Talent Management Software: Das sollte sie können

Leistungsstarkes Recruiting, Unterstützung bei Leadership & Performance Management, digitales Lernen, weniger Aufwand in der Administration von Prozessen, Transparenz für HR, Manager und Mitarbeiter sowie in der Unternehmensführung – und das am besten entlang einer zeitgemäßen User Experience und natürlich Sicherheit in Bezug auf Datenschutzthemen: So oder so ähnlich würde vermutlich jeder Geschäftsführer seine Anforderungen an eine Talent Management Software formulieren. Eine erste Einführung, wie man zu so einem Talent-Management-System kommt und welche Anbieter dafür infrage kommen, finden Sie in diesem Ratgeber.

Talent Management: Definition

Der Begriff Talent Management wird weder in der Praxis noch in der Wissenschaft einheitlich verwendet und abgegrenzt. Um ein gemeinsames Verständnis im Ratgeber herzustellen, soll im Folgenden unter Talent Management alles verstanden werden, was dazu dient, Talente/Mitarbeiter zu gewinnen, zu führen, zu entwickeln und zu binden. Im Detail geht es also um die Aktivitäten

  • im Recruiting,
  • Onboarding und
  • Performance Management im Kontext Führungs- und Entwicklungsaktivitäten sowie
  • um Feedbackinstrumente,
  • Incentivierung,
  • Talentrunden/Kalibrierungsrunden,
  • Nachfolge- und Talentpoolmanagement und
  • Mitarbeiterweiterbildung.

Talent Management Software: eine Einführung

Analog zu den Aufgabenclustern im Kontext Talent Management hat sich eine Vielzahl von Softwareanbietern auf die digitale Abbildung von Talent-Management-Prozessen und -Aufgaben spezialisiert. Talent Management Software ist das zentrale Werkzeug der Personalentwicklung und unterstützt beim Finden, Gewinnen, Führen, Entwickeln und Binden von Talenten.

Talent Management Vorstellungsgespräch

Die Software liefert dabei den digitalen Rahmen, um Talent-Management-Prozesse effizient zu steuern. Darüber hinaus gibt es Themen der Personalentwicklung, die überhaupt erst auf Basis digitaler Talent-Management-Lösungen möglich werden, wie z. B. digitales Lernen, Active Sourcing oder organisationsübergreifende Talent Analytics für bspw. Talent-Allocation-Modelle.

Funktionen einer Talent Management Software

Rein funktional unterstützen Talent-Management-Systeme in den Grobclustern

Dazu gibt es Stammdaten zu Personen, Stellen und der Organisation insgesamt. Über spezielle Bereiche für HR-Administratoren können Prozesse gesteuert werden. In der Regel verfügen Talent-Management-Systeme auch über mehr oder weniger leistungsstarke Module für tiefgreifende Analytics. Damit können qualitative und quantitative Aspekte für die ständige Weiterentwicklung der Workforce ausgewertet werden.

Wichtiger als Einzelfunktionen ist aber eine übergreifende Idee der Talentarchitektur des Systems. Qualitatives Talentmanagement benötigt modulübergreifende Informationen, um spätere Planungsprozesse wie die spätere Talent- und Karriereentwicklung planen zu können, mögliche Talente für z. B. eine Stellennachfolgeplanung identifizieren zu können oder auch, um z. B. Lernbedarfe/Skillgaps steuern zu können.

Recruiting

Recruiting-Module helfen dabei, alle Aspekte rund um die Gewinnung von Talenten zu unterstützen. Dies beginnt bei der internen Bedarfsmeldung und geht über die Ausschreibung bis hin zur Einstellung und dem Onboarding.

Bedarfsmeldungen können dabei entlang eines geplanten Zyklus bzw. Zeitplans erstellt, aber auch ad hoc eingestellt werden. Systeme unterstützen dabei, die richtigen Vorlagen zu wählen und die Ausschreibung in den richtigen Kanälen zu platzieren. Interne und externe Bewerbungseingänge werden gebündelt und gegebenenfalls durch Kandidaten des eigenen Talentpools ergänzt. Der Prozess der Bewerbung, d. h. welche Informationen von Bewerbern verlangt werden und welche Schritte darauffolgen, ist individuell festzulegen und kann von Stelle zu Stelle im Unternehmen variieren.

