Recruitment Software: So finden Sie die richtige für Ihr Unternehmen

Was macht gute Recruiting-Software aus und wie finde ich in der großen Menge an verschiedensten Anbietern die für mein Unternehmen passende Lösung. Im Folgenden beleuchten wir, abgeleitet aus den Herausforderungen im täglichen Recruiting, die wichtigsten Merkmale, anhand derer Sie für sich die passende Recruitment-Software finden.

Recruitment: Definition

Beim Recruiting geht es ganz einfach darum, die jeweilige Stelle in kürzester Zeit und mit möglichst geringen Kosten mit dem passenden Bewerber zu besetzen. Da der Begriff in seinen Inhalten nicht einheitlich definiert ist, fassen wir im Folgenden darunter alle Tätigkeiten zusammen, die Stellengenehmigung, Stellenausschreibung, Bewerbermanagement, Bewerberauswahl, Einstellung und Onboarding umfassen.

Recruitment Software, Bewerbermanagement-Software: Worum handelt es sich?

Bewerbermanagement-Software unterstützt dabei, die einzelnen Prozessbausteine des Recruitment effizient und effektiv durchzuführen. Neben der Unterstützung bei verschiedenen administrativen Tätigkeiten im Prozess, wie z. B. der Kommunikation mit dem Bewerber, der Einbindung von Führungskräften oder der Organisation von Bewerbungsgesprächen, ermöglicht gute Recruiting-Software auch Vorteile bei z. B. der Reichweite im Posting von Stellen.

Bewerbermanagement-Software: wichtige Aspekte und Fragen

Um für sich die passende Recruiting-Software zu finden, sollte man die vermeintlich einfache Aufgabe im Detail für die eigene Organisation beleuchten. Erfolgreiches Recruiting berücksichtigt die jeweiligen Umwelteinflussvariablen. Zu nennen wären hier:

  • Bekanntheit des Arbeitgebers,
  • Reichweite der Stellenausschreibung,
  • Optionen im Kontext Vergütung und Benefits, die man Bewerbern bieten kann.

Wichtige Fragen hierbei sind:

  • Welche notwendigen Fähigkeiten und Kompetenzen braucht es für die Stelle und wie verfügbar sind Kandidaten am Arbeitsmarkt?
  • Welche internen Entscheidungsmechanismen gibt es in der Stellenbesetzung und wie beeinflussen diese die Dauer des Recruiting-Prozesses?
  • Wie stark ist der Wettbewerb mit anderen Unternehmen um die besten Kandidaten?
  • Auch Gesamtunternehmen-umfassende Faktoren wie Standorte, Produkt, Markenimage und Publicity sind ausschlaggebende Faktoren im Recruiting.

Demnach gibt es im Recruiting viele unterschiedliche Stellschrauben, die es zu beachten gilt, um der jeweiligen individuellen Situation mit dem passenden Recruiting-Ansatz zu begegnen. Jedes Unternehmen steht hier vor eigenen Herausforderungen, hat einen anderen Grad der Internationalisierung, andere Prozesse, andere Philosophien, Unternehmensstrukturen und -Standorte, Stellenprofile, Recruiting-Strategien und -Ziele.

Recruitment-Software: Universalität ist das Stichwort

Diese Unterschiede können sich nicht nur zwischen den einzelnen Unternehmen zeigen, sondern treten zum Teil auch innerhalb verschiedener Bereiche oder strategischer Einheiten eines Unternehmens auf. Bewerbermanagement-Software sollte daher nicht einfach nur einen Standardprozess bedienen können, sondern analog zu den unterschiedlichen Stellenprofilen im Unternehmen oder den Anforderungen anderer Standorte und internationaler Einheiten auch deren Anforderungen abbilden können:

  • Wie viele Stufen hat der Prozess z. B. in der Kandidatenauswahl?
  • Wie autonom sollen Standorte und internationale Einheiten den Prozess handhaben können?
  • Welche Sprachen muss das System unterstützen?
  • Welche regulatorischen Aspekte müssen abgedeckt sein bzgl. lokaler Mitbestimmung und Datenschutz?
  • Wie sieht die jeweilige Einbettung der Karriere-Website aus?
  • Welche Schnittstellen zu anderen lokalen Systemen gibt es?

Dazu muss jedes Unternehmen für sich entscheiden, welches Reporting und welche Konnektoren unterstützt werden müssen. Grundsätzlich umfassen aber alle gängigen Bewerbermanagement-Systeme folgende Funktionen im Standard. Wir stellen Ihnen im Folgenden Portfolio und Umfang der Funktionen vor.

Stellengenehmigung

Recruiting-Software unterstützt durch individuell konfigurierbare Workflows die Abstimmung zwischen den notwendigen Rollen. In der Regel werden Anträge für neue Stellen von Führungskräften an übergeordnete Stellen adressiert. Nach Freigabe der Stellen bzw. im Freigabeprozess wird/kann HR involviert werden. Spätestens nach der Freigabe einer Stelle wird diese an HR gemeldet, sodass die Stellenausschreibung beginnen kann.
Bewerbermanagement Software Unterstützung

Stellenausschreibung

In der Regel bieten Recruiting-Systeme hier Workflows, die sicherstellen, dass die Anforderungen an einen Bewerber an HR adressiert werden können und HR wiederum die zu veröffentlichende Stellenausschreibung von der Führungskraft final freigeben lassen kann. Wichtig ist hier, dass System-Vorlagen (Templates) zur Verfügung stehen, auf deren Basis dann immer wieder effizient Stellenausschreibungen formuliert werden können.

