Offboarding – 4 Fehler, durch die Ihr Unternehmen Wissen verliert

Es ist für Unternehmen besonders schmerzhaft, gute Mitarbeiter zu verlieren. Denn diese sind nicht nur aufgrund ihres Netzwerks und ihrer Fähigkeiten eine große Bereicherung, sondern auch wegen ihrer Expertise, die sie oft im Verlauf langer Arbeitsjahre gesammelt haben. Im Idealfall überlappen sich die letzten Arbeitstage des alten Mitarbeiters mit den ersten des Nachfolgers, doch eine face-to-face-Übergabe ist nicht immer möglich und eine schriftliche ist nur allzu oft unzureichend. Was der Vorgänger intuitiv und aufgrund seiner Erfahrung über Tools und Prozesse weiß, geht verloren.

Offboarding beeinflusst Ihr Image als Arbeitgeber

Wenn On- und Offboardingprozesse für beide Seiten positiv gestaltet werden, wirkt sich dies auf die Mitarbeiterzufriedenheit und somit auf öffentliche Bewertungen Ihres Unternehmens als Arbeitgeber aus (z. B. auf LinkedIn, Kununu und Glassdoor). Daher ist es ratsam, dem Vorgänger eine Möglichkeit zu geben, dass er seine Übergabe schnell und einfach erstellen kann. Wer allerdings nicht bereits während der vorhergehenden Arbeitszeit vorgesorgt hat, kann hier leicht in die Bredouille geraten.

In seinem Gastbeitrag verrät Sebastian Walker von SlidePresenter GmbH wie Sie mit Hilfe von Videos den Wissenstransfer von altem zu neuem Mitarbeiter mühelos gewährleisten können und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Gastbeitrag Sebastian Walker von Slidepresenter

Videos sind der Schlüssel zu einer vollständigen und persönlichen Übergabe

Offboarding will geplant sein, und so sollte es für jeden Mitarbeiter eine Checkliste geben, die er oder sie in den letzten Tagen abarbeiten kann. Wenn aber nur standardmäßige Übergaben, beispielsweise als Office-Dokument, zurückbleiben, fehlt ein Großteil des Wissens, das der Mitarbeiter im Kopf hatte. Mithilfe von schnell und einfach erstellten Videos lassen sich Übergaben viel besser festhalten, denn darin können persönlich und quasi im Vorübergehen Tipps, Tricks und Beispiele erzählt werden.

Fehler #1

Fehler Nr. 1: Wissenstransfer ist nicht Teil des Arbeitsalltags

Wer erst in den letzten Wochen eines Mitarbeiters bei der Firma mit dem Offboarding beginnt, ist bereits zu spät. Viel besser ist es, dass Fachexperten in jeder Abteilung schon während ihres normalen Arbeitsalltags routiniert Wissen dokumentieren. Ein kurzes Erklärvideo ist schnell gemacht und ins Intranet gestellt. Auf diese Weise bauen Sie im Verlauf von mehreren Wochen und Monaten eine Wissensbibliothek auf, die stets auf dem neuesten Stand ist. Für den Arbeitgeber bedeutet das: Eine angemessene Software muss her, mit der sich kurze E-Learnings schnell und leicht produzieren und teilen lassen. Ist die Lösung zu kompliziert, wird sie Mitarbeiter frustrieren und die Wissensdokumentation wird sich nicht im Alltag verankern lassen.

Fehler Nr. 2: Es gibt keine Lernpfade für Ihre Mitarbeiter

Unter dem Begriff Lernpfad versteht man eine Reihe von kurzen, aufeinander aufbauenden Trainingsvideos, über die wichtige Informationen bereitgestellt werden. Das kann insbesondere für neue Mitarbeiter Gold wert sein. Noch besser ist es, wenn diese Lernpfade individualisiert sind, das heißt wenn der Mitarbeiter abhängig von seiner Position und seinem Vorwissen durch sie hindurch navigieren kann. Wenn solche Lernpfade von ihren scheidenden Mitarbeitern erstellt werden, kann sich der Nachfolger darüber im Verlauf seiner Einarbeitung informieren. Wenn es diese Lernpfade nicht gibt, verliert der neue Angestellte womöglich die Orientierung.

Fehler #2

Fehler #3

Fehler Nr. 3: Ihr Wissenstransfer beschränkt sich auf einen einzigen Standort oder eine Abteilung

Wann kommen Mitarbeiter aus unterschiedlichen Standorten und Abteilungen zusammen? Präsenzschulungen sind sehr zeit- und kostenintensiv und eignen sich daher besonders schlecht für die Kommunikation zwischen verschiedenen Büros. Das gilt besonders für internationale Unternehmen. Eine gute Lösung sind Microlearnings, auch Lernnuggets genannt. Hierbei handelt es sich um kurze, leicht zu konsumierende Lernvideos, die schnell angeschaut und leicht behalten werden können. Solche Lernnuggets on-demand abrufbar zu machen ist essentiell, damit Mitarbeiter genau dann die Lösung für ein Problem finden können, wenn sie es gerade brauchen. So sind sie unabhängig von aufwändiger Zeitplanung und Einsteiger können jederzeit auf dem Laufenden gehalten werden. Beachten Sie, dass auf diese Microlearnings auch mobil zugegriffen werden kann.

Fehler Nr. 4: Für das angesammelte Wissen gibt es keine Plattform

Für ein effektives Off- und Onboarding ist eine effektive IT-Infrastruktur essentiell. Die besten Lernnuggets und Trainingsvideos nützen niemandem, wenn keiner weiß, wo sie abgespeichert sind und wie man an sie herankommt. Eine sinnvoll organisierte Plattform muss her, die sowohl offen genug ist, um Mitarbeitern den Zugriff einfach zu machen, als auch geschützt genug, um firmeninterne Informationen sicher aufzubewahren. Ein solches Portal enthält ihre bereits erwähnte Wissensbibliothek – einen Pool an Wissen, der nicht nur für neue, sondern für alle Mitarbeiter nützlich ist. Dazu bieten sich zum Beispiel das Intranet oder – noch besser – ein gutes Learning Management System an.

Fehler #4

Mit E-Learning-Videos zum Erfolg

Studien zufolge wird Wissen besonders gut vom Lernenden aufgenommen, wenn es in Bild und Ton vermittelt wird. Nicht nur sprechen Videos gleich mehrere Lerntypen an und verankern das vermittelte Wissen somit effektiver, sondern sie haben auch eine persönliche Note, wenn sie innerhalb eines Unternehmens von Kollegen produziert werden. Software-as-a-Service-Lösungen wie SlidePresenter ermöglichen es Ihren Fachexperten, solche Videos zu erstellen und sicher zu teilen. Achten Sie dabei darauf, dass Sie sowohl die Mitarbeiter selbst als auch vorhandene Dokumente im Video zeigen können. Wichtig ist auch die Kompatibilität mit vorhandenen Systemen wie Intranet und LMS. Je einfacher und schneller die Produktion von Lernnuggets, umso mehr Wissen werden Mitarbeiter bereitwillig festhalten. Und umso besser läuft entsprechend das Offboarding. So kann Wissen innerhalb des Unternehmens bewahrt werden und Know-How geht nicht verloren, auch wenn ein geschätzter Mitarbeiter die Firma verlassen sollte.

Über den Autor:

Sebastian Walker ist Gründer und Geschäftsführer der SlidePresenter GmbH. SlidePresenter hilft mittelständischen und großen internationalen Unternehmen, Wissenstransfer und Kommunikation neu zu definieren und dadurch Wettbewerbsfähigkeit sowie Mitarbeitermotivation zu steigern.

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