Die HR-Software unterstützt bei der Durchführung des Prozesses von automatisierten Eingruppierungen entlang kritischer Fragen, der Termin- und Raumorganisation von (virtuellen) Bewerbungsgesprächen sowie der teilautomatisierten Kommunikation zwischen Mitgliedern im Unternehmen, aber auch der Absprache mit den Bewerbern.

Leadership & Performance

Die Leadership-und-Performance-Management-Module bieten Funktionalitäten, die bei Performance-bezogenen Dialogen zwischen (Projekt-)Führungskraft und Mitarbeiter bzw. Teams unterstützen. Hier greifen viele unterschiedliche Funktionalitäten ineinander: von der Möglichkeit, jederzeit Feedback geben zu können, bis zur Planung und Strukturierung von regelmäßigen Gesprächen im Rahmen eines Mitarbeitergespräches – wobei es keine Rolle spielt, ob diese Gespräche wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder klassisch jährlich stattfinden.

Talent Management Leadership

Die Bausteine für diese Gespräche können sich auch unterscheiden oder auf einzelne Gespräche verteilt werden. Klassische Teile sind dabei

  • Feedback und Beurteilung der vergangenen Periode,
  • Zielbewertung,
  • Zielesetzung für die kommende Periode oder
  • Erstellung von Entwicklungsplänen sowie
  • eine Potentialanalyse und organisationsübergreifende Kalibrierung der Talente.

Durch die Kombination bzw. Struktur der Gespräche und Systemvorlagen kann dabei der firmenspezifische Prozess abgebildet werden (OKR, jährliche Mitarbeitergespräche etc.).

Nachfolge-Management

HR-Systeme helfen dabei, einen Überblick über das eigene Unternehmen und vor allem auch die Mitarbeiter zu erhalten. Ein vorausschauendes Unternehmen sollte sich auch immer mit dem Morgen und künftigen Szenarien beschäftigen – sowohl wirtschaftlich als auch mit dem Blick auf die eigenen Mitarbeiter.

Eine HR-Software hilft zu erkennen, welche Mitarbeiter bereits reif für eine neue Rolle im Unternehmen sind und wer ihnen auf der alten Rolle nachfolgen könnte bzw. an welchen Schlüsselstellen bei einem etwaigen Ausfall Lücken entstehen. Der ständige Blick auf die Nachfolgeplanung und das Bewusstsein für die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter helfen, geeignete Entwicklungspläne pro Mitarbeiter zu entwerfen und jedem Mitarbeiter eine Perspektive liefern zu können.

Skill- und Kompetenzmanagement

Die Struktur in einer HR-Software bietet auch die Möglichkeit, pro Stelle und Position benötigte Fähigkeiten und Kompetenzen zu hinterlegen. Die Idee einer strukturierten Übersicht aller nötigen und vorhandenen Fähigkeiten ist dabei nicht neu. Durch die Möglichkeiten, die eine HR-Software bietet, kann die Aufgabe aber für die komplette Organisation erledigt werden.

Es können dabei eigene Modelle angelegt bzw. importiert, aber auch von speziellen Anbietern, welche Kompetenzmodelle aus einer Vielzahl von anonymisierten Unternehmensmodellen erstellt haben, übernommen werden.

Learning

Ein Lernmanagementsystem bietet die Möglichkeit, alle nötigen Trainings und Weiterentwicklungen im Unternehmen selbst anzubieten. Zu den Angeboten zählen

  • Schulungen von einem Experten im Unternehmen,
  • bereitgestellte Inhalte von einer Abteilung (beispielsweise eine Compliance-Schulung),
  • aber auch externe Inhalte: etwa Fortbildungen von unterschiedlichen Anbietern.

