von Andrea Bogicevic
Zuletzt aktualisiert: 16.07.2026
Lesedauer: 4 Minuten
Wer Entgeltunterlagen digital führt, sollte die Pflichten aus der BVV kennen: elektronische Ablage, prüfsichere Formate z.B. keine Word-Dokumente), keine Sammel-PDFs. Was viele nicht wissen: Auch der Dateiname selbst unterliegt klaren Vorgaben aus den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 9a BVV und die werden jetzt zur akuten Deadline-Frage.
Der Grund: Die bisherige Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen befreien zu lassen, läuft zum 31.12.2026 aus. Ab dem 1.1.2027 gilt die Pflicht ausnahmslos für alle Arbeitgeber – unabhängig von Branche und Größe. Wer bis dahin nicht sauber aufgestellt ist, gilt bei der nächsten Betriebsprüfung als nicht prüfungsfähig.
Arbeitgeber müssen sich auf klar definierte Regeln einstellen, die vor allem die spätere Prüfung durch Sozialversicherungsträger erleichtern sollen.
Klar definierte Vorgaben für Dateinamen
Kern der Neuerung: Entgeltunterlagen, die elektronisch geführt und für Prüfzwecke bereitgestellt werden, dürfen bereits jetzt nur mit eindeutig strukturierten Dateinamen gespeichert werden – ab 2027 gilt das ausnahmslos für alle Arbeitgeber.
Diese müssen mehrere Kriterien erfüllen:
- Der Dateiname darf maximal 64 Zeichen lang sein.
- Es sind keine Sonderzeichen erlaubt.
- Umlaute wie ae, oe, ue sowie das Zeichen ’ss‘ anstelle von ‚ß‘ sind zu verwenden
- Leerzeichen im Dateinamen sind zu vermeiden, Unterstriche oder Bindestriche sind möglich
- Der Dateiname soll eine eindeutige Zuordnung ermöglichen – etwa durch Kombination von Dokumenttyp, Name der beschäftigten Person und Zeitraum oder Datum
Ein zulässiger Dateiname könnte zum Beispiel so aussehen: Lohnabrechnung_Mustermann_2024-12.pdf.
Warum diese Anpassungen?
Digitale Führung der Entgeltunterlagen
Bereits seit der Anpassung der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sind Arbeitgeber verpflichtet, Entgeltunterlagen elektronisch zu führen und bei Prüfungen in standardisierten Formaten zur Verfügung zu stellen.
Vorgesehen sind insbesondere:
- einzelne Dateien pro Unterlage (keine Sammel-PDFs mit mehreren Dokumenten),
- orts- und systemunabhängig lesbare Formate (zum Beispiel PDF, TIFF, PNG, JPEG, BMP),
- Unveränderbarkeit der Dokumente nach der Ablage.
Die nun hervorgehobenen Regeln für Dateinamen sind eine konsequente Ergänzung dieser Vorgaben: Nicht nur das Dokument selbst, auch seine technische Bezeichnung soll revisionssicher, nachvollziehbar und maschinell verarbeitbar sein.
Mehr Aufwand, aber auch mehr Struktur
Für viele Unternehmen bedeutet die Umstellung zunächst zusätzlichen Aufwand:
- bestehende Ablagestrukturen müssen überprüft werden,
- Namenskonventionen sind zu vereinheitlichen,
- Programme oder Schnittstellen – etwa aus Lohnabrechnungssystemen – müssen angepasst werden.
Langfristig kann die klare Struktur jedoch Prozesse vereinfachen:
- schnellere Suche nach Unterlagen,
- weniger Rückfragen bei Prüfungen,
- geringere Fehleranfälligkeit bei Zuordnungen,
- bessere Grundlage für automatisierte Auswertungen.
Was sollten Arbeitgeber jetzt tun?
Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, ob ihre aktuelle Praxis den neuen Anforderungen entspricht.
Wichtige Schritte sind unter anderem:
- Namenskonvention definieren: Wie werden Dokumenttyp, Name und Zeitraum einheitlich abgebildet?
- Technische Systeme anpassen: Können Lohn- und Dokumentenmanagementsysteme automatisch konforme Dateinamen erzeugen?
- Bestandsdokumente prüfen: Müssen vorhandene Dateien umbenannt oder migriert werden?
- Mitarbeitende schulen: Wer manuell Dateien speichert, sollte die Regeln kennen und anwenden.
Mit den neuen Vorgaben für Dateinamen wird ein weiterer Baustein der digitalen Entgeltunterlagen präzisiert. Ziel ist eine bundeseinheitlich nachvollziehbare, prüfsichere und technisch saubere Dokumentation – bis hin zur letzten Zeichenkette im Dateinamen.
Häufig gestellte Fragen
Die Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen gilt bereits. Die Anforderungen sind unverändert seit 2022 (Gemeinsame Grundsätze nach § 9a BVV) und gelten ab 1.1.2027 für alle Arbeitgeber ausnahmslos verpflichtend. Arbeitgeber sollten die neuen Regeln spätestens bis 31.12.2026 vollständig in ihren Prozessen verankern, um bei Prüfanfragen rechtssicher reagieren zu können.
Erlaubt sind in der Regel Buchstaben (A–Z, a–z), Ziffern (0–9), Unterstriche und Bindestriche. Auf Sonderzeichen wie Schrägstriche, Doppelpunkte, Sternchen oder Anführungszeichen sollte verzichtet werden, da sie in Dateisystemen oder Schnittstellen Probleme verursachen können.
Aus technischer Sicht sind Umlaute häufig möglich, für eine standardisierte, systemunabhängige Ablage werden sie jedoch nicht empfohlen. In vielen Richtlinien wird daher auf Umschreibungen wie ae, oe, ue und ss gesetzt. Das reduziert Fehlerquellen bei Exporten, Migrationen und maschinellen Auswertungen.
Eine rückwirkende Pflicht zur Umbenennung aller historischen Dokumente ist in der Praxis kaum durchsetzbar. Entscheidend ist, dass neu erzeugte oder im Rahmen von Prüfungen bereitgestellte Entgeltunterlagen die formalen Anforderungen erfüllen. Unternehmen sollten dennoch prüfen, ob besonders relevante oder häufig benötigte Altbestände schrittweise in ein einheitliches Namensschema überführt werden können.
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