Case Study
HR-Digitalisierungsstrategie für einen Finanzdienstleister
Wie CLEVIS einem Finanzdienstleister half, seine HR-Prozesse zu analysieren, eine HR-IT-Zielarchitektur zu entwickeln und eine klare HR-Roadmap zu definieren.
Überblick
Die wichtigsten Fakten
Auf einen Blick – die Eckdaten des Projekts
Veränderung
Die Transformation
Von historisch gewachsenen Prozessen zu einer klar strukturierten, transparenten HR‑Roadmap für nachhaltige Digitalisierung.
Vorher
Viele manuelle, uneinheitliche HR‑Abläufe
Unklare Rollen, Verantwortlichkeiten & Prozessgrenzen
Intransparente Systemlandschaft mit Workarounds
Fehlendes gemeinsames HR‑Zielbild für die nächsten Jahre
Nachher
Vollständige End‑to‑End‑Prozessübersicht
Klar definiertes HR‑Zielbild und Prioritäten
Strukturierte HR‑Roadmap für Systeme & Prozesse
Gemeinsames Verständnis und Alignment aller Stakeholder
Ausgangslage
Problemstellung
Viele mittelständische Unternehmen stehen heute an einem ähnlichen Punkt: Die Organisation wächst, der Markt bewegt sich schneller, und plötzlich wird sichtbar, dass die bestehende HR‑Struktur nicht mehr mitkommt. Genau dort befand sich auch ein Finanzdienstleister aus Deutschland und dem klaren Anspruch, HR endlich auf das nächste Level zu heben. Die HR‑Prozesse waren über viele Jahre organisch gewachsen. Jeder Bereich hatte „irgendwie“ einen Weg gefunden, seine Aufgaben zu meistern. Excel-Tabellen, Papierformulare, On‑Premise‑Systeme ohne Schnittstellen und ein Flickenteppich aus individuellen Lösungen. Jeder Prozess funktionierte, aber keiner funktionierte richtig gut.
Je tiefer wir gemeinsam in die Abläufe eingestiegen sind, desto deutlicher wurde das Bild:
HR Teams, die morgens mit E Mails beginnen und abends mit Excel aufhören
Führungskräfte, die Formulare suchen und auf Rückmeldungen warten
Daten, die in fünf Systemen liegen, aber in keinem vollständig
Entscheidungen, die sich verzögern, weil niemand die „eine richtige Zahl“ hat
Onboarding, das sich eher wie ein Hindernislauf als wie ein Willkommensmoment anfühlt
Die Realität war eindeutig:
Die Menschen leisteten Hervorragendes, aber die Strukturen, Tools und Prozesse gaben ihnen nicht, was sie brauchten. Nicht weil jemand etwas falsch gemacht hat. Sondern weil die HR‑Landschaft über Jahre immer weitergewachsen war, ohne je wirklich neu gedacht zu werden.
Als wir diese Situation gemeinsam transparent gemacht hatten, entstand etwas, das in HR‑Digitalisierungsprojekten nicht immer selbstverständlich ist: Der Wille, jetzt grundlegend und nachhaltig etwas zu verbessern.
Genau an diesem Punkt begann die Zusammenarbeit mit CLEVIS, nicht nur als externe Analyse, sondern als gemeinsamer Start in eine neue HR‑Zukunft.
Mit unserer Erfahrung aus zahlreichen HR‑Digitalisierungsprojekten im Mittelstand konnten wir nicht nur Klarheit über die tatsächliche Ausgangslage schaffen, sondern gemeinsam mit dem Unternehmen ein motivierendes, realistisch umsetzbares Zielbild entwickeln.
Aus einem Problem entwickelte sich ein Projekt.
Und aus einer Herausforderung wurde der Startpunkt einer gemeinsamen HR‑Digitalisierungsreise.