Ob Video, Präsenzschulung, Online-Training, VR-Training oder eine Mischung der Möglichkeiten spielt dabei für die Anwendung keine Rolle. Pro Training oder Trainingsart kann auch festgelegt werden, wer dieses Training zu besuchen hat, wem es freisteht, es zu buchen (mit oder ohne Genehmigungsprozesse) und wer von dem Training keine Kenntnis hat.

Talent Management Schulung

Die HR-Software hilft Ihnen dabei, Ihre Lernwelt zu strukturieren, Anforderungen, Anfragen und Angebote an Trainings zu überblicken, Mitarbeiterlernhistorien anzulegen, Rückmeldungen zur Qualität und Wirksamkeit zu sammeln und dementsprechend den eigenen Lernkatalog stetig weiterzuentwickeln.

Analytics

Durch die Nutzung einer HR-Software wird Ihnen eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten in allen Bereichen bzw. Modulen zuteil. So können Ihnen Informationen zu Nutzung und Wirksamkeit von Trainingsangeboten helfen, das eigene Lernangebot weiterzuentwickeln oder Kosten zu sparen. Über statistische Verfahren ist es möglich, Abgangswahrscheinlichkeiten zu berechnen oder mögliche Weiterentwicklungspfade zu ermitteln.

Analytics hilft Ihnen dabei, Prozesse zu optimieren. Im Recruiting sehen Sie so beispielsweise auf einen Blick, wie lange einzelne Bewerbungen in welchem Status verweilen bzw. auf Rückmeldung warten. Sie können geeignete hochqualifizierte Kandidaten und Mitarbeiter über die gesamte Organisation erkennen und entsprechend weiterentwickeln und fördern. Bei Auswahl der geeigneten, richtigen Kennzahlen und entsprechender Betrachtung können Sie jederzeit agieren, anstatt nur zu reagieren, und so das Bestmögliche aus den Modulen herausholen.

Talent Management Software: Vergleich der Anbieter

Der Anbietermarkt im Kontext Talent Management Software hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Zum einen kommt eine Vielzahl von „Nischenanbietern“ auf den Markt, die in einem der großen Themencluster (z. B. Recruiting oder Performance Management) einzelne Funktionen wie z. B. Multi-Posting oder Instant-Feedback bedienen und dort als Innovationstreiber auftreten.

Zum anderen finden immer wieder Wellen von Marktkonsolidierungen statt, wie z. B. die Akquisition von Lumesse durch Saba, die dann wiederum durch Cornerstone OnDemand übernommen wurde. Wir wollen daher im folgenden Anbietercluster typische Vertreter vergleichen und so die Aspekte ansprechen, die für eine mögliche Systemauswahl bedeutend sind.

Wie immer gilt es bei Entscheidungen für den einen oder anderen Anbietertypen, das Zielbild – die spätere HR-IT-Gesamtarchitektur – nicht aus den Augen zu verlieren, um Brüche in der Usability und im Reporting zu verhindern.

Der Markt an Anbietern gliedert sich in zwei Haupttypen. Diese stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

Talentsuiten

  • Funktionsumfang: Hier handelt es sich um Anbieter, die die ganze Personalentwicklung Ende zu Ende mit Modulen bedienen können. Die Lösungen sind kundenspezifisch konfigurierbar, um so unternehmensindividuelle Prozessausprägungen abbilden zu können. Typische Module sind Recruiting, Onboarding, Beurteilungs-, Feedback- und Führungsgespräche, Skill- und Kompetenzmanagement, Talentpool- und Nachfolgemanagement, Lern- und Veranstaltungsmanagement sowie meistens ein Lern-Contentmanagement.
  • Typische Anbieter: Haufe, Cornerstone OnDemand, Talentsoft
  • Zielkundensegment: Mittelstand ab ca. 500 Mitarbeitern, Großkunden

