Case Study
Strukturierte HR-Softwareauswahl statt Tool-Bauchgefühl
Wie CLEVIS eine Organisation dabei unterstützt hat, zwischen Workday, HiBob und Personio eine fundierte HR-Systementscheidung zu treffen.
Überblick
Die wichtigsten Fakten
Auf einen Blick – die Eckdaten des Projekts
Veränderung
Die Transformation
Von einer unsicheren, emotional geprägten Systementscheidung hin zu einer objektiven, strukturierten und strategisch fundierten HR‑Softwareauswahl.
Vorher
Unklarheit über passende HR‑Systeme und Funktionsumfang
Demo‑Eindrücke statt belastbarer Bewertung
Viele offene Fragen zu Aufwand, Kosten & Implementierungsrisiken
Keine einheitliche Entscheidungsgrundlage zwischen HR, IT & Management
Nachher
Strukturierter Vergleich von Workday, HiBob & Personio
Klare Bewertung nach Aufwand, Kosten, Ressourcen & Systemtiefe
Transparente Risiko‑ und Reifegradanalyse aller Module
Strategisch fundierte Systementscheidung mit hoher Akzeptanz
Ausgangslage
Problemstellung
Das Unternehmen stand vor der Entscheidung, seine HR-Systemlandschaft neu auszurichten.
Ziel war es
Ein modernes, frisches HR-Tool einzuführen
Mehrere bestehende Tools abzulösen
Schnittstellen und Systembrüche zu reduzieren
Eine nachhaltige, skalierbare HR-Struktur aufzubauen
Bereits vor Projektstart waren drei Systeme in der engeren Auswahl
Workday
HiBob
Personio
Die Herausforderung lag weniger in der Marktkenntnis – sondern in der strukturierten Bewertung und strategischen Einordnung der Optionen.
Zusammenarbeit
Zielstellung des Projektes
Das Ziel war klar:
Eine fundierte, faktenbasierte Entscheidung treffen, jenseits von Bauchgefühl, Branding oder Demo-Eindrücken.
CLEVIS wurde als unabhängiger Sparring Partner eingebunden, um:
Vor- und Nachteile der Systeme strukturiert zu vergleichen
Implementierungsaufwand realistisch einzuschätzen
Langfristige Betriebs- und Erhaltungskosten zu bewerten
Ressourcenbedarf intern zu analysieren
Reifegrad einzelner Module zu gewichten
Der Fokus lag nicht auf einer Empfehlung „von außen“, sondern auf der Stärkung des internen Entscheidungsprozesses.
Projektscope
Gemeinsam wurden die Systeme anhand klar definierter Kriterien bewertet
Funktionale Abdeckung
Modulreife
Implementierungskomplexität
Integrationsfähigkeit
Laufende Kosten
Interner Ressourcenbedarf
Welche Prozesse benötigen wir und welches System kann diese realistisch, ohne Workaround abbilden?
Besonders wichtig war die Gewichtung einzelner Module – nicht jedes Feature war gleich relevant für die Organisation.
Methodik
CLEVIS Ansatz & Erfolgskriterien
Der Ansatz in diesem Projekt war bewusst strukturiert und faktenbasiert – mit dem Ziel, eine strategisch fundierte HR-Softwareentscheidung zu ermöglichen.
Objektive Systembewertung statt Demo-Eindruck
Gemeinsam wurden die bereits vorausgewählten Systeme – Workday, HiBob und Personio – systematisch analysiert.
Bewertet wurden unter anderem:
Die Gewichtung einzelner Module stellte sicher, dass nicht jedes Feature gleich stark in die Entscheidung einfloss.
Prozessbasierter Realitätscheck
Neben der Toolbewertung wurden bestehende und zukünftige HR-Prozesse strukturiert betrachtet:
So wurde sichergestellt, dass das System zur Organisation passt nicht umgekehrt.
Praxiserfahrung als Entscheidungsgrundlage
Durch Erfahrungswerte aus zahlreichen Implementierungen und Demoterminen konnte CLEVIS ein differenziertes Bild der Systeme zeichnen, jenseits von Marketingversprechen.
Ein zusätzlicher Erfolgsfaktor war der Austausch mit einer ehemaligen Kundin, die mit beiden Top-2-Systemen praktische Erfahrung hatte. Diese Einblicke in Komplexität, Systemtiefe und das tägliche Doing lieferten wertvolle Entscheidungsimpulse.
Erfolgskriterien im Projekt
Ergebnis
CLEVIS Mehrwert im Projekt
Der Mehrwert der Zusammenarbeit lag insbesondere in der Kombination aus Marktkenntnis, Implementierungserfahrung und strukturiertem Entscheidungsprozess.
CLEVIS konnte
Dadurch wurde die Entscheidung nicht nur funktional, sondern strategisch abgesichert.
Erkenntnisse
Größte Lessons Learned im Projekt allgemein
Ein modernes Tool ist kein Selbstzweck, es muss zur Prozessrealität passen.
Modulreife und Implementierungsaufwand sind ebenso wichtig wie Funktionsumfang.
Gewichtete Bewertungskriterien verhindern emotionale Entscheidungen.
Marktkenntnis ersetzt kein internes Commitment, sie stärkt es.
Impact
Gemeinsame Erfolge, die es zu feiern gilt
Aus einer Toolauswahl wurde ein strategischer Weichenstellungsprozess.
Die Organisation verfügt nun über:
Der größte Erfolg war dabei nicht nur die Auswahl eines Tools – sondern die Qualität des Entscheidungsprozesses.
Besondere Punkte der Zusammenarbeit
Bereit für den nächsten Schritt?
Starten Sie Ihre HR-Transformation
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Ihre HR-Prozesse zukunftsfähig aufstellen können – unverbindlich und persönlich.
Bereit Ihre HR zu transformieren?
Starten Sie mit einem unverbindlichen Kennenlernen. Unsere Experten lernen Sie und Ihr Unternehmen gerne kennen und planen gemeinsam eine mögliche Zusammenarbeit.
