Case Study
Change Management im Zuge des globalen Roll-outs von Oracle
Wie CLEVIS den globalen Rollout eines HR-Systems bei einem internationalen Logistikunternehmen erfolgreich begleitet hat.
Überblick
Die wichtigsten Fakten
Auf einen Blick – die Eckdaten des Projekts
Veränderung
Die Transformation
Von verstreuten Change‑Aktivitäten und uneinheitlichem Enablement hin zu einem global gesteuerten, konsistenten Trainings‑ und Kommunikationsansatz für eine erfolgreiche HR‑Systemeinführung.
Vorher
Unterschiedliche Informationsstände in Regionen und Teams
Hoher Aufwand durch verteilte Trainingsunterlagen
Fehlende Konsistenz in Kommunikation & Change-Botschaften
Geringe Transparenz über Projektstatus und Rollout‑Bedarfe
Nachher
Global einheitliches Trainingskonzept und konsistente Materialien
Klar strukturierter Change‑ und Kommunikationsplan
Transparente Steuerung aller Enablement‑Formate weltweit
Hohe Akzeptanz durch zielgruppengerechte Befähigung und klare Botschaften
Ausgangslage
Problemstellung
Das Unternehmen ist eine weltweit führende Reederei im Bereich Containertransport und Logistik mit Hauptsitz in Hamburg und einem globalen Netzwerk von Standorten. Im Zuge einer strategischen Neuausrichtung strebte das Unternehmen eine stärkere Standardisierung seiner Systemlandschaft und HR-Prozesse über alle Länder hinweg an. Ziel war es, regionale Einzellösungen durch eine zentrale, integrierte Plattform zu ersetzen und sämtliche Prozesse aus einer Hand zu steuern. Die Wahl fiel auf Oracle als zukünftiges globales HR-System, um eine durchgängige und effizientere Prozesslandschaft zu schaffen.
Zusammenarbeit
Zielstellung des Projektes
Die Einführung von Oracle brachte einen tiefgreifenden Wandel für die Organisation mit sich und machte professionelles Change Management sowie eine gezielte Kommunikationsstrategie unverzichtbar. Um die internen Ressourcen und die Expertise in diesem Bereich gezielt zu stärken, entschied sich das Unternehmen für eine Zusammenarbeit mit CLEVIS. Ziel dieser Partnerschaft war es, das Change Management und die Kommunikation während des gesamten Rollouts umfassend zu begleiten, die Erhebung relevanter Change-KPIs zu unterstützen, die Eventvorbereitung zu koordinieren und das Enablement aller Zielgruppen sowohl konzeptionell als auch operativ sicherzustellen.
Projektscope
Im Rahmen des Projekts unterstützten wir das Unternehmen über einen Zeitraum von drei Jahren beim globalen Rollout der Oracle-Module Recruiting, HR Core, Compensation, Talent, Journeys und Reporting. Die Einführung erfolgte in mehreren Wellen, sodass verschiedene Länder und Regionen schrittweise an das neue System angebunden wurden. CLEVIS übernahm dabei die umfassende Begleitung in den Bereichen Change Management, Kommunikation und Enablement. Dazu gehörte die Entwicklung und Umsetzung von Strategien, um die Mitarbeitenden weltweit auf die Veränderungen vorzubereiten, sie gezielt zu informieren und durch Trainingsmaßnahmen zu befähigen, die neuen Prozesse und Systeme erfolgreich zu nutzen.
Methodik
CLEVIS Ansatz & Erfolgskriterien
Unser Ansatz orientierte sich am vorgegebenen Wellenmodell für die Einführung von Oracle. In der ersten Welle lag der Schwerpunkt auf der grundlegenden Planung und Ausgestaltung von Change- und Kommunikationsmaßnahmen sowie der aktiven Mitwirkung an der Entwicklung eines umfassenden Trainingskonzepts. Dieses Konzept bildete die Grundlage für die weiteren Projektphasen und konnte flexibel an den jeweiligen Scope und die spezifischen Anforderungen angepasst und erweitert werden. Darüber hinaus wurden sämtliche Maßnahmen gezielt auf die unterschiedlichen Stakeholdergruppen ausgerichtet, um eine optimale Unterstützung und erfolgreiche Umsetzung in allen Bereichen sicherzustellen.
