Keine Position in einem Unternehmen bleibt ewig von derselben Person besetzt. Kündigung, Ruhestand und Co. führen zu Vakanzen, die je nach Stelle mehr oder weniger gefährlich für das Unternehmen sein können. Gezielte Nachfolgeplanung weiß das zu verhindern, indem Löcher zugestopft werden bzw. gar nicht erst aufkommen.
Definition: Was genau ist Nachfolgeplanung?
Die Nachfolgeplanung ist ein Teilbereich der Personalentwicklung und eng verwandt mit weiteren Bereichen, wie Kompetenzanalyse, Talent Management oder Laufbahnplanung. Gemeinsam sind sie unter anderem dafür verantwortlich, Schlüsselpositionen im Unternehmen zu besetzen, was sich mitunter schwierig gestalten kann.
Wenn sich eine plötzliche Kündigungswelle ergibt, oder langjähriges Personal ihren wohlverdienten Ruhestand antritt, ist die Nachfolgeplanung gefragt, die sich darum kümmert, dass gemeinsam mit den Mitarbeitern kein wertvolles Wissen abwandert und dass sich mindestens ebenso geeignetes Personal auf die frei gewordene Stelle setzt.
Nachfolgeplanung vs. Laufbahnplanung
Spricht man von Nachfolgeplanung, ist die Laufbahnplanung auch oft nicht weit. Klingt ähnlich, wird oft halbsynonym verwendet und ist es zu einem gewissen Grad auch. Die Laufbahnplanung kann, muss aber kein Teil der Nachfolgeplanung sein. Es handelt sich dabei um die Förderung der Laufbahn junger Talente im Unternehmen.
Ihnen werden attraktive Entwicklungsmöglichkeiten geboten, die in der Regel dazu führen, dass die Nachfolge betriebsintern gewährleistet wird. Bei der Laufbahnplanung ist das Nachfolgemanagement aber eher ein glücklicher Nebeneffekt statt ein erklärtes Ziel.
Prozesse & Ablauf: Aufgaben der Nachfolgeplanung
Das klingt ja alles schön, gut und wichtig, bei freiwerdenden Stellen immer passendes Personal parat zu haben. Allerdings muss man als Personaler nicht mal besonders erfahren sein, um zu wissen, dass das nicht immer leicht sein kann. Besonders bei erfolgskritischen und fordernden Stellen kommen oft nicht sehr viele Menschen infrage und diese müssen nun mal gefunden werden.
Wie geht man erfolgreiches Nachfolgemanagement also an, um am Ende mit möglichst wenig Aufwand eine möglichst qualifizierte Person auf dem Posten zu haben?
Talent Management Readiness Check
Wie gut ist Ihr Unternehmen darin Talent zu finden, zu binden, zu führen & entwickeln?
1 – Schlüsselpositionen festlegen
2 – Vakanzrisiko einschätzen
Man kann sagen, was man will – Nachfolgeplanung erspart zwar viel Aufwand und Kosten, verursacht aber natürlich auch welche. Deshalb beschränkt man sich am besten auf einige wenige Stellen, findet diese heraus und beschreibt sie und die dafür nötigen Fähigkeiten bis ins kleinste Detail. Aber Achtung: Immer auch vorausdenken und überlegen, ob sich das Anforderungsprofil nicht in den nächsten Jahren ändern könnte oder sich inzwischen verändert hat. An dieser Stelle außerdem wichtig: Die scheidende Besetzung kann bei der Erstellung des Anforderungsprofils sehr hilfreich sein.
Nun weiß man also, welche Stellen wichtig sind. Aber welche sind die gefährdeten Stellen? Zum Stellenwechsel oder in Richtung Rente tendierendes Personal zeichnet sich in Personalanalysen deutlich ab und sollte entweder rechtzeitig zum Bleiben motiviert oder in der Nachfolgeplanung bedacht werden. Nichts ist für die Vermeidung von Vakanzen tödlicher als unvorbereitete Nachfolgeplaner.
