von Nils Zarn
Februar 3, 2026
Lesedauer: 9 MinutenEine leistungsfähige HR‑IT‑Architektur ist heute entscheidend dafür, ob ein Unternehmen seine HR‑Prozesse effizient, transparent und zukunftssicher steuern kann. Während früher HR‑Systeme oft historisch gewachsen sind – ergänzt durch Excel‑Listen, manuelle Workarounds und Insellösungen – entsteht heute die Herausforderung, diese heterogene Landschaft zu harmonisieren und an moderne Anforderungen anzupassen: Automatisierung, Self‑Services, internationale Zusammenarbeit, KI‑gestützte Anwendungen und datenschutzkonforme Prozesse.
Eine klar strukturierte HR‑IT‑Architektur schafft dafür die technische Basis. Sie definiert, welches System welche Rolle übernimmt, wie Daten fließen, wo Schnittstellen notwendig sind und welche Systeme zentral oder ergänzend eingesetzt werden.
Was ist eine HR‑IT‑Architektur?
Unter HR‑IT‑Architektur versteht man die Gesamtheit aller HR‑Systeme, deren logische Beziehungen und die Art und Weise, wie Daten zwischen ihnen ausgetauscht werden. Dazu gehören u. a.:
Eine moderne Personalmanagement Software deckt den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden ab – von der Bewerbung bis zum Offboarding.
Typische Funktionen sind:
- das Core‑HR‑System (HRIS) als zentrale Stammdatenquelle
- Payroll‑ und Zeitwirtschaftssysteme
- Recruiting– und Onboardinglösungen
- Talent‑, Performance‑ oder Lernsysteme
- Tools für Dokumentenmanagement & e-Akte
- Schnittstellen zu ERP, Finance, IT‑Systemen oder Drittanwendungen
Warum Unternehmen ihre HR‑IT‑Architektur regelmäßig überprüfen sollten
Mit zunehmendem Wachstum – sei es in Mitarbeiterzahl, internationalen Standorten oder neuen HR‑Services – stößt eine historisch gewachsene HR‑Systemlandschaft schnell an Grenzen.
Typische Hinweise darauf, dass eine Architektur nicht mehr optimal funktioniert:
- manuelle Dateneingaben an mehreren Stellen
- fehlende oder instabile Schnittstellen
- heterogene Toollandschaften mit inkonsistenten Prozessen
- hoher Aufwand für Reporting
- viele Excel‑basierte Zusatzlösungen
- hohe Abhängigkeit von Einzelpersonen
Die im Dokument enthaltene Bewertungsmatrix unterstützt dabei, Schwachstellen strukturiert sichtbar zu machen – z. B. im Hinblick auf Datenqualität, Nutzungstiefe oder Stabilität.
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Typische Fragen, die sich Unternehmen zur HR‑IT‑Architektur stellen
1. Welche Systeme brauchen wir wirklich?
Eine gute Architektur basiert auf klaren Rollen der Systeme. Entscheidend ist ein führendes Kernsystem, das Stammdaten konsistent hält. Ergänzende Fachlösungen werden integriert, statt parallel gepflegt zu werden.
2. Wie erreichen wir stabile Datenflüsse?
Einheitliche Standards, klare Verantwortlichkeiten und definierte Schnittstellen sind essenziell. Die Systemlandkarte im Dokument zeigt, wo Daten heute fließen – und wo Lücken oder Medienbrüche sichtbar sind.
3. Wie sieht ein sinnvolles Zielbild aus?
Eine Zielarchitektur orientiert sich an:
- zukünftigen Unternehmensanforderungen
- internationalen Strukturen
- Prozessstandards
- technischer Skalierbarkeit
- Nutzerfreundlichkeit
- Bestehende Systeme, die auch weiterhin im Unternehmen bleiben sollen
4. Welche strategische Linie soll verfolgt werden – „Best of Breed“ und „Suite“?
Eine Grundsatzfrage für die Entwicklung einer HR-IT-Architektur ist, wie viele einzelne Lösungen gewünscht sind oder ob ein Suite-Ansatz verfolgt wird (möglichst viele Prozesse in einer HR-Software):
- Best of Breed: mehrere spezialisierte Tools, flexibel kombinierbar
- Suite: ein Anbieter deckt möglichst viele HR‑Module in einer Lösung ab
Wie entsteht eine moderne HR‑IT‑Architektur?
Ein professioneller Architekturprozess folgt typischerweise diesen Schritten:
1. Zielsetzung und Scope klären
Welche Prozesse sollen betrachtet werden? Welche Standorte? Welche Herausforderungen stehen im Vordergrund? Welche IT-Richtlinien geben den Rahmen vor? Wie sieht die HR-Strategie aus, welche durch die HR-IT-Architektur unterstützt werden soll?
