Case Study
Einführung des Recruiting-Systems Teamtailor beim Deutschen Zentrum für Astrophysik
Wie CLEVIS bei einer neu gegründeten Forschungsorganisation Recruiting-Tools und HR-Systeme in wenigen Monaten erfolgreich eingeführt hat.
Überblick
Die wichtigsten Fakten
Auf einen Blick – die Eckdaten des Projekts
Veränderung
Die Transformation
Vom HR‑Neustart ohne Strukturen hin zu einem schnellen, digitalen Fundament für Recruiting und HR‑Administration.
Vorher
Keine HR‑Systeme oder definierten Abläufe
Hoher Zeitdruck zum Go‑Live des Recruitings
Viele manuelle, spontane Entscheidungen
Stark belastetes HR‑Team ohne Tools
Nachher
Teamtailor in wenigen Wochen vollständig eingerichtet
Klare Recruiting‑ und Basis‑HR‑Prozesse
Digitale Akten, Vorlagen und Onboarding integriert
Hohe Akzeptanz durch pragmatisches Enablement
Ausgangslage
Problemstellung
Das Deutsche Zentrum für Astrophysik in Görlitz stand 2025 vor einer aufregenden, aber komplexen Ausgangslage: Zum 1. Januar sollte die Organisation als eigenständiges Unternehmen aus der TU Dresden heraus gegründet werden – und das mit einem ambitionierten Ziel: in den nächsten Jahren auf bis zu 1.500 Mitarbeitende zu wachsen.
Bereits früh wurde klar, dass Recruiting der Hebel für einen erfolgreichen Start sein würde. Das DZA entschied sich, von Beginn an auf ein modernes Recruiting-Tool zu setzen. Gleichzeitig sollten die bestehenden Mitarbeitenden direkt in die Neugründung integriert und über das Tool ge-onboardet werden, inklusive digitaler Stammdatenerfassung und Vertragsunterzeichnung.
Die Herausforderung: knapp drei Monate bis zur offiziellen Gründung, hohe administrative Last und viele parallele HR-Themen. Frühere Erfahrungen zeigten: ohne klare Struktur und pragmatische Umsetzung drohen Überlastung und Verzögerungen. CLEVIS wurde hinzugezogen, um HR fachlich, operativ und mit Tool-Know-how zu unterstützen – schnell, effizient und flexibel.
Zusammenarbeit
Zielstellung des Projektes
Ziel war es, die HR-Abteilung von Anfang an zu entlasten, gleichzeitig den Recruiting-Prozess sauber aufzusetzen und eine Basis für weitere HR-Prozesse zu schaffen. CLEVIS unterstützte das DZA nicht nur bei der Teamtailor-Implementierung, sondern begleitete auch die spätere Einführung von HR Core und Zeitwirtschaft, alles termingerecht zum Go-live am 1. Januar.
Dabei war die Devise klar: Hands-on, pragmatisch, lösungsorientiert. HR sollte unterstützt werden, nicht überlastet und die Systeme sollten von Anfang an akzeptiert und verstanden werden. Kurz gesagt: keine PowerPoint-Schlachten, sondern echte Ergebnisse.
Projektscope
Teamtailor-Implementierung
Ergänzende HR-Software für HR Core & Zeitwirtschaft
Enablement & Change
Methodik
CLEVIS Ansatz & Erfolgskriterien
CLEVIS hat den Ansatz verfolgt: vor Ort sein, verstehen, umsetzen. Bei einer Neugründung ist jede Minute kostbar. Kurze Wege, direkte Tests mit Führungskräften und schnelle Anpassungen waren entscheidend, um die knappen drei Monate bis zum Go-live optimal zu nutzen.
Erfolgskriterien waren:
termingerechter Go-live von Teamtailor und HR-Software
hohe Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Führungskräften
reibungslose Integration der bestehenden Mitarbeitenden in das neue System
CLEVIS kombinierte dabei praktisches HR-Know-how, Marktkenntnis der HR-IT und operative Flexibilität, um HR in der Hochstressphase einer Neugründung zu entlasten.
Erfolg bedeutete hohe Akzeptanz bei HR, IT, Geschäftsführung, Betriebsrat und Mitarbeitenden
Ergebnis
CLEVIS Mehrwert im Projekt
Der Mehrwert lag in der Hands-on-Unterstützung und dem ganzheitlichen Blick: Recruiting-Expertise, Tool-Know-how und operatives HR-Wissen wurden nahtlos miteinander verknüpft.
Besonders wirksam: gemeinsame Präsenz in Görlitz. Führungskräfte konnten spontan getestet werden, Feedback wurde direkt umgesetzt, Entscheidungen innerhalb weniger Stunden getroffen. Zwischen Tür und Angel, im Büro, manchmal auch auf dem Weg zum Café – agil, pragmatisch und trotzdem professionell.
Und ja, der Humor kam nicht zu kurz: Das HR-Team führte die CLEVIS-Kollegen durch das kulinarische Görlitz, zeigte Lieblings-Snacks und sorgte dafür, dass Arbeit und Freude Hand in Hand gingen.
Erkenntnisse
Größte Lessons Learned im Projekt allgemein
Vor Ort sein = kurze Wege & schnelle Rückmeldungen
Flexibilität bei Terminen & Themen ist entscheidend, gerade bei Neugründungen
Breites HR- und HR-IT-Wissen ermöglicht echte operative Unterstützung
Speed & Qualität schließen sich nicht aus – pragmatische Lösungen wirken am besten
Mitarbeiterakzeptanz steigt, wenn Systeme verständlich & nutzerfreundlich sind
Impact
Gemeinsame Erfolge, die es zu feiern gilt
Besondere Punkte der Zusammenarbeit
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