3 – Nachfolgeprinzipien entscheiden
4 – Nachfolger ausfindig machen
Erfahrung vor Leistung? (aka Senioritäts- vs. Leistungsprinzip) Betriebskenntnisse oder Innovation? Nach welchem Prinzip man nachbesetzen sollte, hängt ganz vom gesehenen Potential und vom Anforderungsprofil der Stelle ab. Ist kreativer, innovativer Geist gefragt, geht man mit neuen Mitarbeitern etwaiger Betriebsblindheit aus dem Weg. Fundierte Betriebskenntnisse bleiben mit intern gewonnenen Nachfolgern erhalten.
Gesucht ist noch nicht gleich gefunden. Während man intern durch Mitarbeitergespräche, Potentialanalysen und Talent Pools auf geeigneten Nachwuchs stößt und diesen dann auf die nachzubesetzende Position ausbilden kann, setzt man bei der externen Suche auf klassisches Recruiting. Gerade bei Stellen mit hohem Qualifikationsanspruch lohnt es sich für gewöhnlich, einen Blick auf die Workforce der Konkurrenz zu werfen und dort auf Talentefang zu gehen. Auch das Konzept Mitarbeiter werben Mitarbeiter kann hier gewinnbringend sein.
Interne vs. externe Nachfolgeplanung – die Vor- und Nachteile
- Kürzere Einarbeitungszeit
- Vertrautheit mit den Abläufen im Unternehmen
- Genießt das Vertrauen der Kollegen
- Fähigkeiten sind bekannt und erprobt
- Gesteigerte Motivation und Mitarbeiterbindung
- Vermeidet hohe Fluktuation
- Innovationsgeist wird sozusagen importiert
- Betriebsblindheit wird vermieden
- Potential für womöglich nötigen Wandel einiger Prozesse durch noch unbekanntes Knowhow
- Networking
5 – auf die Nachfolge vorbereiten
6 – Nachfolger einarbeiten und einführen
In Abteilung XY zeichnet sich ein vielversprechendes Talent ab, das selbst auch in diversen Mitarbeitergesprächen bekundet hat, die eigene Laufbahn gerne im Unternehmen zu verfolgen. Die Kompetenzanalyse ergibt, dass die ein oder andere Schulung nicht schaden würde, ehe die Nachfolge ansteht. Die passenden Skills aufzubessern und/oder bei dem scheidenden Personal direkt „in Lehre“ zu gehen, sorgt für die sichere Übergabe von alt zu neu ohne eigentlich vermeidbare Stolpereien.
Der Übergang ist fast geschafft, aber selbst in der Einarbeitungsphase kann noch einiges schief gehen. Übergabetermine von vereinzelten Aufgaben und gesteckte Zwischenziele strukturieren auch diese letzte Etappe noch. Ins kalte Wasser geworfen werden kann zwar manchmal nötige Impulse geben, aber gerade bei erfolgskritischen Positionen lässt man das Risiko lieber außen vor. Wichtig zu guter Letzt: Auch, wenn die altgediente Besetzung bald nicht mehr zum Team gehört, sollte sie auch nicht vernachlässigt, sondern aktiv eingebunden werden, allein schon zur Weitergabe ihres jahrelang angehäuften Wissens.
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Relevanz von Nachfolgeplanung für (mittelständische) Unternehmen
Mal sehen – Unternehmen XY hat eine stabile, motivierte Workforce, alles läuft wie am Schnürchen, die Mitarbeiterzufriedenheit wurde sogar gemessen und als gut befunden und es sind keinerlei Kündigungen in Sicht. Kein Grund zur Sorge, kein Grund zur Nachfolgeplanung?
