Case Study
Von komplexen HR-Enterprise-Systemen zu nutzerzentrierter HR-Transformation im Sportmarketing
Wie zwei internationale Sportmarketing-Unternehmen ihre HR-Systemlandschaft neu ausgerichtet und moderne HR-Software eingeführt haben.
Überblick
Die wichtigsten Fakten
Auf einen Blick – die Eckdaten des Projekts
Veränderung
Die Transformation
Von komplexen, historisch gewachsenen HR‑Enterprise‑Systemen hin zu einer klaren, nutzerzentrierten HR‑Systemlandschaft im internationalen Sportmarketing
Vorher
Stark verzweigte HR‑Tools mit geringer Nutzerfreundlichkeit
Uneinheitliche Prozesse und Abläufe über Länder und Gesellschaften hinweg
Hoher Aufwand für Abstimmungen, Workarounds und manuelle Schritte
Fehlende Transparenz über Rollen, Verantwortlichkeiten und Systemzuständigkeiten
Unsicherheit bei Stakeholdern aufgrund vieler technischer Abhängigkeiten
Nachher
Einführung einer modernen, intuitiven HR‑Systemlösung für mehrere internationale Standorte
Einheitlich definierte HR‑Prozesse mit klaren Rollen und Entscheidungswegen
Deutlich verbesserte User Experience durch nutzerzentriertes Systemdesign
Effiziente Projektstruktur mit transparenter Kommunikation und klarer Governance
Stärkere Befähigung der HR‑Teams durch gezielte Workshops, Schulungen und Enablement
Ausgangslage
Problemstellung
2024 stand ganz im Zeichen des Sportmarketings. Wir begleiteten zwei HR-Transformationen, ein international tätiges deutsches Unternehmen mit rund 380 Mitarbeitenden und ein international tätiges Schweizer Unternehmen mit rund 600 Mitarbeitenden.
Besonders spannend:
Die Ausgangssituationen waren gegensätzlich.
Das Schweizer Unternehmen wollte bewusst von einem sehr umfangreichen Enterprise-System weg. Das Tool bot viele Möglichkeiten, wurde aber als zu komplex empfunden, insbesondere für kleinere globale Standorte. Performance Reviews und Gehaltsrunden waren schwerfällig, die Akzeptanz gering, Workarounds außerhalb des Systems entstanden.
Das deutsche Unternehmen hingegen tendierte auch aufgrund früherer Systemerfahrungen – zunächst eher zu einem komplexeren Enterprise-Modul. Hier bestand die Sorge, dass eine „zu schlanke“ Lösung zukünftige Anforderungen nicht ausreichend abbilden könnte.
Zwei unterschiedliche Richtungen, aber dieselbe Kernfrage:
Welche HR-Software passt wirklich zur Organisation, zur Kultur und zur Internationalität?
Zusammenarbeit
Zielstellung des Projektes
Beide Unternehmen verfügten über sehr kompetente HR-Teams mit klar strukturierten Fachgebieten.
Ausformulierten Use-Case-Drafts
Detaillierten Anforderungskatalogen
Klar definierten Pain Points
Transparenter Prozessdokumentation
Nach gemeinsamer Sichtung aller Anforderungen stiegen wir tief in den HR-Software-Markt ein.
Gerade wenn man aus einem System kommt, das die eigenen Anforderungen nicht erfüllt, entsteht ein natürlicher Wunsch nach maximaler Markttransparenz.
Denn: Man weiß nicht, was man nicht weiß.
Diese Phase war für alle Beteiligten ein zentrales Learning, fachlich wie strategisch.
Wir verschafften uns einen umfassenden Überblick über den deutschen HR-Software-Markt – von Mid-Market-Lösungen bis hin zu Enterprise-Systemen.
Ein entscheidender Schritt in beiden Projekten war außerdem die erneute, kritische Prüfung des bestehenden Systems. Bevor man eine Ablöse verantwortet, muss absolut klar sein:
Ist das aktuelle System wirklich keine Option mehr?
Projektscope
Aufgrund der Internationalität beider Unternehmen wurden gezielt Stakeholder-Interviews durchgeführt.
Ziel war es:
Anforderungen aller Länder aufzunehmen
Pain Points kleinerer Standorte sichtbar zu machen
Performance- und Compensation-Prozesse global vergleichbar zu gestalten
Ein System zu finden, das sowohl Headquarters als auch internationale Teams abbildet
Gerade im Sportmarketing, wo internationale Zusammenarbeit und schnelle Abstimmungen Alltag sind, war dieser Schritt essenziell.
Beide Unternehmen war auf der Suche nach einer vollumfänglichen HR-Software inklusive HR-Core, Time & Attendance, Recruiting, Performance, Compensation und Learning. Schnittstellen zu unterschiedlichen Payrollsystemen wurden aufgrund der hohen Internationalität besonders spannend.
Methodik
CLEVIS Ansatz & Erfolgskriterien
HR-IT-Analyse & Zielbild
Strukturierte Softwareauswahl
Gerade für dynamische, internationale Sportmarketing-Unternehmen ist Benutzerfreundlichkeit entscheidend.
Implementierung & Change-Begleitung
Da sich beide Projekte zeitlich überschnitten, konnten zahlreiche Learnings direkt transferiert werden.
Best Practices aus dem einen Projekt flossen unmittelbar in das andere ein – insbesondere:
So entstand eine dynamische Lernkurve über beide Organisationen hinweg.
Ergebnis
CLEVIS Mehrwert im Projekt
Die wohl größte Besonderheit beider Projekte war die bewusste Vernetzung der Unternehmen miteinander.
Unabhängig voneinander entschieden sich beide Organisationen schließlich für dasselbe HR-System.
Wir brachten die Kunden zusammen zum Austausch über Implementierung, Konfiguration und Best Practices.
Das Ergebnis:
Dieser Community-Gedanke entwickelte sich zu einem echten Mehrwert weit über das ursprüngliche Projekt hinaus.
Der Fokus lag auf:
Besonders wichtig war die frühe Festlegung von Verantwortlichkeiten.
Offene Punkte konnten dadurch unmittelbar adressiert werden statt in Projektlisten zu verharren.
Erkenntnisse
Größte Lessons Learned im Projekt allgemein
- Komplexität ist kein Qualitätsmerkmal.
Mehr Funktionen bedeuten nicht automatisch mehr Mehrwert. Entscheidend ist, ob das Tool das Unternehmen gut abbilden kann und im Alltag wirklich genutzt werden. - Akzeptanz schlägt Funktionsumfang.
Wenn Systeme zu kompliziert sind, entstehen Workarounds. Nutzerfreundlichkeit ist ein strategischer Erfolgsfaktor, kein Komfortthema. - Klare Anforderungen verhindern Fehlentscheidungen.
Strukturierte Use Cases und eine ehrliche Prüfung des bestehenden Systems schaffen Sicherheit bei der Auswahl. - Internationale Perspektiven machen Systeme zukunftsfähig.
Stakeholder-Interviews über Länder hinweg stellen sicher, dass nicht nur das Headquarter, sondern alle Standorte profitieren. - Vernetzung verstärkt Wirkung.
Der Austausch zwischen zwei Unternehmen mit derselben Systemlandschaft wurde zu einem nachhaltigen Mehrwert auch über das Projekt hinaus
Impact
Gemeinsame Erfolge, die es zu feiern gilt
Besondere Punkte der Zusammenarbeit
Bereit für den nächsten Schritt?
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