Zusammenarbeit
Zielstellung des Projektes
Als das Unternehmen erkannte, dass die bisherigen HR‑Strukturen das Wachstum nicht mehr unterstützen konnten, entstand ein klarer Wunsch: HR sollte nicht länger nur verwalten, sondern aktiv zur strategischen Entwicklung beitragen.
Mit diesem Anspruch entschied sich der Finanzdienstleister, gemeinsam mit CLEVIS einen echten Neustart zu wagen.
Unser gemeinsames Ziel: Mehr Klarheit, mehr Orientierung und vor allem mehr Zukunftsfähigkeit für die gesamte HR‑Organisation.
Dafür haben wir uns gemeinsam folgende Ziele gesetzt:
ein klares, gemeinsames Verständnis über bestehende Prozesse, Systeme und Pain Points zu schaffen
die HR und Unternehmensstrategie in eine präzise HR IT Roadmap zu übersetzen
die entscheidenden Digitalisierungsfelder zu priorisieren und den Fokus zu schärfen
den HR Softwaremarkt transparent zu beleuchten und passende Optionen einzuordnen
und ein integriertes HR IT Zielbild zu entwickeln, das fachlich, technisch und kulturell wirklich zum Unternehmen passt.
Von Anfang an war klar: Die Menschen im Unternehmen spielen eine zentrale Rolle für den Erfolg der Transformation. Ein konstruktiv eingebundener Betriebsrat, ein hohes Verantwortungsbewusstsein für Datenschutz und Cloud‑Souveränität sowie eine generationenübergreifende Belegschaft mit echter Veränderungsbereitschaft bildeten eine starke Ausgangsbasis.
Gemeinsam entwickelten wir eine klare und nachhaltige Digitalisierungsstrategie, die nicht nur Orientierung bietet, sondern auch Lust darauf macht, die nächsten Schritte aktiv anzugehen. Sie wurde zum Startpunkt einer gemeinsamen HR‑Digitalisierungsreise, auf die sich alle Beteiligten mit spürbarem Engagement gefreut haben.
Projektscope
Um echte Veränderung zu ermöglichen, wollten wir nicht nur an einzelnen Symptomen arbeiten, wir wollten das große Ganze sichtbar machen. Genau deshalb starteten wir mit einem umfassenden Blick auf die gesamte HR‑Prozess- und Systemlandschaft. Unser Ziel war klar: Transparenz schaffen, Orientierung geben und Potenziale freilegen, die im Tagesgeschäft oft unsichtbar bleiben.
Dafür haben wir alle zentralen HR‑Prozesse systemübergreifend analysiert: Von Core HR und digitaler Akte über Zeitwirtschaft, Payroll und Recruiting bis hin zu Talent, Learning und Self‑Services. Dabei ging es nicht nur darum, Prozesse zu bewerten, sondern zu verstehen, wie sie sich gegenseitig beeinflussen und wie sie in Zukunft zusammenarbeiten müssen.
Parallel dazu haben wir die gesamte HR‑Systemlandschaft unter die Lupe genommen: Von Schnittstellen und Datenflüssen über die zukünftige Rolle von SAP bis hin zu Third‑Party‑Tools und technischen Anforderungen. Sehr schnell wurde klar, welche Systeme heute schon echten Mehrwert stiften und wo Strukturen eher bremsen als unterstützen. Das Entscheidende dabei: Durch diese kompakte, aber tiefgehende Analyse entstand erstmals ein gemeinsames Verständnis zwischen HR, IT und Betriebsrat. Plötzlich war sichtbar, wie die einzelnen Elemente zusammenhängen, wo Potenziale schlummern und welche Weichen für die Zukunft gestellt werden müssen. Diese neue Transparenz gab nicht nur Orientierung, sondern auch spürbar Rückenwind für die nächsten Schritte. Aus der Analyse wurde ein echtes Aha‑Erlebnis mit klaren Erkenntnissen darüber, welche Systeme bleiben können, welche ersetzt werden sollten und wie eine moderne, integrierte HR‑IT‑Architektur aussehen kann, die zum Unternehmen passt.