Mit Custom-Feldern lassen sich alle notwendigen, zusätzlichen Details einer Stelle zur Dokumentation festlegen. Unterschiedliche Einstellungsprozesse und beteiligte Personen lassen sich in der Software bestenfalls definieren. Auch der jeweils dazugehöre Auswahlprozess und Bewerbungsfragen lassen sich in vielen Systemen bei Bedarf mit dem dazugehörigen Template anpassen (z. B. interner vs. externer Kandidat, Sprachen, Auto-Disqualifizierungs-Fragen).

Wichtig ist im Prozess ebenfalls die systematische Unterstützung beim Veröffentlichen der Stelle (Posting). In der Regel bieten Systeme über sogenannte Multiposter-Funktionen und Schnittstellen zu Stellenportalen die Möglichkeit, zeitsparend Stellenanzeigen direkt auf mehreren Portalen zu veröffentlichen und natürlich auch auf der unternehmenseigenen Karriereseite zu posten. In der Regel offerieren Softwareanbieter auch entsprechende Templates für eine eigene Karriereseite.

Bewerbungseingangsmanagement

Ab hier unterstützen Recruiting-Softwares beim Verlaufstracking einer jeder Bewerbung über unternehmensspezifische Stufen hinweg. Wichtig ist, dass jeder Bewerbungseingang genau erfasst wird. Wann kam eine Bewerbung an und über welches Portal kam die Bewerbung? Diese Frage ist wichtig, um zum einen für eine adäquate Kommunikation mit dem Bewerber zu sorgen, und zum anderen Nutzen und Effektivität von Stellenportalen und Agenturen zu ermitteln.

Bewerberauswahl und -verwaltung

In diesen Bereich fallen einige Funktionen, die eine Recruitment-Software mitbringen sollte. Im Folgenden führen wir Sie in die wichtigsten ein.

Kommunikation mit Bewerbern

Ein schneller und transparenter Umgang mit den Kandidaten gewährleistet Ihnen, dass sich Bewerber wertgeschätzt fühlen und nicht im Prozess verlorengehen. Systeme unterstützen diese Anforderung mit Funktionen wie automatischen Antworten und zeitpunktbezogener Kommunikation z. B. für Eingangsbestätigungen, Einladungen zu Gesprächen, die Anforderung von Dokumenten, Angebotserstellung und Absagen.
Software Bewerbermanagement Kommunikation Telefonat

Sortier- und Clusterfunktionen

Besonders für Recruiter ist es essenziell, den Überblick über die Masse der Bewerber zu behalten, sodass ein reibungsloser und professioneller Recruiting-Prozess möglich ist. Bewerber können im System nach unterschiedlichem Status, Handlungsempfehlungen, Stellen oder Organisationseinheiten gefiltert und sortiert werden. Übersichten und Dashboards halten nicht nur Recruiter, sondern auch Hiring Manger und andere Stakeholder stets über den aktuellen Istzustand des Bewerberfunnels am Laufenden.

Rating

Um den Bewerbungsprozess effektiv und effizient zu gestalten, müssen die entsprechenden Rollen eingebunden und Übersicht über die Bewertung gehalten werden. Die Bewerber-Unterlagen sollten für alle eingebundenen Personen einfach zugänglich sein, Notizen zu Gesprächen oder andere Kommentare können hinterlegt werden und die Beurteilung des Kandidaten kann von verschiedenen Rollen vorgenommen werden.

Assessment Center – Funktionalitäten

Überprüfen Sie, welche Schnittstellen das System bietet, um ggf. online Assessments oder Raumverwaltungsfunktionen frühzeitig zu bedenken und später im System abbilden zu können.

Koordination und Organisation von Interview-Einladung

Bei geeigneten Bewerbern unterstützt eine Recruiting-Software oftmals auch bei der Vereinbarung von Interviews:

  • Es können verschiedene Interview-Leitfäden zur Verfügung gestellt werden,
  • eine Outlook-Integration ermöglicht die einfache Terminfindung im System,
  • die Anbindung an Online-Meeting-Anbieter kann automatisch virtuelle Räume in die Einladung integrieren,
  • Zu- und Absagen zu Terminslots von Interviewern und Interviewten werden dokumentiert und gemanagt, sodass möglichst schnell und einfach der nächste Schritt im Recruitingprozess gegangen werden kann und einem Gespräch nichts im Wege steht.

Recruitment Software Bewebungsgespräch
Folgende Funktionsbereiche sollte auf inhaltliche Tiefe in der Softwareauswahl überprüft werden, da diese Themen nicht immer im Standard enthalten sind:

Vertragsmanagement

Das Erstellen und Versenden von Verträgen bietet oftmals die Zusatzfunktion des Vertragsmanagements, welche die Möglichkeit gibt, auch die vertraglichen Schritte mit dem Bewerber im System zu dokumentieren.

