Schritt 1: IST-Analyse

Der erste Schritt ist die Analyse der aktuellen HR‑IT‑Landschaft. Dabei werden bestehende HR‑Prozesse, Systeme, Schnittstellen sowie der digitale Reifegrad des Unternehmens untersucht. Ziel ist es, sowohl Schwachstellen, Medienbrüche und ineffiziente Abläufe zu identifizieren als auch funktionierende Strukturen zu erkennen. Die IST‑Analyse dient als objektive Bestandsaufnahme und nicht als Fehlersuche.

Die Einbindung relevanter Stakeholder wie HR, IT, Datenschutz, Betriebsrat und Führungskräften ist entscheidend, um ein vollständiges Bild der aktuellen Herausforderungen, Ziele und Chancen zu erhalten.

Schritt 2: Ziele definieren

Im zweiten Schritt werden die strategischen und operativen Ziele der HR‑IT‑Strategie definiert. Soll die Effizienz gesteigert, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht, die Datenqualität verbessert oder die Systemlandschaft konsolidiert werden? Die Ziele sollten messbar sein – idealerweise über klar definierte KPIs –, um im späteren Verlauf überprüfen zu können, ob sie erreicht wurden.

Einbeziehung aller relevanten Stakeholder:

• Stakeholder-Identifikation: Bestimmung der relevanten Parteien, einschließlich HR, IT, Management und möglicherweise externer Partner
• Kommunikation und Transparenz: Regelmäßige Updates und klare Kommunikation mit den Stakeholdern, um deren Unterstützung und Engagement zu gewährleisten
• Feedbackschleifen: Einholen von Rückmeldungen der Stakeholder, um deren Bedenken und Vorschläge in die Strategieentwicklung zu integrieren
• Gemeinsame Ziele: Zusammenarbeit bei der Festlegung von Zielen und Prioritäten, um sicherzustellen, dass alle relevanten Bedürfnisse und Perspektiven berücksichtigt werden

Tipp: Eine klare Priorisierung der Bereiche mit dem größten Hebel – etwa Recruiting, Payroll, Zeitwirtschaft oder HR‑Core – sorgt dafür, dass die Strategie zielgerichtet bleibt.

Schritt 3: SOLL-Prozesse definieren

Im dritten Schritt werden die zukünftigen SOLL‑Prozesse definiert. Auf Basis des IST‑Zustands und der strategischen Ziele werden hier die neuen Prozesse und Systemanforderungen ausgearbeitet. Workshops mit HR‑Expert:innen, IT, Datenschutz und ggf. internationalen Einheiten helfen dabei, Anforderungen zu konkretisieren, Automatisierungspotenziale zu identifizieren und eine realistische Einschätzung aus der Praxis zu erhalten.

Die Modellierung der SOLL‑Prozesse bildet die Grundlage für die spätere Auswahl der passenden Technologien.

Tipp: Es empfiehlt sich immer erst die SOLL‑Prozesse zu definieren, bevor es in die Softwareauswahl geht. So wird die Software auf Basis der eigenen Anforderungen gewählt – nicht umgekehrt.

Schritt 4: Tools und Software auswählen

Im vierten Schritt geht es darum, die richtigen Systeme und Softwarelösungen zu finden, die die definierten Anforderungen erfüllen. Zunächst wird ein detaillierter Anforderungskatalog erstellt, der Must‑haves und Nice‑to‑haves dokumentiert. Anschließend folgt eine Marktsichtung, bei der potenzielle Anbieter identifiziert werden. Mithilfe einer Entscheidungsmatrix werden die Anbieter nach fachlichem, wirtschaftlichem, technischem und strategischem Fit bewertet, um die optimale Lösung auszuwählen.

Tipp: Auch hier lohnt es sich, Expert:innen hinzuzuziehen – insbesondere um Funktionsversprechen der Anbieter richtig einschätzen zu können und von Erfahrungen aus anderen HR‑IT‑Projekten zu profitieren.

Schritt 5: Implementierung & Change Management

Die Implementierung ist der fünfte Schritt und entscheidend für den Erfolg der HR‑IT‑Strategie. Eine strukturierte Roadmap, beispielsweise in Form eines Pilotprojekts oder eines Wellenmodells, sorgt für eine reibungslose Einführung der neuen Systeme und Prozesse. Zentrale Aufgaben in dieser Phase sind:

• Datenmigration
• Schnittstellenanbindung
• Systemkonfiguration
• Testmanagement (UAT, Integrationstests)
• Schulungen der Mitarbeitenden

Gleichzeitig ist ein aktives Change Management notwendig, um die Akzeptanz der neuen Lösungen zu fördern und Widerstände zu minimieren.

Wichtige Aspekte des Change Managements beinhalten:

• Kommunikation: Klarheit über die Vorteile und Notwendigkeit der neuen Technologie schaffen und regelmäßig über Fortschritte informieren
• Einbindung von Führungskräften: Motivieren und Einbeziehen von Führungskräften, um als Vorbilder die Akzeptanz der Mitarbeiterschaft zu fördern
• Feedbackmechanismen: Kanäle einrichten, über die Mitarbeiter Rückmeldungen geben und Unterstützung bei Problemen einholen können

Schritt 6: Optimierung

Der letzte Schritt ist die kontinuierliche Optimierung der HR‑IT‑Strategie. Nach der Implementierung werden Systeme, Architektur und Prozesse regelmäßig überprüft, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen und auf die Ziele einzahlen. Feedback von Nutzer:innen und die Auswertung definierter KPIs helfen, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungen umzusetzen.

Zudem können weitere Module oder neue Technologien wie Learning Management, People Analytics oder KI‑gestützte Funktionen schrittweise integriert werden.

Tipp: Unternehmen profitieren an dieser Stelle enorm davon, wenn die ersten Schritte sauber durchgeführt wurden. So lassen sich Erfolge messbar darstellen und zukünftige Potenziale klar ableiten.