2. Bestandsaufnahme (Ist‑Analyse)
In Workshops und Interviews werden Systeme, Prozesse und Schnittstellen erfasst. Wichtig ist zu klären, ob und wie die bestehenden Systeme aktuell genutzt werden, welche Prozesse konkret in welchem Systemen laufen und welche HR-Prozesse bis heute nicht digital abgebildet sind.
3. Bewertung der Systeme
Anhand einer Bewertungsmatrix können Systeme nach Kriterien wie Nutzung, technischer Stabilität, Datenqualität, Nutzerzufriedenheite oder Zukunftsfähigkeit eingeordnet werden.
4. Visualisierung der bestehenden Architektur
Die grafische Darstellung ist einer der größten Hebel: Erst dadurch wird die tatsächliche Komplexität sichtbar.
5. Entwicklung des HR-IT-Zielbildes
Basierend auf der Ist-Analyse wird festgelegt, wie die zukünftige Architektur aussehen soll:
– zentrale Systeme
– Integrationen
– Verantwortlichkeiten
– Governance‑Regeln
– Stammdatenfluss
– Neu zu beschaffene System
– Migrationen & Vereinheitlichung
6.Erstellung einer HR‑IT‑Roadmap
Anhand des Zielbildes können realistische Arbeitspakete geschnürt werden, die notwendigen Schritte priorisiert und zeitlich geordnet werden können.
Eine saubere HR‑IT‑Architektur bringt klare Vorteile:
- weniger manuelle Arbeit
- konsistente Datenqualität
- eingespielte, automatisierte Prozesse
- effizientere Zusammenarbeit zwischen HR, IT und Fachbereichen
- höhere Transparenz über Verantwortlichkeiten
- bessere Employee Experience
- Grundlage für KI‑gestützte HR‑Anwendungen
Typische Herausforderungen bei der Weiterentwicklung der HR‑IT‑Architektur
Doch leider beginnen Unternehmen mit der HR-IT-Architektur selten auf der „grünen Wiese“. Immer wieder zeigen sich Stolpersteine wie z.B.:
- historische Toolvielfalt ohne klare Governance
- fehlende Transparenz über Systeme und Verantwortlichkeiten
- parallele Lösungen in verschiedenen Standorten oder Teams
- uneinheitliche Datenstandards
- fehlende Integration in Unternehmenssysteme (ERP, Finance, IAM)
- zeitkritische gesetzliche Anforderungen (z. B. Reporting, Compliance, Datenschutz)
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Unternehmen arbeitete seit vielen Jahren mit einem Kernsystem und hatte zahlreiche HR-Prozesse mit E-Mails, Excel-Listen und manuellen Abstimmungen ergänzt. Die Unzufriedenheit war spürbar, gleichzeitig fehlte die Klarheit, welcher Hebel der richtige wäre.
Im Rahmen eines HR IT Assessments wurden Systeme und Prozesse gemeinsam aufgenommen und visualisiert. Es zeigte sich, dass nicht nur das Kernsystem an Grenzen stieß, sondern vor allem die begleitenden Prozesse unnötig komplex und fehleranfällig waren. Genehmigungen durchliefen mehrere Schleifen, Daten wurden in verschiedenen Dateien gepflegt, Reporting funktionierte nur mit erheblichem Zusatzaufwand.
Auf Basis der Analyse entstanden klare Handlungsempfehlungen. Kurzfristige Anpassungen entlasteten das Tagesgeschäft, parallel wurde ein Zielbild für eine zukünftige Systemlandschaft entwickelt: ein definiertes Core System mit angebundenen Fachanwendungen und standardisierten Genehmigungsprozessen. So konnte die Transformation Schritt für Schritt geplant werden, statt nur einzelne „Symptome“ kurzfristig zu behandeln.
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Es genügt ein grober Überblick über die eingesetzten Systeme und die wichtigsten Schnittstellen. Die Anwendung führt durch Leitfragen, hilft bei der Einordnung von Systemkategorien und erstellt eine grafische Darstellung der Landschaft. In einfachen Bewertungsstufen lassen sich zusätzlich Aspekte wie Datenqualität, Nutzung oder Zufriedenheit hinterlegen.
Fazit
CLEVIS begleitet entlang des gesamten Weges zu einer HR-IT-Architektur – von der ersten Bestandsaufnahme über die Auswahl und Einführung von HR-Software bis hin zur nachhaltigen Verankerung der neuen Lösungen im Alltag.