  • Templates können verwendet,
  • Verträge im Bausteine-System erstellt,
  • zur Genehmigung übermittelt,
  • an den Bewerber versendet
  • und von ihm digital unterschrieben
  • oder das unterschreibende Dokument hochgeladen werden.

Onboarding Management

Im Bereich des Recruiting-Software-Marktes ist das Onboarding-Modul je nach Anbieter ein eigenständiges Modul oder im Recruiting-Modul enthalten bzw. zusätzlich integrierbar. Die Onboarding-Funktionalitäten reichen

  • von einer Willkommensnachricht,
  • Unternehmensvideos und
  • Vorstellung des zukünftigen Arbeitgebers bis hin zu
  • digitalen Schulungen vor dem ersten Tag (Compliance-Schulungen oder Arbeitsplatzanweisungen),
  • Beantragungen von Kantinenkarten,
  • Erfassung der Stammdaten und Übermitteln derselben an das Stammdatensystem.

Auch für die HR-Abteilung kann das digitale Onboarding hilfreich sein: Vorbereitungen für den ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters (wie Beantragung der IT-Ausstattung oder der Reminder an die Führungskraft) können automatisiert werden.

Talent Relationship Management

Für eine nachhaltige Sicherung des Talentpools ist eine technische Funktion zur Verwaltung, Sortierung und Pflege von potenziell passenden Kandidaten essenziell. Damit attraktive Bewerber, welche für eine Stelle nicht passend waren oder nur marginal schlechter abgeschnitten haben als der eingestellte Bewerber, nach der Absage nicht verlorengehen, stellt die Software hier eine Verwaltungsfunktion zur Verfügung.
Generell haben die unterschiedlichen Recruiting-Softwares größtenteils ähnliche oder identische Kernfunktionen. Der Unterschied bei den Funktionalitäten liegt hier oftmals im Detail, weshalb eine genaue Anforderungsanalyse bei der Softwareauswahl zwingend notwendig ist.
E-Recruiting-Software Talent Pool

Implementierung von Recruitment-Software

Der Implementierungsprozess von Recruiting-Software folgt innerhalb der verschiedenen Anbieter ähnlichen Regeln, unterscheidet sich jedoch doch im Detail je nach Best Practice und Projektmanagement-Praktik des Implementierungspartners. Generell sind aber folgende Bausteine relevant:

  1. Zuerst werden gemeinsam mit Ihnen Ihre Anforderungen und Zielstellungen im Detail nochmal klar erarbeitet und reflektiert.
  2. Zielstellung, Timeline und Aufgabenverteilung des Implementierungsprojektes werden festgelegt und Aufgabenpakete definiert. Das Projekt kann erst dann erfolgreich werden, wenn Implementierungspartner und HR-Verantwortliche eng zusammenarbeiten, da die technische Umsetzung als auch die konzeptionelle und inhaltliche fachliche Vorbereitung Hand in Hand gehen.
  3. Im Anschluss daran werden die Anforderung Ihrerseits technisch in der Software umgesetzt und implementiert.
  4. In einem Proof-of-Concept-Workshop werden Umsetzung, Rollenverteilung und Prozessschritte im Detail und live im System erstmals demonstriert und besprochen.
  5. Nach dem Kundenfeedback geht es in eine zweite Iterationsschleife inkl. stellenweisem Testing, bis der Prototyp finalisiert ist. In diesem Schritt ist es hilfreich, wenn spätere Systemverantwortliche sich möglichst früh mit dem System vertraut machen und offene Fragen oder Änderungswünsche frühzeitig an den Implementierungspartner kommunizieren, anstatt potenzielle Schwachstellen erst nach dem Go Live zu entdecken. Gerade deshalb ist ein ausgiebiges und umfangreiches Testing im Anschluss notwendig.

Dieses kann auch für eine erste Einführung in das System später relevanter Rollen genutzt werden. Ein begleitendes Change-Management-Konzept ist essenziell. Transparenz, gute Schulungen und Kommunikation sind das A und O der Nutzerakzeptanz und des Erfolges Ihres Projektes. Die Endnutzer sollen Lust auf die neue Software bekommen, das Management sollte sich der Vorteile und Erfolge des Projektes bewusst sein.

Sobald das System wie gewünscht konfiguriert wurde, alle Inhalte in das System geladen, notwendige Schnittstellen im Live-System aktiv und alle Rollen vorbereitet sind, steht einem Go Live nichts mehr im Wege.

Die richtige Software für das Bewerbermanagement

Es gibt nicht DIE beste Software für Ihr Recruitment, aber die für Ihre Organisation passende. Achten Sie darauf, ob die Recruitment-Software alle notwendigen Kernbestandteile Ihres Recruiting-Prozesses abbilden kann. Weiter ist es wichtig, hier nicht nur an den aktuellen, eigenen Prozess zu denken, sondern auch daran, ob das System Anforderungen anderer Einheiten und Standorte abbilden kann.

Bildquellen:

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