„Talent-Insellösungen“

  • Funktionsumfang: Hier bündeln sich vorwiegend Anbieter, die auf Basis einer hochgradigen Spezialisierung in einem Modul als Innovationstreiber für diese Themen stehen. Diese Anbieter sind dann in einer der Teildisziplinen des Talent Managements spezialisiert (z. B. Recruting oder Learning Management). Wichtig ist bei allen Insellösungen, auf deren Integrationsfähigkeit in die bestehende und spätere HR-IT-Gesamtarchitektur zu achten.
  • Typische Anbieter: Haufe myOnboarding (Bereich Onboarding und Stellenwechel), SmartRecuiters, Softgarden (Bereich Recruiting), PeopleDoc (Digitale Personalakte und Workflowmanagement)
  • Zielkundengröße: keine spezifische Zielkundengröße

Implementierung einer Talent Management Software

Bei der Einführung von SaaS-Lösungen sind technische, fachliche und kulturelle Aspekte zu beachten.

  1. Technische Integration – Integration in die aktuelle IT-Infrastruktur mit dem Ziel eines reibungslosen Datenflusses
  2. Fachliche Implementierung – Umsetzung der fachlichen Anforderungen
  3. Kulturelle Implementierung – Nutzerakzeptanz und Change Management

Talent Management Software SaaS

1. Technische Integration

Moderne SaaS-Anbieter lassen größtenteils die Kommunikation über APIs zu. Das erleichtert das Management der Datenströme in die Lösung hinein, aber auch aus dem Tool heraus hin in Folgesysteme. Wichtig ist daher eher, Kernfragen zu klären: Welches System ist führend für welche Daten und zu welchem Zeitpunkt?

2. Fachliche Integration

In der Regel bieten die Anbieter einen hohen Grad an Flexibilität bzgl. der Konfigurierbarkeit der abzubildenden Prozesse.

Wichtig ist daher vor der Umsetzung der Konfiguration, ein klares Bild zu entwickeln, wie der abzubildende Prozess im Detail aussehen soll: Welche Rollen werden benötigt, mit welchen Rechten zu welchem Zeitpunkt? Welche Daten sollen später in ein Reporting einfließen? Und stellt der Prozess, wie dieser angedacht ist, sicher, dass diese Daten erfasst werden?

Die Erfahrung zeigt: Je näher sich Kunden an der Software orientieren können (im Sinne der Logiken, die dort hinterlegt sind), umso schneller und ressourcenschonender verläuft die Implementierung. Dazu empfiehlt sich ein iterativer Prozess, der vom Großen ins Kleine führt, vs. jeden Teilschritt sequenziell kleinteilig umsetzt.

3. Kulturelle Integration

Talent Management lebt am Ende davon, dass Mitarbeiter und Führungskräfte die Prozesse und die zugehörige Software annehmen und verinnerlichen. Es empfiehlt sich daher, nicht nur an simples Nutzer-Enabling und Handbücher bei der Softwareeinführung zu denken, sondern auch die fachlichen Ziele und den Mehrwert für Mitarbeiter, Führungskräfte und HR-Anwender zu kommunizieren.

Talent Management Software Gespräch

Talent Management Software: So finden Sie die richtige

Um für die eigene Organisation die passende Talent Management Software zu finden, sollte man sich vorab ein Zielbild machen, welche Funktionalitäten auf die Geschäftsentwicklung den größten Einfluss haben und wo das Tool somit am meisten punkten muss.

Idealerweise erfasst man diese Aspekte im Vorfeld in einem RfP(Request for Proposal)-Dokument und stellt diese Anforderungen passenden Anbietern zur Verfügung. Zweckmäßig ist es auch dann, die Anbieterdemos entlang vorher definierter Use-Cases durchzuführen, um ein gutes Gespür dafür zu bekommen, wie die Unterstützung des Systems im Alltag am Ende aussehen würde.

Last but not least sollte bereits in der Systemauswahl sehr detailliert auf Aspekte der Systemeinführung eingegangen werden, um abschätzen zu können, wie das Projekt kundenseitig zu organisieren ist.

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