Am Ende stand nicht einfach eine Prozesslandkarte, sondern das Gefühl: Wir haben Struktur geschaffen, Chancen sichtbar gemacht und den Grundstein für eine HR‑Digitalisierung gelegt, die sich nicht nach Pflicht anfühlt, sondern nach Klarheit und echter Motivation.
Methodik
CLEVIS Ansatz & Erfolgskriterien
Damit aus einer komplexen Ausgangssituation ein klarer Weg nach vorne werden konnte, haben wir einen Ansatz gewählt, der sich in vielen mittelständischen Unternehmen bewährt hat. Nicht theoretisch, nicht überladen, sondern pragmatisch, verständlich und darauf ausgelegt, Menschen mitzunehmen und Organisationen wirklich weiterzubringen.
Gemeinsam verstehen, wo wir stehen und wohin wir wollen
Zum Start haben wir die Unternehmens- und HR‑Strategie mit den Erwartungen an eine moderne HR‑IT verknüpft. Dadurch entstand ein gemeinsames Bild: Wie soll HR in Zukunft arbeiten? Welche Rolle spielt Technologie dabei? Und was braucht das Unternehmen wirklich?
Tief eintauchen in Prozesse, Systeme und die Realität des Alltags
Wir haben nicht nur Prozesse analysiert, sondern verstanden, wie HR tatsächlich gelebt wird: Wo Zeit verloren geht, wo Medienbrüche frustrieren, wo Datenlücken Entscheidungen erschweren und welche regulatorischen Anforderungen zwingend berücksichtigt werden müssen. Dabei brachten wir alle Perspektiven an einen Tisch: HR, IT, Geschäftsführung und Betriebsrat. Am Ende stand eine ehrliche, 360‑Grad‑Sicht auf die Organisation.
Ein Zielbild entwickeln, das realistisch ist und motiviert
Auf Basis dieser Einblicke entstand ein integriertes HR‑IT‑Zielbild, das zeigt, wie moderne HR‑Arbeit im Unternehmen aussehen kann. Welche Rolle SAP spielt. Wo spezialisierte Lösungen sinnvoll sind. Wie Daten fließen müssen, damit HR endlich transparent und effizient arbeiten kann.
Kurz: Eine Architektur, die technisch robust ist und gleichzeitig zur Kultur und Größe des Unternehmens passt.
Priorisieren, konkret werden und Mut haben, neues zu ermöglichen
Aus all diesen Erkenntnissen entstand eine klare, praxisnahe HR Roadmap. Kein theoretisches Konzept, sondern ein umsetzbarer Plan mit echten Prioritäten: Welche Themen zuerst angegangen werden, wo schnelle Erfolge möglich sind, welche Systeme ersetzt werden müssen und welche Entscheidungen den größten Unterschied machen. So konnte das Unternehmen mit einem sicheren Gefühl und einer klaren Orientierung in die HR Softwareauswahl starten.
Damit hatte das Unternehmen die Sicherheit, fundiert in die HR‑Softwareauswahl zu gehen, ohne Risiko und Blindflug.
Methodik & Projektergebnisse im Detail
Damit du ein besseres Gefühl dafür bekommst, wie wir arbeiten: Hier sind ein paar Auszüge aus dem Projekt. So sah unser gemeinsamer Weg von der ersten Planung bis zum fertigen Ergebnis aus.
Ergebnis
CLEVIS Mehrwert im Projekt
Schon zu Beginn wurde schnell klar, dass hier nicht nur eine Analyse gefragt war, sondern ein Partner, der Struktur schafft, Zusammenhänge sichtbar macht und den Weg nach vorne klar erkennbar macht.
