Case Study
Von HR-Strategie-Workshop zur internationalen HR-IT-Transformation mit HiBob und globalem Payroll-Rollout
Wie Waterdrop seine HR-Systemlandschaft international neu aufstellte und HR Core sowie Zeiterfassung in nur vier Monaten erfolgreich implementierte.
Überblick
Die wichtigsten Fakten
Auf einen Blick – die Eckdaten des Projekts
Veränderung
Die Transformation
Von einer uneinheitlichen, historisch gewachsenen HR‑Systemlandschaft hin zu einer skalierbaren Best‑of‑Breed‑Architektur, die internationales Wachstum und klare HR‑Prozesse ermöglicht.
Vorher
Fragmentierte HR‑Tools ohne globales Prozessfundament
Intransparente Rollen, Datenflüsse und Zuständigkeiten
Manuelle Workarounds und hoher Abstimmungsaufwand
Fehlende Skalierbarkeit für starkes internationales Wachstum
Nachher
Klare HR‑IT‑Architektur mit HiBob als globalem HR‑Core
Durchdachte Best‑of‑Breed‑Strategie für Recruiting & Zeiterfassung
Strukturierte Projektsteuerung im Sprintformat, termingerecht live
Hohe Transparenz, definierte Verantwortlichkeiten & skalierbare Prozesse
Ausgangslage
Problemstellung
Waterdrop befand sich in einer starken internationalen Wachstumsphase mit einer historisch gewachsenen HR-Systemlandschaft.
Das zentrale Problem lag insbesondere in der bestehenden HR-Software:
Die österreichische Zeiterfassung konnte nicht rechtskonform und praxisnah abgebildet werden. Gleichzeitig waren die Anforderungen klar international ausgerichtet. Das System sollte mit dem Unternehmen global skalieren können und auch für „Blue Collar“ mitarbeitende leicht zugänglich sein.
Zusätzlich war das HR-Team stark operativ eingebunden. Der Wunsch war eindeutig:
Eine HR-Software, die entlastet, integriert und internationales Wachstum ermöglicht, statt zusätzliche Komplexität zu schaffen und weitere Schnittstellen zu erfordern. Besonders relevant: Sowohl Büro- als auch Shopfloor-Mitarbeitende mussten systemisch sauber abgebildet werden.
Zusammenarbeit
Zielstellung des Projektes
Ziel war die Entwicklung einer zukunftsfähigen HR-IT-Strategie, die alle Kernprozesse integriert und gleichzeitig internationale Skalierbarkeit sicherstellt.
Im Fokus standen:
HR Core
Zeiterfassung (inkl. österreichischer Anforderungen)
Compensation Management
Recruiting
Performance Management
Learning
Payroll (zunächst vorbereitend für globales Setup)
Digitale Personalakte
Gestartet wurde mit einem Digi-Workshop zur Definition der HR-IT-Zukunftsstrategie. Erst auf Basis dieser strategischen Klarheit erfolgte die strukturierte Softwareauswahl.
Ein wesentliches Ziel war außerdem die Stärkung der internen Projektsteuerungskompetenz – das Projekt sollte nachhaltig intern getragen werden können.
Projektscope
Phase 1: Strukturierte Softwareauswahl
Dabei wurde bewusst entschieden, nicht alle Module aus einer Suite zu beziehen, sondern punktuell auf spezialisierte Lösungen mit Standardschnittstellen zu setzen – für maximale Funktionalität bei optimalem Kostenrahmen.
Folgeprojekt I: Implementierung & Projektsteuerung
Trotz Auswahlstart im September 2024 konnte der ambitionierte Go-Live-Termin zum Jahresbeginn erfolgreich gehalten werden.
Folgeprojekt II: Global Payroll-Rollout
Nach erfolgreichem Core-Go-Live wurde das verbleibende Projektbudget für die Steuerung des globalen Payroll-Rollouts aktiviert, gemeinsam mit Deel.
Methodik
CLEVIS Ansatz & Erfolgskriterien
Strategie vor Tool – Architektur vor Implementierung.
Statt direkt in die Systemkonfiguration einzusteigen, wurde zunächst das Zielbild definiert. Auf dieser Basis konnte eine nachhaltige HR-IT-Architektur entstehen.
Ein besonderer Erfolgsfaktor war jedoch das außergewöhnlich starke Kundenteam:
Hohe fachliche HR-Kompetenz
Ausgeprägte IT-Affinität
Große Begeisterung für technische Systemlogiken
Enorme Umsetzungsgeschwindigkeit
Sehr hohe Entscheidungsstärke
Selten trifft man auf ein Team, das sowohl fachlich als auch technisch so versiert ist und Projekte mit einer derartigen Umsetzungsstärke vorantreibt.
Die Kombination aus interner Kompetenz und CLEVIS HR-Software-Marktkenntnis ermöglichte eine extrem effiziente Implementierung.
Ergebnis
CLEVIS Mehrwert im Projekt
Erkenntnisse
Größte Lessons Learned im Projekt allgemein
- Architektur schlägt Tool.
Internationale HR-Digitalisierung beginnt mit einem klaren Zielbild. Erst die strategische HR-IT-Architektur macht nachhaltige Skalierung möglich. - Schnelle Entscheidungswege beschleunigen Transformation.
Früh geklärte Verantwortlichkeiten und direkte Abstimmung mit den richtigen Stakeholdern sorgen dafür, dass offene Punkte sofort adressiert werden können. - Suite ist nicht gleich Strategie.
Eine durchdachte Best-of-Breed-Architektur mit Standardschnittstellen kann funktional stärker und wirtschaftlich sinnvoller sein als eine reine Komplettlösung. - Enablement schafft nachhaltigen Mehrwert.
Der größte Effekt entsteht, wenn internes Know-how aufgebaut wird. Befähigung ist langfristig wirksamer als reine Implementierung.
Impact
Gemeinsame Erfolge, die es zu feiern gilt
Besondere Punkte der Zusammenarbeit
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