Herausforderung demographische Entwicklung
Die Babyboomers, also die Angehörigen einer besonders geburtenstarken Generation, haben bald ihre Dienstjahre beisammen und gehen reihenweise in den Ruhestand, wobei potentielle Arbeitnehmer aus geburtenschwächeren Jahrgängen womöglich nicht zahlreich genug sein werden, um alle Posten entsprechend nachzubesetzen.
Unter anderem aus diesem Grund ergibt sich der vielzitierte War for Talents, der die Unternehmen schließlich womöglich auch auf Personalebene in ein Konkurrenzverhältnis stellen wird. Nachfolgeplanung macht das Unternehmen als Arbeitgeber konkurrenzfähig.
Arbeitgebermarke positionieren und Mitarbeiterbindung verbessern
Damit sind wir eigentlich schon beim Thema Employer Branding. Dabei geht es darum, dass Arbeitgeber als Marke auftreten und sich neuen Talenten besonders attraktiv präsentieren. Aufstiegschancen und aktive Unterstützung bei der persönlichen beruflichen Entwicklung sind oft Faktoren, die ehrgeizige und kompetente Köpfe anziehen.
Schlüsselpositionen besetzen – Vakanzen vermeiden
Ohne Führungs- und Fachkräfte läuft in einem Unternehmen, nun ja, nichts. Kündigt eine Person, deren Arbeit unerlässlich und deren Qualifikationen beinahe unerreicht sind, ist es zum Haare raufen, wenn innerhalb der Kündigungsfrist ein Nachfolger gefunden und auch noch angemessen eingelernt werden soll. Nachfolgeplanung und Mitarbeiterbindung bewahren das Unternehmen vor solchen furchteinflößenden Personalengpässen.
Wissen im Unternehmen behalten
Knowhow ist wertvoll, mühsam erlernt, angeeignet und gewachsen. Es wäre wirklich zu schade, wenn es gemeinsam mit der Fachkraft aus dem Unternehmen scheiden würde. Speziell interner Nachwuchs kann so wertvolles Wissen und Können teilweise sogar über Jahre hinweg (im Falle von Ruhestand etwa, der ja voraussehbar ist) übernehmen und für die Firma sichern.
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Recruitingkosten und -aufwand reduzieren
Es wird zwar dringend geraten, finanzielle Ressourcen für die Nachfolgeplanung bereit zu stellen, aber man kann davon ausgehen: Das Geld ist gut angelegt. Gerade, wenn sich durch schlechte Planung Fehlbesetzungen häufen, ist der Zusatzaufwand, der ins Nachfolgemanagement fließt, gut investiert.
Nachfolgemanagement 4.0: Tools und Software im Succession Management
Wie überall, macht die Digitalisierung natürlich auch vor der Nachfolgeplanung nicht halt. Zum einen, weil die Nachfolge auch so gestaltet sein sollte, dass sie mit den technologischen Neuerungen ebenso gut oder besser zurechtkommt. Zum anderen, weil Softwareunterstützung gerade in Bezug auf Kompetenzanalyse, Vakanzrisiko, Potentialanalyse und Talent Management irrsinnige Vorteile bietet.
Softwares für Personalentwicklung macht es möglich, auf einen Blick zu erkennen, an welchen Rädchen und mit welchem Werkzeug gedreht werden muss. Eine eigene Kartei für jeden Mitarbeiter verrät seine Daten, Fähigkeiten und Wünsche und synthetisiert sie mit den anderen Informationen, sodass man einfach ablesen kann, welche Person als Nachfolger geeignet wäre und was dafür noch an Weiterbildungsarbeit zu leisten wäre.
Schlüsselstellen langfristig sicher und kompetent besetzt zu haben ist also gar nicht schwierig und im Prinzip nur eine Frage des Tuns. Wer plant, gewinnt, denn das Bewusstsein darüber, bei welchen Stellen eventuell Vorsicht geboten ist, ist bereits die halbe Miete. Und was will man mehr, als sich (buchstäblich) den halben Preis zu sparen, wenn man gleichzeitig hohen Verlusten vorbeugen kann.
