen ohne Netz, z. B. auf Baustellen | Je nach Branche |
Welche Vorteile hat eine Zeiterfassung Software?
- Rechtssicherheit: Arbeitszeiten werden lückenlos, nachvollziehbar und unveränderbar dokumentiert. Automatische Prüfungen von Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten helfen, Verstöße früh zu erkennen. Das dient auch dem Gesundheitsschutz, um den es bei der Erfassungspflicht im Kern geht.
- Weniger Aufwand in HR und Lohnabrechnung: Stundenzettel einsammeln, abtippen und nachrechnen entfällt. Zeitkonten, Überstunden und Zuschläge werden automatisch berechnet und an die Lohnabrechnung übergeben.
- Transparenz für Mitarbeitende: Beschäftigte sehen ihr Zeitkonto jederzeit selbst und können Urlaub oder Korrekturen direkt im System beantragen. Das schafft Vertrauen und reduziert Rückfragen.
- Bessere Planung und Steuerung: Auswertungen zu Überstunden, Abwesenheiten und Auslastung unterstützen Führungskräfte bei der Personaleinsatzplanung. In Produktion und Projekten helfen sie bei Kapazitätsplanung und Kalkulation.
- Flexible Arbeitsmodelle: Gleitzeit, Teilzeit, Homeoffice und mobiles Arbeiten lassen sich sauber abbilden. Das ist die Voraussetzung dafür, dass flexible Modelle rechtssicher bleiben.
Welche Herausforderungen gibt es und worauf ist zu achten?
- Akzeptanz und Überwachungsängste: Zeiterfassung wird schnell als Kontrollinstrument wahrgenommen. Hilfreich sind offene Kommunikation zum Zweck (Gesundheitsschutz, faire Erfassung von Überstunden), klare Regeln zur Datennutzung und eine einfache Bedienung.
- Betriebsrat und Mitbestimmung: Die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung ist in der Regel nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Der Betriebsrat sollte früh eingebunden und eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden.
- Datenschutz: Zeitdaten sind personenbezogen. Erforderlich sind Zweckbindung, Rollen- und Rechtekonzept, Löschfristen und ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Besonders sensibel sind GPS-Ortung und biometrische Verfahren wie Fingerabdruck. Sie sind nur unter engen Voraussetzungen zulässig.
- Komplexe Arbeitszeitmodelle: Tarifliche Zuschläge, Schichtsysteme oder mehrere Standorte stellen hohe Anforderungen an die Konfiguration. Diese Regeln sollten vor der Auswahl dokumentiert und in Demos konkret geprüft werden.
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Der HR-Software-Markt ist unübersichtlich: viele Anbieter, ähnliche Versprechen, unterschiedliche Architekturen. Wir zeigen, wie Unternehmen HR-Software strukturiert auswählen – passend zu Zielbild, Prozessen und Organisation.
Was kostet eine Zeiterfassung Software?
Die meisten Cloud-Lösungen werden pro Mitarbeitendem und Monat abgerechnet.
Hinzu kommen je nach System:
- Einrichtung und Konfiguration der Arbeitszeitmodelle
- Hardware für Terminals sowie Chips oder Karten
- Schnittstellen zur Lohnabrechnung und zu weiteren HR-Systemen
- Schulung und laufende Administration
Zeiterfassungssystem einführen: 6 Schritte
- Bedarfsanalyse: Welche Arbeitszeitmodelle, Standorte und Mitarbeitergruppen gibt es? Wer arbeitet mobil, wer ohne PC? Welche Auswertungen und Schnittstellen werden gebraucht?
- Regeln dokumentieren: Pausen, Rundungen, Zuschläge, Gleitzeitrahmen, Überstundenregelung und Freigabeprozesse festhalten.
- Betriebsrat und Datenschutz einbinden: Zweck, Rechte, Auswertungen und Löschfristen in einer Betriebsvereinbarung regeln.
- System auswählen: Anforderungen priorisieren, Shortlist bilden und Anbieter mit echten Fällen demonstrieren lassen, etwa einer Nachtschicht mit Zuschlägen oder einer Korrekturbuchung.
- Pilot durchführen: In einem Bereich testen, Feedback sammeln, Einstellungen nachschärfen.
- Rollout und Betrieb: Schulungen, klare Ansprechpersonen, Papierlisten konsequent ablösen und Auswertungen regelmäßig prüfen.
Zukunft: KI in der Zeiterfassung
KI-Funktionen erkennen fehlende oder unplausible Buchungen, schlagen Korrekturen vor und warnen früh vor Überlastung. Prognosen zu Auslastung und Personalbedarf verbessern die Einsatzplanung. Chatbots beantworten Fragen wie „Wie viele Überstunden habe ich?“ direkt im Kollaborationstool. Mehr dazu im Ratgeber AI im HR.
Fazit
Zeiterfassung ist in Deutschland schon heute Pflicht und eine elektronische Erfassungspflicht zeichnet sich ab. Eine passende Zeiterfassung Software sorgt für Rechtssicherheit, entlastet HR und Lohnabrechnung und schafft Transparenz für Beschäftigte. Welches System passt, hängt vor allem von der Erfassungsart, der Komplexität der Arbeitszeitmodelle und der bestehenden HR-IT ab. Wer Regeln vorab dokumentiert, den Betriebsrat früh einbindet und Anbieter anhand echter Fälle prüft, vermeidet teure Fehlentscheidungen.
Häufig gestellte Fragen
Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert Beginn, Ende und Pausen der Arbeitszeit digital per App, Browser oder Terminal. Daraus berechnet es Zeitkonten, Überstunden und Abwesenheiten.
Ja. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen. Eine bestimmte Form ist derzeit nicht vorgeschrieben. Eine Reform des Arbeitszeitgesetzes mit grundsätzlich elektronischer Erfassung ist geplant, aber noch nicht beschlossen.
Derzeit kann Excel zulässig sein, wenn die Erfassung vollständig, verlässlich und nachprüfbar ist. Sie ist aber fehleranfällig und leicht veränderbar. Mit der geplanten elektronischen Pflicht dürfte Excel für die meisten Unternehmen nicht mehr ausreichen.
Zeiterfassung meint das Erfassen der Arbeitszeiten. Zeitwirtschaft umfasst zusätzlich die Bewertung und Verwaltung: Arbeitszeitmodelle, Zeitkonten, Zuschläge, Abwesenheiten und die Übergabe an die Lohnabrechnung.
Ja. Bei Vertrauensarbeitszeit wird auf die Kontrolle der Lage der Arbeitszeit verzichtet. Die Erfassung der Arbeitszeit bleibt trotzdem erforderlich. Auch der Reformentwurf sieht vor, Vertrauensarbeitszeit weiter zu ermöglichen.