Erste Welle: Grundlagen schaffen in einem Pilot-Rollout
In der ersten Projektphase, einem Pilot-Rollout an einem technisch affinen Standort, galt es, eine solide Grundlage für den weiteren Rollout zu schaffen. Dabei wurden zentrale Maßnahmen im Change- und Kommunikationsplan entwickelt und festgelegt sowie die Trainingskonzeption unterstützt. Operativ umfasste die Phase das Verfassen von Artikeln und E-Mails, die Erstellung zielgruppenspezifischer Handbücher, One Pager und Walkthrough-Videos in Canva sowie das Aufsetzen einer Sharepoint-Seite als 1st Level Support. Ergänzend wurden Support-KPIs gemessen und Gamification-Elemente mit genial.ly entwickelt, um die Nutzeraktivierung und das Engagement zu fördern.
Zweite Welle: Wissen transferieren und erweitern
In der zweiten Welle, dem Roll-Out im Headquarter und einer Region, lag der Schwerpunkt auf dem gezielten Transfer des in der ersten Phase aufgebauten Wissens. Der Fokus richtete sich insbesondere auf die Bereiche Training und Enablement: Bestehende Konzepte und Materialien wurden weiterentwickelt und auf zusätzliche Module ausgeweitet.
Dritte Welle: Globaler Roll-out
In der Phase des globalen Rollouts wurde der Change- und Kommunikationsplan umfassend überprüft und gezielt für die globalen Anforderungen optimiert. Ein Stakeholder Assessment stellte sicher, dass die Bedürfnisse und Erwartungen der verschiedenen Nutzergruppen berücksichtigt wurden. Die Messung von Support-KPIs ermöglichte eine kontinuierliche Überwachung und Verbesserung der Unterstützungsmaßnahmen. CLEVIS übernahm in dieser Phase eine zentrale Rolle als feste Projektressource und war vollständig für die End-to-End-Erstellung aller Enablementmaterialien verantwortlich. Zudem erfolgte eine intensive Begleitung im Change-Stream, um die erfolgreiche Einführung und Akzeptanz der neuen Lösung in allen Regionen sicherzustellen.
Methodik & Projektergebnisse im Detail
Damit du ein besseres Gefühl dafür bekommst, wie wir arbeiten: Hier sind ein paar Auszüge aus dem Projekt. So sah unser gemeinsamer Weg von der ersten Planung bis zum fertigen Ergebnis aus.
Ergebnis
CLEVIS Mehrwert im Projekt
Die gezielte Umsetzung des Change Managements sowie die umfassende Unterstützung in den Bereichen Kommunikation und Enablement haben entscheidend dazu beigetragen, die Einführung der Lösung reibungslos zu gestalten, die Nutzer gezielt zu befähigen, alle Beteiligten rechtzeitig einzubinden und die Akzeptanz nachhaltig zu fördern. Dadurch wurde der Projekterfolg langfristig abgesichert.
Besonders hervorzuheben ist, dass wir durch die folgenden Aspekte zum Erfolg beitragen konnten
Erkenntnisse
Größte Lessons Learned im Projekt allgemein
Die Kombination aus langjähriger, partnerschaftlicher Zusammenarbeit, kreativer Mitgestaltung und konsequenter Anwendung von Learnings ermöglichte es, komplexe globale Veränderungsprojekte erfolgreich umzusetzen. Besonders entscheidend war dabei die kontinuierliche Optimierung von Prozessen und die hohe Flexibilität, um auf neue Anforderungen schnell reagieren zu können und alle Nutzergruppen nachhaltig zu befähigen.
Impact
Gemeinsame Erfolge, die es zu feiern gilt
Durch unsere Zusammenarbeit standen im Projekt ausreichend Ressourcen sowie Expertise bereit, um den Roll-out von Oracle umfassend durch professionelles Change Management, gezielte Kommunikation und effektives Enablement zu begleiten und dabei bedeutende Erfolge zu erzielen:
Besondere Punkte der Zusammenarbeit
Bereit für den nächsten Schritt?
Starten Sie Ihre HR-Transformation
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Ihre HR-Prozesse zukunftsfähig aufstellen können – unverbindlich und persönlich.
Bereit Ihre HR zu transformieren?
Starten Sie mit einem unverbindlichen Kennenlernen. Unsere Experten lernen Sie und Ihr Unternehmen gerne kennen und planen gemeinsam eine mögliche Zusammenarbeit.