Genau hier lag unser Beitrag:
Wir haben Transparenz geschaffen, wo vorher nur Einzelperspektiven existierten. Durch unsere strukturierte End‑to‑End‑Sicht wurde klar, wie Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten wirklich zusammenspielen. Plötzlich waren Prioritäten nicht mehr Bauchgefühl, sondern eindeutig und für alle nachvollziehbar.
Mit unserem neutralen Blick auf den HR‑Softwaremarkt konnten wir Lösungen klar einordnen und dem Unternehmen die Sicherheit geben, den Auswahlprozess fundiert und ohne Risiken anzugehen. Unsere Erfahrung mit SAP‑nahen HR‑Architekturen half dabei, die zukünftige Systemlandschaft realistisch und zukunftsfähig zu gestalten.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die Moderation zwischen HR, IT und Betriebsrat. Unterschiedliche Sichtweisen wurden zusammengeführt und in einem gemeinsamen Zielbild verankert, eine wichtige Grundlage, um Entscheidungen schnell und im Konsens treffen zu können.
Aus allen Erkenntnissen entstand schließlich eine fokussierte, greifbare HR‑Roadmap, die klar zeigt, welche Schritte zuerst kommen, wo Quick Wins liegen und welche strategischen Entscheidungen langfristig entscheidend sind.
Erkenntnisse
Größte Lessons Learned im Projekt allgemein
Im Laufe des Projekts wurde schnell klar, welche Bausteine eine erfolgreiche HR Digitalisierung wirklich tragen. Besonders deutlich zeigte sich, wie wichtig eine klare Job und Rollenarchitektur ist. Sobald transparent ist, wer welche Aufgaben übernimmt und welche Fähigkeiten dafür notwendig sind, entstehen ganz neue Möglichkeiten für Talententwicklung, Skill Management und Nachfolgeplanung. Ohne dieses Fundament bleibt der beste Prozess nur ein Kompromiss.
Genauso wertvoll war die frühe Einbindung aller relevanten Bereiche. Dadurch entstand ein Miteinander, das Entscheidungen leichter machte und spätere Diskussionen ersparte. Diese gemeinsame Sicht auf Ziele und Prioritäten hat dem Projekt enormen Rückenwind gegeben.
Ein weiterer zentraler Punkt war die Entwicklung eines integrierten HR IT Zielbilds. Bevor über Tools entschieden wird, braucht es Klarheit darüber, wie die HR Landschaft künftig zusammenspielen soll. Wo liegen die Stammdaten, wie greifen Prozesse ineinander und welche Rolle übernimmt SAP oder ein anderes System. Erst wenn dieses Bild steht, lassen sich Softwareentscheidungen wirklich sicher und langfristig treffen.
Und vielleicht die wichtigste Erkenntnis: Digitalisierung beginnt nicht mit Technologie. Sie beginnt mit Klarheit über Prozesse, Rollen, Daten und Prioritäten. Wenn diese Basis stimmt, kann Software ihren echten Wert entfalten. Dann wird Digitalisierung nicht zum IT Projekt, sondern zu einem spürbaren Fortschritt für Mitarbeitende, Führungskräfte und die gesamte Organisation.
Impact
Gemeinsame Erfolge, die es zu feiern gilt
Im Workshop wurde schnell deutlich, welche Dynamik entsteht, wenn ein Unternehmen seine gesamte HR Landschaft offen und gesamtheitlich betrachtet. Innerhalb kurzer Zeit zeigte sich, wie viel ungenutztes Potenzial darin steckt und wie viel wir durch den gemeinsamen Blick bereits bewegen konnten.
Besondere Punkte der Zusammenarbeit
Bereit für den nächsten Schritt?
Starten Sie Ihre HR-Transformation
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Ihre HR-Prozesse zukunftsfähig aufstellen können – unverbindlich und persönlich.
Bereit Ihre HR zu transformieren?
Starten Sie mit einem unverbindlichen Kennenlernen. Unsere Experten lernen Sie und Ihr Unternehmen gerne kennen und planen gemeinsam eine mögliche Zusammenarbeit.
